Open space – definicja
Open space z j. angielskiego to otwarta przestrzeń. W kontekście biura wyrażenie oznacza wielkopowierzchniową przestrzeń, w której nie ma ścian działowych, ani innych barier oddzielających poszczególne stanowiska pracy od siebie.
W burze tego typu często aranżuje się wielostanowiskowe układy biurek, przy których pracują osoby z jednego działu. Przy czym menadżerowie i dyrektorzy mają wydzielone osobne gabinety z przeszklonymi ścianami.
Historia powstania open space
Pierwsze biura typu open space pojawiły się podczas rewolucji przemysłowej. Były wynikiem rosnącego zapotrzebowania na pracowników administracyjnych i powstawały najczęściej w przestrzeni wydzielonej z fabrycznej hali.
Za współczesnego pomysłodawcę open space uznaje się amerykańskiego architekta Franka Lloyda Wrighta. Na początku XX w. zaczął promować koncepcję, że otwarta przestrzeń poprawia kreatywne myślenie i komunikację, a także niweluje bariery między pracownikami. Ta koncepcja szybko zyskała uznanie wśród pracodawców, jednak nie z socjalnego punktu widzenia, ale ekonomicznego. Zauważono, że open space pomieści więcej osób, co zmniejsza koszty wynajmu.
W Polsce pierwsze biura tego typu zaczęły powstawać w latach 90. wraz z pojawieniem się dużych, międzynarodowych korporacji, które to otwierały swoje biura w naszym kraju.
Open space – zalety
Biuro w stylu open space ma wielu zwolenników, którzy twierdzą, że zalety tego rozwiązania znacznie przewyższają jego wady. Co zatem przemawia za otwartą przestrzenią?
Ułatwiona komunikacja
Kiedy wszyscy pracownicy znajdą się w jednej otwartej sali, łatwiej i szybciej można skomunikować się z daną osobą. Nie trzeba szukać odpowiedniego pokoju albo zmieniać piętra, wystarczy przejść przykładowo na drugi koniec biura. Open space daje też poczucie jedności i przynależności do jednej organizacji. Gabinetowy układ często sprawia wrażenie odizolowanych działów i może stwarzać obawy przed wejście do środka i załatwieniem sprawy.
Integracja pracowników
Open space skraca dystans i sprzyja integracji. Wejście do biura i spacer np. do toalety albo kuchni wymusza uśmiech i przywitanie się z mijanymi osobami. Znacznie łatwiej jest więc nawiązać nowe znajomości.
Szybki przepływ informacji
Otwarte biuro pozwala na szybsze kontakty między pracownikami. Aby odbyć krótką konsultację, wystarczy się przejść po sali. Od razu widać czy potrzebna nam osoba jest dostępna, nie trzeba jej szukać po różnych pokojach. Wszyscy są niemalże na wyciągnięcie ręki.
Co więcej, open space stwarza idealne warunki dla nowych pracowników. Mogą oni podpatrywać doświadczonych kolegów i uczyć się przykładowo, jak radzić sobie z trudnym klientem. To wszystko bez przeszkadzania komukolwiek.
Mniejszy koszt zagospodarowania przestrzeni biurowej
Projektowanie open space jest też znacznie tańsze niż aranżacja poszczególnych pomieszczeń. Poza tym takie biuro zajmuje mniej miejsca niż tradycyjne.
Open space – wady
Choć open space powstał, aby ułatwić i zwiększyć efektywność pracy, to w praktyce ma wiele wad.
Łatwość o konflikt wśród pracowników
Otwarta przestrzeń, która skupia różne osobowości, sprzyja powstawaniu konfliktów na wielu płaszczyznach. Punktami zapalnymi mogą być zbyt intensywny zapach perfum, zbyt głośna rozmowa, zazdrość wynikająca z publicznej pochwały przełożonego albo jego uwagi.
Hałas
Duża liczba pracowników w jednej otwartej przestrzeni wytwarza większy hałas. Nie każdy siedzi cicho przy biurku, praca niektórych wymaga długich rozmów telefonicznych, poza tym niektórzy dyskutują ze sobą, słuchają muzyki albo odtwarzają filmiki w internecie. W takiej sytuacji tworzy się nadmiar bodźców zewnętrznych, które potrafią skutecznie zdekoncentrować. Wiele osób narzeka na rozdrażnienie i zmęczenie. Zgiełk przeszkadza też w spotkaniach działowych, które zwykle trzeba odbywać w salkach konferencyjnych.
Trudności w skupieniu
W open space ciągle ktoś przechodzi, rozmawia albo słychać dźwięki powiadomień. Takie środowisko powoduje trudności w kupieniu się na wykonywanych zdaniach. Ciężko nie oderwać się od zajęć, kiedy ktoś ciągle przechodzi i mówi: „Dzień doby”, albo zagaduje. Niestety wynikiem tego może być frustracją, że ciągle nie zdążamy z pracą i musimy nadrabiać zaległości.
