Nadpłata wynagrodzenia z winy pracodawcy – czy pracodawca może żądać zwrotu pieniędzy?
Nadpłata wynagrodzenia wynika zazwyczaj nie z winy pracownika, a z omyłki pracodawcy. Co więcej, zatrudniony nie ma nawet obowiązku sprawdzać, ile pieniędzy trafia na jego konto – zawsze może uznać, że bieżąca wypłata została wyliczona właściwie. Oznacza to, że pracodawca nie ma podstaw, aby żądać zwrotu nadpłaconej kwoty.
Przykład 1:
Comiesięczna pensja pana Andrzeja wyliczania jest na podstawie zmiennych składników wynagrodzenia. W lipcu dział kadr popełnia błąd i przelewa na konto pracownika o 500 zł za dużo. Pan Andrzej może, ale nie musi zdawać sobie z tego sprawy. Nie ma zatem obowiązku zwrotu świadczenia.
Zgodnie z Kodeksem pracy, firma może potrącić z wypłaty pracownika wyłącznie następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych i świadczeń innych niż alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne.
Jak widzisz, nadpłacone wynagrodzenie nie zalicza się do należności, które pracodawca może sam potrącić. Nie zamyka mu to jednak drogi do odzyskania pieniędzy. O tym, jakie rozwiązania ma do dyspozycji, przeczytasz w dalszej części tego artykułu.
Czy pracownik ma obowiązek zwrócić nadpłacone wynagrodzenie?
Opisane wyżej regulacje sprawiają, że w większości przypadków pracownik nie ma obowiązku zwracać nadpłaconego wynagrodzenia. Zdarzają się jednak sytuacje, w których pracodawca może potrącić mu tę należność z kolejnej pensji. Dzieje się tak wtedy, gdy pracownik pobiera wypłatę „z góry”, czyli przed wykonaniem pracy, i otrzyma wynagrodzenie za okres, w którym nie miał do niego prawa.
W takiej sytuacji pracodawca może odliczyć z pensji zatrudnionego pełną wysokość kwoty, którą otrzymał on na przykład za okres nieobecności w pracy. W tym celu muszą zostać spełnione 2 warunki:
- Potrącenie wynagrodzenia za pracę powinno nastąpić w terminie następującym bezpośrednio po okresie, za który pracownikowi wypłacono nienależne mu środki.
- Przyczyną nadpłaty wynagrodzenia może być wyłącznie termin wypłat, a nie błąd pracodawcy.
W takich sytuacjach pracodawca ma więc prawo do potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia przy najbliższym terminie płatności.
Przykład 2:
Pani Weronika każdego miesiąca pobiera wynagrodzenie z góry. Na początku czerwca otrzymuje stałą pensję w wysokości 5 tys. zł, ale po tygodniu zmuszona jest wziąć 5-dniowy urlop bezpłatny. W lipcu pracodawca ma więc prawo potrącić z jej kolejnej wypłaty kwotę, którą pani Weronika otrzymała za nieprzepracowane w czerwcu 5 dni. Nie potrzebuje w tym celu jej zgody.
Zwrot nadpłaconego wynagrodzenia – czy potrzebna jest zgoda pracownika?
Jeśli zawyżone świadczenie wynika z błędu pracodawcy, jedynym sposobem na jego odzyskanie jest zdobycie pisemnej zgody pracownika. Firma może więc wystosować wezwanie do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia i dostarczyć zatrudnionemu właściwy wzór dokumentu. Pismo powinno zawierać między innymi wartość omyłkowo przelanego wynagrodzenia oraz sposób jego zwrotu.
Co jeśli pracownik nie wyraża zgody na zwrot nadpłaconego wynagrodzenia?
Pracownik ma oczywiście prawo nie udzielić zgody na potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia. W takim przypadku pracodawcy pozostaje jedynie droga sądowa. Może on pozwać zatrudnionego na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Sprawa będzie wówczas rozstrzygana w oparciu o Kodeks cywilny, a nie o Kodeks pracy.
