Multitasking – co to? Definicja
Multitasking to w prostym tłumaczeniu wielozadaniowość. Pod tym pojęciem można rozumieć umiejętność wykonywania kilku czynności jednocześnie. Wykorzystuje się je zazwyczaj do określania kompetencji pracowników. Umiejętność wykonywania wielu zadań naraz jest pożądana na rynku pracy, a podzielność uwagi może być poważną przewagą podczas poszukiwania pracy.
Multitasking to zarówno możliwość wykonywania kilku zadań jednocześnie (np. zapisywania informacji, prowadzenia rozmowy i przygotowania oferty w tym samym czasie), jak i umiejętność szybkiego przełączania się pomiędzy zadaniami.
Czy jednak wielozadaniowość pozwala wykonywać zadania, które powierza pracodawca, efektywnie? Jak wpływa na wydajność pracownika?
Czy multitasking sprzyja efektywności?
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że multitasking ma same zalety. W praktyce jednak istnieją negatywne skutki wielozadaniowości – może powodować stres i dekoncentrację, a także prowadzić do spadku produktywności. Efektem multitaskingu może być nawet wypalenie zawodowe.
Wszystkie stosowane metody mają swoje określone konsekwencje. Mózg człowieka osiąga najlepsze wyniki i pozwala zachować wydajność, gdy może skupić się na wykonywanych zadaniach. Bałagan i większa liczba zadań naraz naruszają organizację, wywołują presję i stres, a także mogą powodować zmęczenie. Motywacja obniża się, a liczne rozpraszacze sprawiają, że pracownik jest mniej skuteczny i mimo że zajmuje się wieloma rzeczami naraz, to żadnej z nich nie realizuje wystarczająco dobrze.
Potwierdzają to liczne badania. Dla przykładu naukowcy z Kansas State University przeprowadzili badanie, w którym przedstawili program informacyjny dwóm grupom osób. Pierwsza otrzymała przekaz uzupełniony paskami informacyjnymi i obrazami. Druga widziała tylko prezentera. Okazuje się, że w pierwszym przypadku ludzie zapamiętali zdecydowanie mniej. Wyniki były najsłabsze, gdy informacje przekazywane przez prezentera i ukazywane na pasku dotyczyły różnych zagadnień, np. pogody i bieżących wydarzeń gospodarczych. Eksperyment pozwolił ustalić, że umiejętność przetwarzania wielu informacji stanowi mit.
Inne sposoby organizacji pracy
Jeśli czujesz, że Twoja praca nie jest wykonywana efektywnie, a zadania chciałbyś realizować sprawniej, pomyśl nad wprowadzeniem innej organizacji pracy. Zatrudnienie powinno zostawiać przestrzeń na pomysły. Poznaj nasze praktyczne podpowiedzi w zakresie technik organizacji pracy, z których może skorzystać każdy pracujący w trybie wielozadaniowym.
Jedna rzecz naraz
Dbaj o skupienie. Do swojej codziennej pracy wprowadź zasadę, że w jednym momencie zajmujesz się tylko jednym zadaniem. Skup się na tym, co robisz. Unikaj rozpraszaczy. Nie pozostawiaj nieskończonego zadania. Przejdź do kolejnych wyzwań, dopiero gdy zrealizujesz poprzednie. Dzięki temu łatwiej utrzymać skupienie i być uważnym.
Technika Pomodoro
Rozważ wykorzystanie w pracy techniki Pomodoro. To metoda, która pozwala efektywniej zarządzać obowiązkami. Niezbędnym narzędziem do jej wdrożenia jest budzik. Wystarczy, że ustawisz sobie czas przeznaczony na pracę – 25-minutowe okresy są przedzielane krótkimi przerwami. Dobrze skonstruowany harmonogram sprawia, że przestaniesz marnować czas. Rozdzielenie pracy i odpoczynku umożliwi uniknięcie rozpraszania się.
Metoda Pomodoro zakłada, że 25-minutowe odcinki to maksymalny okres, w którym pracownik może bez przemęczenia wykonywać swoje zadania. Jeśli pracodawca twierdzi, że przerwa nie jest Ci potrzebna, powołaj się na wyniki badań twórców tej metody.
