„Przestrzeń może wspierać lub sabotować naszą pracę” [WYWIAD]

Zuzanna Piechowicz: Co się zmienia w momencie, kiedy zaczynamy myśleć nie tylko o samej pracy, ale też o organizacji przestrzeni, w której ją wykonujemy?

Agnieszka Krakós-Gorący: Domyślam się, że ta myśl pojawia się wtedy, gdy ta przestrzeń zaczyna nam przeszkadzać, prawda? Nie możemy znaleźć dokumentów, notatek ze spotkania, gubimy się w folderach, mailach i kolejnych cudownych narzędziach AI, które miały zwiększać efektywność, a komplikują jeszcze bardziej. Gdy dochodzimy do tego momentu i myślimy „dość tego!” zaczyna się duża zmiana. Nasza organizacja i przestrzeń może albo wspierać, albo sabotować naszą efektywność. Zauważamy, że w chaosie i nadmiarze dłużej szukamy dokumentów, rodzi się frustracja i niepotrzebny stres. Badania Society for HR Management potwierdzają to, co większość z nas odczuwa intuicyjnie – 88% pracowników zauważa spadek produktywności w przebodźcowanym, zabałaganionym otoczeniu. Minimalizm w pracy może przydać się w trzech obszarach. Pierwszy to estetyka i przestrzeń pracy. Czyste, proste otoczenie to „reset” dla układu nerwowego. Porządek wizualny obniża poziom kortyzolu, a więc realnie wpływa na spokój i cierpliwość w pracy. Drugi to organizacja jako struktura działania. Gdy każdy przedmiot i plik ma mieć swoje miejsce, zmniejsza się czas na szukanie rzeczy i decyzji, a więc redukuje tzw. decision fatigue (zmęczenie decyzyjne). W końcu trzeci: Minimalizm w zarządzaniu projektami. To myślenie, które wnika do struktury organizacji, upraszcza procesy, priorytetyzuje, a nie promuje multitasking i skupia się na pracy głębokiej nad tym, co strategiczne.

Od czego zacząć, jeśli chcemy uporządkować swoje miejsce pracy?

Od decyzji, że chcemy inaczej funkcjonować w naszym miejscu pracy. Potem – małe kroki: jedna szuflada, jeden segregator. To nie jest rewolucyjna zmiana i wielka metamorfoza, a stopniowy proces selekcji i pozbywania się nadmiaru rzeczy, ustalania, które elementy są dla nas niezbędne. Kiedy widzimy, że zapanowaliśmy nad jednym fragmentem, pojawia się poczucie sprawczości.
Z czasem przechodzimy dalej – do organizacji dokumentów, digitalizacji zasobów, ustalania jasnych miejsc na rzeczy. Badania Microsoft Work Trend Index pokazują, że pracownicy spędzają średnio 57% czasu na „koordynacji pracy”, czyli szukaniu plików, planowaniu spotkań i odpowiadaniu na wiadomości. Dobrze zorganizowane środowisko fizyczne i cyfrowe pozwala odzyskać część tego czasu.

Czy porządkowanie przestrzeni w pracy zdalnej wygląda tak samo jak w biurze?

Praca zdalna jest trudniejsza. W biurze mamy strukturę narzuconą przez firmę – biurka, strefy pracy, system organizacji dokumentów, rytm dnia. W domu wszystko się miesza: obok dokumentów leżą kredki dzieci i rachunki. Tu warto wspomnieć o tzw silent to-do-list, czyli niekończącej się liście zadań domowych i logistycznych, które w domu ciągle przypominają o zrobieniu. Nie nastawiamy prania pomiędzy spotkaniami dlatego, że jesteśmy leniwi lub prokrastynujemy przygotowanie raportu, ale dlatego, że w domu każda rzecz woła o naszą atencję. Im więcej rzeczy i niedokończonych zadań, tym więcej bodźców i tym trudniej o koncentrację. Musimy mocno walczyć o granicę między „pracą” a „życiem”. Dlatego tak ważne jest wyznaczenie fizycznego miejsca do pracy, nawet jeśli to tylko fragment stołu i wydzielona szafka w salonie na dokumenty i długopisy. Kiedy dom jest uporządkowany, łatwiej jest też zorganizować dzień i walczyć o priorytety – nie tonąć w rozproszeniach.

Czy minimalizm może mieć wpływ na kreatywność i koncentrację?

Zdecydowanie tak. Ramy nie ograniczają kreatywności, ale stwarzają przestrzeń do jej zaistnienia. To jak pusta kartka, gdzie nic nas nie rozprasza – one ją umożliwiają. Minimalizm tworzy przestrzeń mentalną. Kiedy wokół nas nie ma nadmiaru bodźców, łatwiej wejść w tzw. stan „pracy głębokiej”.
Badania Uniwersytetu Princeton pokazują, że bałagan w otoczeniu konkuruje o naszą uwagę, obniżając zdolność koncentracji i zwiększając poziom stresu. Z kolei raport Asana Anatomy of Work 2023 mówi, że aż 79% pracowników czuje się przytłoczonych ilością zadań i informacji.