Nawet jeśli pracodawca wniesie sprawę do sądu, może mieć jednak trudności z odzyskaniem nadpłaty wynagrodzenia. Pracownik ma bowiem prawo uważać, że firma, która jest przecież profesjonalnym podmiotem korzystającym z wyspecjalizowanych służb, wypłaciła mu zasadną i zgodną z prawem pensję. Co więcej, według Kodeksu cywilnego „obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzystał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony”.
Jeśli pracodawca wypłacił za duże wynagrodzenie pracownikowi i w efekcie wszedł z nim na drogę sądową, musi udowodnić, że zatrudniony miał świadomość otrzymania kwoty wyższej niż należna. Może powołać w tym celu świadków lub przedstawić dokumenty, w których informował pracownika o tym fakcie. Na tym jednak jego możliwości się kończą.
W jaki sposób może nastąpić zwrot nadpłaty wynagrodzenia?
Jeśli pracownik zgodzi się na zwrot nadpłaty wynagrodzenia, zostanie mu ono potrącone z kolejnej wypłaty. To najprostszy i najwygodniejszy sposób wyrównywania należności. Okaże się jednak problematyczny, gdy kwota nadpłaty jest bardzo wysoka. W takiej sytuacji pracodawca może pobierać ją w ratach. Cały proces rozkłada się wtedy w czasie, a procedura powinna zostać dokładnie przedyskutowana przez obie zainteresowane strony.
Czy pracownik może odmówić potrącenia wypłaty z następnego wynagrodzenia?
Tylko od pracownika zależy, czy firma potrąci z jego następnej wypłaty wynagrodzenie, które zostało wcześniej omyłkowo naliczone. Może się na to po prostu nie zgodzić. Biorąc pod uwagę atmosferę w miejscu pracy i relacje z pracodawcą, nie jest to jednak najlepsze rozwiązanie. W dłuższej perspektywie więcej zyska, jeśli od razu poinformuje przełożonych o zauważonej nadpłacie i wyrazi gotowość do jej zwrotu. Jeśli to z kolei pracodawca wykryje błąd jako pierwszy, zatrudniony powinien od razu przystać na jego prośbę i zgodzić się na potrącenie określonej kwoty z następnej wypłaty.
W sytuacji nieprawidłowego naliczenia wynagrodzenia uczciwość okaże się dla pracownika zdecydowanie lepszym wyborem niż próba zachowania kilku złotych, które i tak mu się nie należą. Oszczędzi w ten sposób niepotrzebnych problemów swojemu pracodawcy i uniknie ewentualnych sporów, które mogłyby utrudnić mu dalszą pracę w firmie.
Nadpłata wynagrodzenia – czy pracodawca może potrącić różnice z wypłaty przy minimalnym wynagrodzeniu?
Najtrudniejszą sytuacją dla pracodawcy okaże się odzyskanie nadpłaty od pracownika, który otrzymuje pensję w wysokości minimalnego wynagrodzenia. Przepisy wymagają bowiem na przedsiębiorcach stosowanie kwoty wolnej od potrąceń. Wynosi ona:
- 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
- 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę przy potrącaniu innych należności.
Z wypłaty, której wysokość odpowiada wynagrodzeniu minimalnemu na dany rok, pracodawca nie ma więc możliwości potrącić ani złotówki. Jedynym sposobem na odzyskanie nadpłaty w takim przypadku ponownie okaże się specjalna zgoda ze strony pracownika.
Pracodawca wypłacił za dużo – co robić? Podsumowanie
Jeśli pracodawca wypłaci wyższe wynagrodzenie pracownikowi, nie ma prawa wymagać zwrotu pieniędzy. Może jednak poprosić zatrudnionego o zgodę na potrącenie nienależnej mu kwoty z kolejnej wypłaty. Pracownik dobrze zaś zrobi, jeśli na taką propozycję przystanie. W przeciwnym może narazić się na postępowanie sądowe i pogorszenie relacji z przełożonymi. Najlepszym rozwiązaniem dla obu stron jest więc dialog i uczciwe rozliczenie należności.