Delegowanie zadań
Nikt nie jest specjalistą od wszystkiego. Wielozadaniowość sprawia, że pracodawca wymaga od pracownika wykazania się różnymi umiejętnościami. W praktyce nie ma możliwości, aby pracownik we wszystkim był dobry. Zarzucanie go zadaniami, których nie potrafi wykonać, działa przytłaczająco i powoduje chaos. Zdecydowanie lepiej zrezygnować z części obowiązków, delegować je na innych członków zespołu i skupić się na tym, co pracownik potrafi najlepiej.
Zadania można przekazać osobom, które są specjalistami w danej dziedzinie, a sobie zostawić te, w których jest się najlepszym. Oczywiście wdrożenie tej metody wymaga, aby w zespole były osoby, które potrafią zająć się tematem lepiej od Ciebie. Niezbędny jest również obiektywizm i zaangażowanie. Nie chodzi o to, aby pozbyć się pracy, ale żeby zrealizować założony plan efektywnie, wykorzystując najlepsze cechy każdego z pracowników.
Jak poradzić sobie z wieloma zadaniami?
Niestety, czasami nie da się uniknąć wielu zadań. Jeśli powyższe metody nie przynoszą rezultatu w przypadku Twojej pracy albo ze względu na formę działania przedsiębiorstwa, w którym jesteś zatrudniony, nie są możliwe do wdrożenia, dowiedz się, jak radzić sobie z multitaskingiem, jednocześnie zachowując efektywność pracy.
Planowanie zadań
Z wieloma zadaniami można sobie poradzić, jednak w tym celu trzeba odpowiednio zaplanować pracę. Pomyśl o tworzeniu listy zadań. Jeśli chcesz być mistrzem wielozadaniowości, musisz dokładnie ustalić, co masz do zrobienia i w jakiej kolejności zabierzesz się za poszczególne prace. Przygotuj spis obowiązków i ułóż go w kolejności, biorąc pod uwagę te, które są najpilniejsze.
Grupowanie zadań
Podczas tworzenia listy obowiązków możesz spróbować pogrupować zadania. Dzięki temu może okazać się, że niektóre czynności jesteś w stanie wykonać łącznie. W ten sposób masz szansę oszczędzić czas i zasoby, a w rezultacie ukończyć zadania szybciej.
Kończenie rozpoczętych projektów
Nigdy nie pozostawiaj dokończenia projektów na później. Jeśli zabierasz się za jedno zadanie, dopilnuj, aby je skończyć. Rozpraszając swoją uwagę, sprawiasz, że zapominasz o najważniejszych kwestiach związanych z projektem i musisz na nowo wdrażać się w jego realizację. Zdecydowanie efektywniej jest dokończyć jedną czynność, a dopiero później przenieść swoją uwagę na kolejne zadanie.
Unikanie rozpraszaczy
Obecny świat atakuje nas licznymi rozpraszaczami. To one obniżają efektywność Twojej pracy i sprawiają, że nie wykorzystujesz w pełni swoich zasobów. Unikaj bodźców zewnętrznych. Jeśli czujesz potrzebę skorzystania z mediów społecznościowych czy przeczytania artykułów w internecie, zarezerwuj sobie na to czas. Trzymaj się wyznaczonych ram i po zakończeniu przerwy skup się w pełni na pracy.
Dbanie o work-life balance
Multitasking jest możliwy tylko w przypadku, gdy zachowasz work-life balance. Oprócz pracy pamiętaj o odpoczynku. Sen to podstawa, aby wykonywać wiele zadań w tym samym czasie. Oddziel czas pracy od czasu z rodziną. Po zakończeniu godzin pracy nie sprawdzaj służbowego maila i nie myśl o tym, co masz do zrobienia kolejnego dnia. W ten sposób podwyższysz swoją efektywność.
Multitasking – podsumowanie
Multitasking na stałe wpisał się do naszego życia. Wielozadaniowość wbrew pozorom przynosi więcej szkód niż korzyści. Z tego powodu spróbuj z niej zrezygnować. Jeśli nie masz takiej możliwości, stosuj techniki, które pomogą zachować efektywność mimo natłoku obowiązków.
