Regulamin pracy – co to jest?
Regulamin pracy to akt wewnątrzzakładowy, który zawiera informacje o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Określa organizację i porządek pracy, a także związane z nią prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Taki dokument pełni więc funkcję ochronną dla obu stron stosunku pracy.
Treść regulaminu pracy może obejmować nie tylko kwestie wspomniane w Kodeksie pracy, ale także postanowienia dodatkowe. Ich dobór zależy od uzgodnień pracodawcy z zakładową organizacją związkową. O tym, kiedy powstaje obowiązek wydania regulaminu pracy, przeczytasz w ostatniej części poradnika.
Regulamin pracy – dostępność dla pracowników
Aby regulamin pracy zaczął obowiązywać, pracodawca musi najpierw podać go do wiadomości pracownikom. Może to zrobić poprzez:
- rozesłanie pracownikom tekstu regulaminu drogą mailową,
- opublikowanie regulaminu w portalu pracowniczym,
- pozostawienie regulaminu w miejscu ogólnodostępnym (np. w dziale kadr),
- zamieszczenie regulaminu na zakładowej tablicy ogłoszeń,
- osobiste przekazanie tekstu regulaminu pracownikom.
Od momentu, w którym pracodawca spełni swój obowiązek informacyjny, do chwili wejścia regulaminu pracy w życie muszą minąć 2 tygodnie. Założenia dokumentu obowiązują do czasu jego zmiany lub likwidacji zakładu pracy. Kierownictwo firmy powinno też pamiętać, że każdy nowy pracownik musi zapoznać się z treścią regulaminu przed rozpoczęciem pracy.
Regulamin pracy – co powinien zawierać?
Jak już wspomniałem, dokładna treść regulaminu pracy zależy od tego, co kierownictwo firmy ustali w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli w danym przedsiębiorstwie taki organ nie działa, pracodawca może samodzielnie stworzyć regulamin pracy. Jego zapisy mają charakter wiążący dla wszystkich pracowników.
Zgodnie z Kodeksem pracy, regulamin zakładu może poruszać takie kwestie jak:
- organizacja pracy,
- warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu,
- wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- pora nocna,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz prac lekkich, dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
- sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Postanowienia regulaminu pracy mogą jednak znacząco wykraczać poza obszar nakreślony przez Kodeks pracy. Za pośrednictwem tego aktu wewnątrzzakładowego firma może uporządkować zasady dotyczące na przykład:
- pracy zdalnej,
- korzystania z samochodów służbowych,
- prowadzenia kontroli trzeźwości pracowników,
- stosowania monitoringu wizyjnego.
Warto wspomnieć również o tym, że w dokumencie powinny znaleźć się zapisy dotyczące odpowiedzialności porządkowej i kar za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonego porządku regulaminu pracy. Mogą to być na przykład upomnienia, nagany czy grzywny finansowe.
Regulamin pracy – czego nie powinien zawierać?
Prawo pracy precyzuje również, jakich zapisów nie wolno zamieszczać w akcie wewnątrzzakładowym. Warto więc pamiętać, że regulamin pracy nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy. Dokument nie jest też wiążący, jeżeli narusza zasady równego traktowania wszystkich pracowników. Obejmuje ono wszystkie sfery życia zawodowego i oznacza niedyskryminowanie pracownika ze względu na:
- płeć,
- wiek,
- niepełnosprawność,
- rasę,
- narodowość,
- pochodzenie etniczne,
- religię,
- wyznanie,
- przekonania polityczne,
- przynależność związkową,
- orientację seksualną,
- wymiar i czas trwania zatrudnienia.
Zauważ przy tym, że zasady dotyczące równego traktowania zabraniają także dyskryminowania pośredniego. Mowa o pozornie neutralnych zachowaniach, które mogą prowadzić do dysproporcji w zakresie:
- nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
- warunków zatrudnienia,
- awansowania oraz dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe.
Regulamin zakładu pracy nie może więc wprowadzać ustaleń, które stałyby w sprzeczności z wymienionymi wyżej zasadami.
Regulamin pracy – kiedy jest obowiązkowy?
Zastanawiasz się, które firmy są prawnie zobligowane do stworzenia regulaminu pracy? Obowiązek taki powstaje w momencie osiągnięcia wskazanego stanu zatrudnienia: jeśli pracodawca zatrudnia 50 lub więcej pracowników i nie jest objęty układem zbiorowym, musi spisać regulamin pracy.
Co istotne, obowiązek stworzenia regulaminu pracy powstaje z chwilą zatrudnienia pięćdziesiątego pracownika. Kluczowe jest osiągnięcie konkretnej liczby zatrudnionych pracowników, a nie średnioroczna liczba etatów. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę czy fakt przebywania innych pracowników na urlopach.
Pracodawcy zatrudniający od 20 do 50 pracowników mogą stworzyć regulamin pracy na zasadzie dobrowolności. Wyjątek to sytuacja, w której działająca w zakładzie organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy. Firma nie ma wówczas innego wyjścia niż w porozumieniu ze związkiem spisać ten akt.
Warto również pamiętać, że pracodawcy, którzy nie zdecydują się na utworzenie regulaminu pracy, nadal zobowiązani są do przekazania pracownikom informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Powinni im ich udzielić w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę.
Regulamin pracy – od ilu pracowników i co może zawierać? Podsumowanie
Regulamin pracy jest wewnątrzzakładowym aktem, który określa prawa i obowiązki pracowników, a także kary porządkowe za jego nieprzestrzeganie. Pracodawca musi zapoznać zatrudnionych z treścią dokumentu przynajmniej 2 tygodnie przed jego wejściem w życie. Obowiązkowe tworzenie regulaminu pracy dotyczy przede wszystkim firm zatrudniających min. 50 pracowników, ale też mniejszych przedsiębiorstw, w których domaga się tego organizacja związkowa. Niezależnie od tego, którą stroną umowy o pracę jesteś, musisz więc znać zasady dotyczące ustalania tego aktu.
