Jak zorganizować biurko?
Przede wszystkim zadbaj o porządek i czystość w miejscu pracy. Od czego zacząć organizację biurka?
Wyrzucić niepotrzebne rzeczy
Na początek wyrzuć wszystkie karteczki z nieaktualnymi już zadaniami, a zbędne dokumenty z danymi zniszcz w niszczarce. Przyjrzyj się uważnie, czy na biurku nie ma zaschniętych kwiatów, wyblakłych kartek z życzeniami albo zdjęć. Sprawdź, czy wszystkie długopisy piszą, a ołówki są zaostrzone. Nie zapominaj również o porządkach w szufladach.
Segregacja używanych rzeczy
Wszystkie niewyrzucone przedmioty, które są potrzebne, należy teraz przejrzeć i posegregować. Dokumenty powinny znaleźć się w odpowiednich teczkach i kuwetach. Piszące długopisy w pojemniku, a spinacz, zszywki i inne drobne przedmioty w szufladzie.
W ten sposób wszystko znów będzie pod ręką. Osobiste przedmioty wyczyść i postaw na biurku. Pamiętaj, aby na zakończenie dnia pracy, wynieść kubek po kawie do kuchni, a dokumenty schować w bezpieczne miejsce. Zostaw porządek, a zaczniesz kolejny dzień spokojnie i bez stresu, że nie możesz znaleźć dokumentów.
Jak urządzić biurko?
Poniekąd łatwiej jest urządzić nowe stanowisko pracy. Najpierw zadbaj o ergonomiczne ustawienie monitora, klawiatury i myszki. Potem dopasuje wysokość krzesła i biurka. Następnie zabierz się za planowanie przestrzeni na biurku do pracy.
Pojemniki na dokumenty
Jeśli masz do czynienia z dużą liczbą papierowych dokumentów: faktur, zgłoszeń, rozliczeń albo podań rozważ postawienie na biurku specjalnych szuflad na dokumenty, tzw. korytek albo kuwetek. Mieszczą one format A4 i można je układać jeden na drugim. Do wyboru są pojemniki metalowe, drewniane albo plastikowe przezroczyste lub kolorowe. Zwykle z przodu mają miejsce na naklejkę z informacją, na co jest przeznaczona dana przestrzeń.
Warto też zaopatrzyć się w stojące pojemniki oraz teczki na dokumenty. W nich najlepiej jest trzymać pisma, do których zagłada się sporadycznie lub są przeznaczone do archiwizacji.
Pojemniki na przybory piśmiennicze
Długopisy, ołówki, zakreślacze, spinacze, zszywacze, linijki i nożyczki to jedne z podstawowych akcesoriów biurowych. Na nie możesz przeznaczyć pierwszą szufladę w podbiurkowym kontenerku. Jeśli nie masz takowego to wstaw je do pojemnika na przybory piśmiennicze. Jeśli masz taką możliwość, niech będzie w takim samym stylu co kuweta na dokumenty. W ten sposób nie tylko będą to praktyczne rzeczy, ale i będą ładnie się prezentowały.
Kuwety na dokumenty oraz pojemniki na długopisy powinny być postawione w takim miejscu, aby można było łatwo do nich sięgnąć – bez wstawania z krzesła.
Biuwar
Biuwar to nic innego jak wielokartkowy podkład na biurko. Może on mieć różne formaty i nadruku. Zwykle po jednej stronie jest kalendarz, a druga większa część jest pusta – przeznaczona na indywidualne notatki użytkownika. Biuwar z powodzeniem zastępuje notatnik, kalendarz oraz kolorowe karteczki. Te ostatnie zwykle po jakimś czasie się odklejają i już po porządku na biurku.
Jak ozdobić biurko?
Wprawdzie na biurku powinny znajdować się tylko niezbędne przedmioty, to jednak warto odrobinę spersonalizować. Malutki kaktus w doniczce albo ramka z fotografią naszych najbliższych stworzą przyjazną przestrzeń. Miłym akcentem będzie też np. wpięcie na tablicę przy komputerze kartki urodzinowej z życzeniami od współpracowników albo zdjęć z wakacji. Te ostatnie mogą dodatkowo zmobilizować nas do pracy.
Na biurku można też postawić pojemniki na ołówki albo karteczki w ulubionym kolorze. Takie drobne akcenty powodują, że w pracy czujemy się dobrze i bezpiecznie. Przy tym należy pamiętać, aby osobiste przedmioty nie były zakurzone ani brudne. Nie może też być ich za dużo, ponieważ mogą rozpraszać uwagę.
Organizacja biurka a przepisy BHP
Za zapewnienie ergonomicznego, odpowiednio wyposażonego i spełniającego wymagania BHP stanowiska pracy odpowiada pracodawca. Tak stanowi Kodeks pracy. Z kolei rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe precyzuje, jak mają one wyglądać.
Stanowisko pracy musi być tak zorganizowane, aby nadmiernie nie obciążało układu mięśniowo-szkieletowego oraz wzroku, a także nie stanowiło zagrożenia dla pracownika.
