Offlinowe sposoby na komunikację do lamusa?

Zgodnie z wynikami badania opublikowanego przez GUS w 2018 roku odsetek osób korzystających z internetu wyniósł 77,5%. Wskaźnik ten wzrósł o 1,6% w porównaniu z rokiem poprzednim. Dodatkowo coraz więcej przedsiębiorstw ma dostęp do szerokopasmowego internetu – 95%. Ze względu na trend rozwoju komunikacji elektronicznej coraz więcej firm decyduje się na wykorzystywanie w komunikacji z pracownikiem intranetu, e-mail, e-newsletterów czy też wideo. W wielu przypadkach wdrożenie tego rodzaju narzędzi usprawnia komunikację wewnątrz firmy. Zdarzają się jednak również sytuacje, w których mogą być przyczyną wykluczenia z obiegu informacji osób mniej sprawnych technicznie.

Skuteczne metody

Narzędzia offline nie są obecnie już aż tak powszechnie stosowane. Jednak w doborze formy komunikacji z pracownikami najważniejsza jest skuteczność danej metody. Dlatego warto zweryfikować, które formy wymiany informacji działają w firmie najlepiej i stosować te najefektywniejsze. Raport z 2017 roku State of the sector (przeprowadzony przez brytyjską agencję Gatehouse), w którym wzięło udział 400 praktyków komunikacji wewnętrznej z całego świata, wykazały, że w przypadku drukowanych narzędzi najlepiej sprawdzają się:

• magazyn dla pracowników,
• drukowany newsletter,
• plakaty i banery,
• listy i notatki.

Analiza raportu przedstawiona na blogu Beedifferent dowodzi, że kluczowymi zadaniami praktyków jest wsparcie pracowników w zrozumieniu strategii, wizji i wartości firmy oraz komunikowanie bieżących działań, jak i budowanie zaangażowania zatrudnionych. Żeby realizować wszystkie z wymienionych wyzwań, warto stosować różnorodne kanały komunikacji i sposoby nadawania informacji. Daje to większą szansę na dotarcie do większości pracowników.

Dobór narzędzi

Brak odpowiednich narzędzi do przekazywania informacji może być przyczyną licznych problemów w firmie. Bardzo ważne jest to, żeby proces działał w dwie strony. Nie wszystkie narzędzia, zarówno digitalowe, jak i tradycyjne, dają pracownikom możliwość wyrażenia swojej opinii. Jeśli chodzi o narzędzia tradycyjne, do grupy dwustronnych można zaliczyć skrzynkę pytań. Dzięki niej osoby posiadające wątpliwości czy pytania mogą anonimowo wyrazić swoje odczucia i mają gwarancję otrzymania odpowiedzi. Kolejnym tego rodzaju narzędziem są spotkania, które według wskazanego raportu są jednocześnie najskuteczniejszą formą komunikacji z zespołem.

W szybko zmieniających się realiach rola sprawnej komunikacji wewnątrz firmy staje się kluczowa. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na utworzenie działów zajmujących się tym obszarem. Większość zadań wymaga od pracownika osobistego zaangażowania albo inwencji, dlatego brak wiedzy lub zrozumienia celu może przyczynić się do podejmowania błędnych decyzji. Co więcej, dzięki otrzymywaniu na bieżąco informacji o firmie, zatrudnieni mają możliwość informowania swojego otoczenia o działalności i osiągnięciach przedsiębiorstwa [1].

Przypisy:

• [1] J. Bolek, Efektywne wykorzystywanie klasycznych i nowoczesnych narzędzi komunikacji wewnętrznej przez przedsiębiorstwo [w:] Zarządzanie kapitałem intelektualnym w organizacji inteligentnej, (red.) W. Harasim, Wyższa Szkoła Promocji, Warszawa 2012.