Minimalizm w pracy to nie tylko biurko – to też sposób zarządzania projektami. Jak to wygląda w praktyce?

Minimalizm w zarządzaniu to umiejętność skupienia się na tym, co naprawdę przynosi efekt. To rezygnacja z perfekcjonizmu i przeładowanych planów na rzecz optymalnej funkcjonalności. Przykładem takiego myślenia jest tzw. „MVP” – minimal viable product, czyli doprowadzenia projektu do wersji działającej zamiast dopieszczania szczegółów. Ograniczamy skomplikowane funkcje i procesy na rzecz istotnej funkcjonalności.

Znany jest cytat Steve’a Jobsa: „Prostota to najwyższa forma wyrafinowania.”

Dlaczego pracodawcy powinni wspierać minimalistyczne podejście do organizacji pracy?

Bo to przekłada się na wyniki i dobrostan. Kiedy ludzie nie są bombardowani zadaniami i bodźcami, pracują mądrzej, a nie więcej. Raport Deloitte „Global Human Capital Trends” podkreśla, że kluczem do efektywności zespołów przyszłości jest clarity – jasność priorytetów i procesów. W firmach, które to wspierają, maleje poziom stresu i wypalenia, rośnie satysfakcja z pracy. Cal Newport nazwał to „cyfrowym minimalizmem” – zdolnością do świadomego filtrowania bodźców i informacji. To nie jest moda, to kompetencja przyszłości.

W jaki sposób pracodawcy mogą lepiej zorganizować miejsca pracy? Od czego zacząć?*

Najlepiej zacząć od przestrzeni fizycznej. Najszybciej zobaczymy efekty, poczujemy sprawczość i zobaczymy, czy jesteśmy gotowi by wprowadzić minimalistyczne zmiany głębiej. Uporządkowane biurko, przemyślane strefy pracy, ograniczenie wizualnego chaosu. Nie chodzi o estetykę czy piękne pojemniczki, ale o to, by przestać tracić energię na przetwarzanie nadmiaru bodźców. Drugim krokiem jest porządek systemowy – czyli uporządkowanie narzędzi, procesów i komunikacji. Wiele firm gubi się nie w bałaganie na biurkach, tylko w bałaganie cyfrowym: zbyt wielu kanałach kontaktu, niejasnych folderach czy braku wspólnego standardu pracy. Warto wprowadzić zasadę: „mniej, ale lepiej”. Mniej narzędzi, mniej kanałów, mniej spotkań – za to lepiej przemyślanych. I przede wszystkim: ustalić jasne priorytety. Dobrze zorganizowane miejsce pracy to takie, w którym każdy wie, co jest naprawdę ważne.

Co się zmieniło w tym, jak ty pracujesz od kiedy weszłaś na drogę minimalizmu?

Zmieniło się właściwie wszystko. Przestałam myśleć o pracy jak o czymś, co trzeba „ogarnąć”, a zaczęłam traktować ją jak system, który można uprościć. Zrezygnowałam z rzeczy, które tylko zajmowały przestrzeń – fizycznie i mentalnie. Mam mniej narzędzi, mniej projektów, ale każdy z nich ma sens. Kiedyś miałam poczucie, że powinnam robić więcej. Dziś wiem, że moim zadaniem jest robić lepiej i spokojniej. Minimalizm nauczył mnie zostawiać miejsce na myślenie, nie tylko na działanie. Dzięki temu mam większą klarowność, a paradoksalnie – większą kreatywność. Bo kiedy przestajesz walczyć z nadmiarem, zaczynasz wreszcie słyszeć siebie.

Jak minimalizm pomaga w kontekście współczesnego zmęczenia pracą?

Po pandemii nie żyjemy już w czasie „wielkiej rezygnacji”, tylko – jak mówi Newport – w czasie „wielkiego zmęczenia”. Minimalizm to sposób na odzyskanie energii i spokoju. To mniej decyzji, mniej chaosu, mniej bodźców, które drenują nas poznawczo. W efekcie – lepsza koncentracja, niższy poziom kortyzolu (co potwierdzają badania UCLA), a w dłuższej perspektywie – większa satysfakcja z pracy.

Czy można powiedzieć, że minimalizm to remedium na perfekcjonizm?

Tak. Perfekcjonizm zatrzymuje projekty w nieskończonym procesie „poprawiania”. Minimalizm uczy wystarczająco dobrego działania – „good enough” zamiast „idealnie”. Pomaga rozróżnić: co ma sens, co jest konieczne, a co jest tylko hałasem. To ogromna ulga – nie tylko w pracy, ale i w życiu.

Czyli mniej może znaczyć… więcej?

Dokładnie tak. Mniej chaosu, mniej stresu, mniej bodźców – więcej jasności, spokoju i efektywności. Minimalizm w pracy nie polega na pustych biurkach, tylko na pełnej obecności w tym, co naprawdę ważne.