- Monitor komputerowy musi odchylać się do przodu oraz obracać wokół własnej osi w obu kierunkach. Ponadto powinien być tak ustawiony, aby ograniczać olśnienie i odbicia światła.
- Konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy. Odległość między klawiaturą a przednią krawędzią stołu musi wynosić co najmniej 10 cm.
- Wysokość stołu oraz siedziska krzesła powinna być taka, aby zapewniała naturalne położenie kończyn górnych przy obsłudze klawiatury, z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem, a także odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu.
- Powierzchnia blatu stołu powinna być jasna i matowa.
- Jeśli pracownik korzysta z dokumentów, stanowisko pracy należy wyposażyć w uchwyt na dokument z regulacją wysokości, pochylenia i odległości.
- Na każdego pracownika powinny przypadać 2 m kw. wolnej przestrzeni podłogi oraz 13 m sześc. nieograniczonego niczym pomieszczenia;
- Wszystkie niezbędne do pracy przy komputerze urządzenia powinny być w zasięgu ręki pracownika, tak by nie wymuszały zmiany jego pozycji.
Wpływ organizacji biurka na zdrowie i samopoczucie pracownika
Zbyt wiele elementów na biurku, szczególnie takich, których nie używamy codziennie, sprawia, że wokoło nas jest sporo kurzu. Ruch powietrza przenosi drobiny, które potem wdychamy. A to już prosta droga do problemów z górnymi drogami oddechowymi.
Niewłaściwe położenie monitora oraz ustawienie krzesła i wysokości biurka sprzyja chorobom kręgosłupa i męczy wzrok. Niewygodna pozycja powoduje zmęczenie, niechęć do pracy oraz drażliwość.
Niekiedy, aby zapewnić pracownikom komfort pracy, wystarczy inne ustawienie biurek w biurze. Praca plecami do siebie jest mało komfortowa, tak samo stanowiska pracy, na które bezpośrednio pada słońce. W takich sytuacjach warto porozmawiać z przełożonym, być może uda się tak przeorganizować biuro, aby każdy był zadowolony, a całość spełniała wymagania BHP. Im większy komfort mają pracownicy, tym chętniej przychodzą do pracy i wykonują swoje obowiązki.
Jak porządek na biurku wpływa na efektywność?
Kiedyś modne było określenie „artystyczny nieład”, co miało oznaczać, że kreatywne osoby mają zawsze bałagan na biurku. Niestety rzadko kiedy brak porządku idzie w parze z produktywnością. Ciągłe szukanie piszącego długopisu albo właściwego pisma nie tylko jest marnowaniem czasu, ale też stresujące. Szczególnie jeśli przykładowo przełożony, czeka przy naszym biurku na dokument. Choćby z tego powodu warto zadbać o prawidłową organizację biurka i przestrzeni wokoło naszego stanowiska pracy.
Inną kwestią są rozpraszacze, czyli osobiste przedmioty, które odciągają uwagę od pracy. Mogą nimi być prywatny telefon, który co chwila wydaje dźwięk powiadomień, liczne pamiątki z wakacji, na które rzewnie spoglądamy, i które są okazją do pogawędek ze współpracownikami. Te należy ograniczyć do minimum.
Polityka czystego biurka i ekranu
Wbrew pozorom polityka czystego biurka i ekranu, odnosi się głównie do ochrony danych osobowych. Najczęściej wprowadzana jest w działach handlowych, finansowych oraz HR, czyli wszędzie tam, gdzie pracownicy mają dostęp do informacji osobowych i tajemnic handlowych przedsiębiorstwa. Najważniejsze normy tej polityki to:
- zasada czystego ekranu, czyli w takcie opuszczania stanowiska pracy, monitor powinien być wygaszony, a komputer zablokowany z opcją odblokowania po podaniu hasła dostępu;
- obowiązek schowania do szafek wszystkich wykorzystywanych dokumentów przed opuszczeniem stanowiska pracy;
- w sytuacji, kiedy pracownik wychodzi tylko na chwilę i nie opuszcza biura, dokumenty powinny być odwrócone treścią do spodu;
- niezwłoczne niszczenie dokumentów, które nie są już potrzebne;
Powyższe zasady często są zapisane w regulaminie pracy. Polityka czystego biurka wymusza na pracownikach każdego szczebla utrzymanie porządku. Zwykle za złamanie reguł grozi upomnienie. Choć obecnie przy restrykcyjnej polityce RODO w niektórych działach przełożeniu mogą stosować bardziej dotkliwe kary.
Podsumowanie
Choć organizacja stanowiska pracy leży w gestii pracodawcy, to już przestrzeganie porządku, układ przedmiotów i czystości na biurku należy do pracownika. Porządek na biurku, na którym każda rzecz ma swoje miejsce, sprzyja skupieniu i poprawia wydajność. Wtedy też nie tracimy czasu na szukanie akurat potrzebnych pism albo czystych kartek, aby zapisać ważną wiadomość.
By utrzymać porządek i czystość w miejscu pracy należy dbać o to codziennie. Warto wyrobić w sobie nawyk sprzątania na koniec dnia pracy. Wtedy nowy dzień zaczniemy spokojnie i bez stresu.
