Monitoring pracowników – zasady zamontowania
Zasady instalacji monitoringu w firmie określone są w art. 222 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi pracodawca może zamontować kamery w biurze lub wokół niego wyłącznie w celu:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby go narazić na szkodę.
Monitoring w miejscu pracy może więc służyć zabezpieczeniu pracowników przed zagrożeniami zewnętrznymi (np. osobami trzecimi), jak i wewnętrznymi (np. wypadkiem przy pracy). Zapobiega też kradzieży oraz nieuprawnionemu wykorzystywaniu służbowego wyposażenia przez pracowników. W ramach kontroli produkcji stosowany jest w zakładach, w których pracodawca musi zapewnić jak najwyższą jakość wyrobów (np. środków farmaceutycznych), a w kontekście tajemnicy przedsiębiorstwa chroni dane o poufnym charakterze (np. informacje technologiczne).
Pracodawca nie może wykorzystywać monitoringu w innych celach niż te opisane wyżej. Nie ma więc prawa do weryfikacji efektywności pracowników w ten sposób czy do ich kontrolowania za pomocą kamer. Co więcej, musi:
- należycie poinformować zatrudnionych o zamiarze stosowania monitoringu,
- spełniać wymogi określone w ustawie o ochronie danych osobowych (RODO),
- przestrzegać prawa do prywatności pracowników.
Wszystkim przepisom regulującym kwestię monitoringu w zakładzie pracy przyglądam się w kolejnych akapitach tego artykułu.
Jak poinformować pracowników o kamerach w miejscu pracy?
Jednym z warunków instalacji monitoringu w zakładzie pracy jest należyte poinformowanie o tym fakcie pracowników. W zależności od tego, jaki sposób został przyjęty u danego pracodawcy, można to zrobić poprzez rozesłanie wewnętrznych wiadomości e-mail, zamieszczenie ogłoszenia na tablicy, organizację spotkania itd. Najważniejsze jest to, aby pracownicy dowiedzieli się o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Co więcej, pracodawca musi zadbać o to, żeby objęte monitoringiem pomieszczenia zostały w widoczny i czytelny sposób oznaczone. Służą temu odpowiednie znaki lub sygnały dźwiękowe. Należy je wdrożyć najpóźniej 1 dzień przed uruchomieniem kamer. Nie wystarczy więc, że pracownicy otrzymają ogólną informację o wprowadzeniu monitoringu – muszą dokładnie wiedzieć, w których pomieszczeniach znajdują się kamery.
Warto też pamiętać, że kiedy do zakładu objętego monitoringiem przyjmowany jest nowy pracownik, przed dopuszczeniem go do pracy należy przekazać mu na piśmie informacje o:
- celach stosowania monitoringu,
- zakresie monitoringu w firmie,
- sposobie stosowania monitoringu.
Zgoda pracownika na monitoring – czy jest w ogóle potrzebna?
Co ciekawe, zgodnie z prawem można zainstalować kamery w pracy bez zgody pracowników. Jeśli firma ma uzasadniony powód, aby wprowadzić monitoring, może to zrobić bez pytania zatrudnionych o zdanie. Musi ich jedynie uprzedzić o swojej decyzji w przewidzianym terminie i spełnić warunki dotyczące rozmieszczenia kamer, oznaczenia pomieszczeń czy sporządzenia odpowiednich zapisów w dokumentach wewnętrznych.
Monitoring w firmie a regulamin pracy
Zapisy dotyczące celu, zakresu i sposobu stosowania monitoringu muszą znaleźć się w odpowiednich dokumentach. Jeśli pracodawca zobowiązany jest do ustalenia regulaminu pracy, to właśnie w nim powinny zostać określone zasady dotyczące tej kwestii. Alternatywne rozwiązanie polega na ich zamieszczeniu w układzie zbiorowym pracy, jeżeli zakład jest nim objęty. W przypadku, gdy firma nie ma ani regulaminu, ani układu zbiorowego, odpowiednie regulacje należy wydać w formie obwieszczenia.
Kamery z nagrywaniem dźwięku w pracy – czy są dozwolone?
Warto zauważyć, że opisywane w tym artykule zasady dotyczą wyłącznie monitoringu wizyjnego, a więc rejestracji obrazu. Nie jest bowiem dozwolone nagrywanie dźwięku w miejscu pracy. Aby było to możliwe, musiałaby zaistnieć jedna z 3 wyjątkowych sytuacji:
- Pracownik zostaje poinformowany o nagrywaniu dźwięki i wyraża na to świadomą zgodę.
- Pracownik jest podejrzany o popełnienie poważnego przestępstwa.
- Zachodzi konieczność zebrania dowodów i danych w związku z możliwością popełnienia przestępstwa.