Brak prywatności
Wąskie i niskie ścianki działowe nie sprzyjają zachowaniu prywatności. Każdy przechodząc, widzi co mamy na biurku albo co akurat wyświetla się na monitorze. Takie sytuacje są niezwykle stresogenne. Co więcej, w open space trudno jest nawiązać bliższe relacje. Prywatne rozmowy przy biurku raczej nie wchodzą w grę, a jadalnia albo kuchnia zwykle jest pełna.
Trudności w jednomyślności co do temperatury i oświetlenia
Im więcej pracowników na jednej przestrzeni tym trudniej osiągnąć zgodę co do temperatury w pomieszczeniu oraz oświetlenia. Ci, co pracują przy oknie, zwykle nie zgadzają się na włączenie sztucznych świateł, z kolei osoby siedzące blisko korytarza najczęściej odczuwają chłód, więc apelują o zwiększenie poziomu temperatury.
Większe ryzyko zachorowania
Jak wiadomo, nie każdy przeziębiony pracownik idzie na zwolnienie lekarskie, wiele osób nawet z grypą przychodzi do pracy – choćby na chwilę, aby wysłać raporty. Takie zachowanie jest bardzo nieodpowiedzialne, ponieważ osoby mniej odporne mogą się natychmiast zarazić, a brak osobnych pokoi sprawia, że choroba szybko się rozprzestrzenia.
Jak zachowywać się w biurze typu open space?
Biuro open space skupia wiele osób i charakterów, dlatego, aby każdy pracownik mógł w nim pracować w miarę komfortowo, należy przestrzegać kilku zasad.
- Zachowaj umiar w trakcie rozmów telefonicznych. Praca w biurze często polega na kontaktach z kontrahentami albo klientami i jednoczesnym sprawdzaniu danych w komputerze. Jeśli w tym samym czasie rozmowy prowadzi kilka osób, robi się duży harmider. Dlatego warto ograniczyć prywatne rozmowy telefoniczne i wyciszyć dźwięki w telefonie i komputerze. Jeśli musisz odebrać telefon – staraj się wyjść poza biuro. Taki mały gest pomoże innym się skupić i zmniejszy natężenie hałasu. Poza tym nie każdy współpracownik ma ochotę na to, aby słuchać rozmów na dotyczących prywatnych spraw innych, szczególnie jeśli dzielisz się intymnymi szczegółami ze swojego życia.
- Unikaj jedzenia przy biurku. Zapach jedzenia czasem bywa bardzo intensywny i może przeszkadzać innym. Staraj się jeść w firmowej jadalni, a nie przy biurku. Po pierwsze jest to higieniczne, po drugie aromat np. curry abo jajka nie będzie drażnił współpracowników.
- Jeśli masz ochotę na krótką rozmową z kolegą z naprzeciwka, to wpierw zapytaj, czy nie przeszkadzasz. Zagadywanie w trakcie wykonywania np. pilnego raportu nie tylko rozprasza, ale i może zdenerwować. Poza tym, jak już prowadzisz z kolegami pogawędkę, to starajcie się rozmawiać cicho, bez głośnych wybuchów śmiechu.
- Wiele osób, aby się skupić, słucha specjalnie skomponowanej muzyki. Pamiętaj, że to, co podoba się i pomaga Tobie, nie musi działać na innych. Dlatego najlepiej w tym celu skorzystać ze słuchawek.
- Nie przychodź do biura chory – w open space łatwo można zrazić innych.
- Staraj się unikać podglądania, co robią inni pracownicy. Nikt nie lubi, jak mu się zagląda przez ramię i kontroluje, co wyświetla na monitorze. Takie działanie może doprowadzić do poważnych konfliktów.
- Dbaj o higienę. W otwartych pomieszczeniach łatwo przenoszą się wirusy i bakterie, dlatego myj często ręce oraz przecieraj biurko, klawiaturę i myszkę. Szykując się do biura, warto też pamiętać, aby używać delikatnych perfum – są osoby, które mają alergie na niektóre składniki, poza tym intensywny zapach z pewnością będzie przeszkadzać innym.
- Pamiętaj, że nie jesteś sam – dlatego nie wymuszaj na innych, albo sam nie przestawiaj ustawionej temperatury. Zanim otworzysz okno, zapytaj się, czy innym nie przeszkadza.
Open space w dzisiejszych czasach
Nowoczesne open space mają wydzielone strefy relaksu, do spotkań, zespołowej burzy mózgów oraz miejsca oddzielone od reszty przeznaczone do pracy w skupieniu. Coraz częściej poszczególne grupy biurek są oddzielone od siebie zielenią, która ma zapewnić odrobinę prywatności i swobody oraz zmniejszyć hałas.
W dobie pracy zdalnej open space i tworzenie tzw. przechodnich biurek jest ekonomicznym i popularnym rozwiązaniem, szczególnie wśród niewielkich i nowopowstałych firm.
