Czym jest list referencyjny i w jakim celu się go pisze?
Referencje czy inaczej rekomendacje to pozytywna opinia o pracowniku wystawiona przez pracodawcę albo przełożonego. Zwykle ma formę pisemną i jest wystawiana po zakończeniu stosunku pracy. Ponieważ pojęcie listu referencyjnego nie istnieje w przepisach, zwyczajowo wydaje się go na prośbę pracownika. Co ważne pracodawca nie ma obowiązku wystawienia dokumentu.
Celem referencji jest polecenie byłego pracownika innym firmom. Dla rekrutera stanowią one potwierdzenie informacji zawartych w CV oraz pozwalają lepiej poznać kandydata.
List referencyjny jest często mylony z opinią o pracowniku. Choć oba dokumenty zawierają opis umiejętności, wiedzy i cech pracownika, to wydaje się je w innym celu. W odróżnieniu od referencji opinia może być także neutralna albo negatywna. Wydaje się ją zwykle na prośbę innego pracodawcy, jako dowód w sądzie albo dla innych instytucji. Ta pierwsza zwykle jest poufna i pracownik nie musi wcale wiedzieć o istnieniu dokumentu.
Elementy, które powinny się znaleźć w rekomendacjach
Dobre referencje powinny być: obiektywne, personalizowane i użyteczne. List musi zawierać zatem informacje istotne dla przyszłego pracodawcy, w tym:
- okres zatrudnienia;
- zakres obowiązków wykonywanych przez pracownika;
- stopień odpowiedzialności i decyzyjności;
- cechy, jakimi wyróżniała się dana osoba w zespole;
- zdobyte w trakcie pracy umiejętności i kwalifikacje;
- predyspozycje do wykonywania określonych zadań;
- najważniejsze osiągnięcia pracownika.
Elementy formalne
List referencyjny dla pracownika, choć nie ma podstawy prawnej, jest dokumentem służbowym. Dlatego trzeba zadbać, aby był poprawnie napisany i zawierał oficjalne elementy stosowane w tego typu pismach, np.:
- datę i miejsce sporządzenia listu referencyjnego;
- pełne imię i nazwisko pracownika, któremu udzielane są referencje;
- dokładną nazwę zajmowanego przez pracownika stanowiska;
- pełne imię i nazwisko oraz nazwę stanowiska osoby wystawiającej opinię o pracowniku;
- pełną nazwę firmy wraz z adresem, w której pracował zatrudniony;
- akapit z treścią zachęcającą do podjęcia współpracy z tą osobą;
- ewentualnie przyczynę zakończenia współpracy;
- na końcu listu powinie być zwrot grzecznościowy, podpis osoby wystawiającej referencje oraz dane kontaktowe do niej, umożliwiające weryfikację przez rekrutera zawartych w dokumencie informacji.
Opinia o praktykancie/stażyście
Opinia o praktykancie lub stażyście jest dokumentem, w którym pracodawca ocenia przebieg praktyk lub stażu. W odróżnieniu od referencji, które są zawsze pozytywne, opinia może być też neutralna albo negatywne. Choć przyjęło się, że pracodawca nie wystawia nieprzychylnej opinii.
Taki dokument zwykle zawiera opis umiejętności, jakie nabył stażysta lub praktykant w trakcie pracy oraz czego konkretne się nauczył i jak szybko (np. obsługi specjalistycznych programów albo maszyn). Pracodawca może też potwierdzić praktyczną znajomość np. języków obcych albo oprogramowania.
Warto również wspomnieć o jego cechach indywidualnych, które są wartościowe z perspektywy pracodawcy, np. otwartość na naukę, dobra współpraca w grupie. Opiekun powinien też wymienić najważniejsze osiągnięcia dane osoby, jeśli oczywiście takowe były.
Zasadniczo opinia o odbytych praktykach lub stażu powinna nie tylko dokumentować ich przebieg, ale też pomóc danej osobie uzyskać nową pracę.
Jak napisać referencje?
List referencyjny wprawdzie ma na celu zarekomendowanie byłego pracownika, jednak powinien być wyważony w pochwałach. W innym przypadku może być uznany za mało wiarygodny. Dokument piszemy obiektywnie, oceniając daną osobę jako pracownika – nie ma tu miejsca na osobiste animozje i sympatie.