Takie scenariusze należą jednak do rzadkości, a w przypadku podejrzenia przestępstwa wymagają współpracy z policją. Dźwięk może być wówczas nagrywany wyłącznie podczas prowadzenia czynności dochodzeniowych. Pracodawca nie ma więc prawa instalować kamer z mikrofonem w pracy.
Gdzie nie wolno instalować kamer?
Jednym z kluczowych warunków nagrywania pracowników jest także odpowiednie rozmieszczenie kamer monitoringu. Nie we wszystkich pomieszczeniach można je instalować. Kodeks pracy zabrania montowania ich przede wszystkim w:
- szatniach,
- stołówkach,
- palarniach,
- pomieszczeniach sanitarnych,
- pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Aby można było zainstalować kamery w szatni pracowniczej lub innym z wymienionych wyżej pomieszczeń, musiałyby zostać spełnione wszystkie następujące warunki:
- Instalacja monitoringu w danym pomieszczeniu jest niezbędna do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
- Montaż kamer w tym pomieszczeniu nie narusza godności i innych dóbr osobistych pracownika.
- Wprowadzenie monitoringu w pomieszczeniu nie narusza zasad wolności i niezależności związków zawodowych.
Kamery w miejscu pracy a RODO
Nie sposób pisać o monitoringu w pracy bez uwzględnienia kwestii RODO, a więc ustawy o ochronie danych osobowych. W myśl jej zapisów, w momencie uruchomienia kamer w zakładzie pracodawca staje się administratorem danych wszystkich nagrywanych osób. Przed wprowadzeniem monitoringu ma więc obowiązek zapoznać się z właściwymi zaleceniami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Mimo że zgoda na monitoring w pracy nie jest wymagana, to pracownicy i tak muszą zostać poinformowani o celu i sposobie przetwarzania ich danych.
Kto może przeglądać monitoring w pracy?
Mimo stosowania ogólnego monitoringu w zakładzie pracy, prawo do podglądania pracowników przez kamery mają wyłącznie wybrane osoby. Może robić to pracodawca lub inny uprawniony administrator. Należy jednak pamiętać, że ograniczają ich cele, którym służy monitoring.
Nagrania powinny zostać również udostępnione zarejestrowanemu pracownikowi na jego żądanie. Przepisy RODO mówią bowiem o tym, że osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać od administratora potwierdzenie ich przetwarzania.
Jak długo można przechowywać nagrania?
Pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu nie dłużej niż 3 miesiące od dnia ich zarejestrowania. Aktualnie kamery działają w technologii cyfrowej i zapisują obraz na dysku. Urządzenia ustawia się w taki sposób, aby automatycznie nadpisywały nowymi nagraniami pliki, które są starsze niż 3 miesiące.
Warto pamiętać, że w wyjątkowych sytuacjach termin przechowywania nagrań może zostać wydłużony. Chodzi zwłaszcza o przypadki, w których stanowią one dowód w prowadzonym postępowaniu prawnym. Pracodawca nie kasuje ich wówczas do czasu jego zakończenia.
Do czego można wykorzystać nagrania?
Objęcie firmy lub terenów wokół zakładu pracy szczególnym nadzorem nie daje pracodawcy prawa do swobodnego wykorzystywania zapisywanych nagrań. Jak wspominałem na samym początku tego artykułu, mogą one służyć wyłącznie:
- zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników,
- ochronie mienia,
- kontroli produkcji,
- zachowaniu w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Oznacza to, że administrator danych nie ma prawa na przykład do karania pracownika na podstawie monitoringu czy do wykorzystywania nagrań w materiałach promocyjnych.
Gdzie zgłosić nielegalny monitoring?
Jeśli pracownik wykryje monitoring z dźwiękiem w pracy lub uzna, że nagrania wykorzystywane są do kontroli i nadzoru nad personelem, może zgłosić to do Państwowej Inspekcji Pracy. Inne instancje, które udzielają wsparcia w tej kwestii, to:
- sąd cywilny – zajmuje się przypadkami mobbingu lub naruszenia prywatności pracowników,
- Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych – zajmuje się przypadkami nieuprawnionego przetwarzania danych pracowników.
W zależności od rodzaju przewinienia i obranej drogi postępowania, za stosowanie nielegalnego monitoringu pracodawcy mogą grozić takie konsekwencje jak kara grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat dwóch.
Czy kamery w pracy są legalne? Podsumowanie
W dzisiejszych czasach każdy powinien wiedzieć, czy pracodawca może nagrywać pracownika i jakie są dopuszczalne formy monitoringu w biurze. Znajomość tych przepisów pozwala na dochodzenie praw pracowniczych, a w skrajnych przypadkach także na walkę o ewentualne odszkodowanie za nielegalny monitoring.