W referencjach należy podkreślić kompetencje twarde i miękkie. Te pierwsze to np. wiedza specjalistyczna niezbędna do wykonywania obowiązków na zajmowanym stanowisku, znajomość języków obcych, oprogramowania albo obsługa konkretnych maszyn. Drugi rodzaj to zdolności osobiste i interpersonalne. Przykładowo są to kreatywność, logiczne myślenie, łatwość w nawiązywaniu relacji z klientem albo chęć do nauki i samorozwoju.
Referencje muszą zawierać precyzyjny opis głównych zadań i obowiązków. Jest to o tyle istotne, że często osoby zajmujące stanowisko o takie samej nazwie, ale w różnych firmach, zajmują się innymi sprawami. Stąd ważne jest określenie zadań. W liście należy też opisać najważniejsze sukcesy pracownika, najlepiej, jeśli można je poprzeć konkretnymi sytuacjami.
Zdarza się, że pracodawca nie miał bezpośredniego kontaktu z osobą, której prosi go o wystawienie referencji, w takiej sytuacji najlepszym wyjściem jest, aby dokument w imieniu firmy napisał kierownik działu albo współpracownik. Ważne jest, aby list był spersonalizowany i nie zawierał ogólnych sformułowań. Jeśli nie wiemy, co w nim napisać, można spytać się byłego pracownika, jakie cechy i umiejętności uznaje za najważniejsze w pracy oraz jakimi sukcesami chciałby się pochwalić.
Referencje nie powinny być ani zbyt długie, ani zbyt krótkie – idealnie, jeśli mieszczą się na jednej kartce w formacie A4.
List referencyjny – wzór
Nie ma jednego obowiązującego wzoru opinii o pracowniku. Dlatego przedstawiamy przykład, w jaki sposób można sformułować referencje.
Miejscowość, data
Imię i nazwisko pracodawcy/ osoby wystawiającej referencje
Stanowisko
Pełna nazwa firmy
LIST REFERENCYJNY
Pan/Pani (imię i nazwisko byłego pracownika) był zatrudniony w firmie (nazwa firmy) od (data rozpoczęcia świadczenia pracy) do (data rozwiązania stosunku pracy) na stanowisku (pełna nazwa stanowiska) na podstawie (typ umowy oraz wymiar czasu pracy).
Do głównych obowiązków Pan/Pani (imię i nazwisko) na ww. stanowisku należało (wymienić najważniejsze obowiązki pracownika).
W trakcie pracy w naszej firmie Pan/Pani (imię i nazwisko) zdobył/a praktyczne umiejętności (wymienić kompetencje i kwalifikacje zawodowe pracownika).
Podczas wykonywania obowiązków służbowych Pan/Pani (imię i nazwisko) z całą pewnością wyróżniał/a się (wymienić cechy charakteru i najważniejsze kompetencje pracownika).
Do największych sukcesów Pana/Pani (imię i nazwisko) zaliczam (wymienić osiągnięcia zawodowe pracownika).
Podsumowując dotychczasową współpracę, jestem przekonany, że Pan/Pani (imię i nazwisko) doskonale sprawdzi się na stanowiskach związanych z (zakres obowiązków/branża) i będzie cennym pracownikiem.
Z wyrazami szacunku
Podpis i pieczątka pracodawcy
List referencyjny dla pracownika – podsumowanie
List referencyjny jest ważny dla pracownika, rekrutera, a nawet dla byłego pracodawcy. Dokument wystawia się przeważnie na prośbę zatrudnionego, po zakończeniu współpracy. Zawiera on informacje formalne takie jak dane firmy, nazwę zajmowanego stanowiska, okres zatrudnienia oraz dane kontaktowe do osoby wystawiającej rekomendacje. W liście powinny znaleźć się informacje świadczące o tym, że jest osobą, którą warto zatrudnić.
Dla rekrutera referencje są potwierdzeniem zawodowych kompetencji umieszczony w CV. Z kolei kandydatowi dają większe szanse na zatrudnienie. Natomiast wystawiając referencje, były pracodawca, daje sygnał, że umożliwia pracownikom rozwój osobisty i zawodowy, o czym świadczą sukcesy i zdobyte przez zatrudnionego umiejętności.
