Historia metody Alpen
Metoda ALPEN została opracowana w Niemczech w latach 80. XX w. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter słów w języku niemieckim, które odnoszą się do kolejnych kroków planowania. Są to: Aufgaben (zadania), Länge schätzen (określenie czasu trwania), Pufferzeiten (bufor czasowy), Entscheidungen (decyzje), Nachkontrolle (kontrola wykonania zadania).
Na czym polega metoda Alpen?
Podstawową zasadą metody ALPEN jest codzienne tworzenie planu zadań do wykonania wraz z określeniem, ile powinny zająć czasu oraz uwzględnieniem przerw i buforu czasowego na nieprzewidziane problemy i sytuacje. Pozwala to na stworzenie realistycznej listy zadań. Planowanie dnia codziennego tą techniką wykonuje się w pięciu etapach.
A (Aufgaben) — zadania
Krok pierwszy polega na zapisaniu wszystkich zadań do wykonania w danym dniu. Uwzględnić trzeba każdą aktywność, spotkania, rozmowy telefoniczne, zadania rutynowe oraz te nieukończone w poprzednich dniach. Istotne jest, aby spisać je szczegółowo. Zadania można pogrupować np. na obszary osobiste i zawodowe, a nawet tematyczne np. czynności związane z danym projektem typu tworzenie konspektu, kontakt z klientem, potwierdzenie e-mailowe ustaleń.
L (Lange schatzen) — oszacowanie długości
W drugim etapie należy do każdego zadania przypisać potrzebny czas na jego realizację. Przy czym musi to być realistyczny termin. Nie wolno go zaniżać, ponieważ może doprowadzić to do frustracji z niewykonania zadania, ani też zbytnio zawyżać, bo to prowadzi do marnowania czasu. Jeśli to możliwe każda sprawa powinna być oszacowana w minutach.
P (Pufferzeiten einplanen) — zaplanowanie przerw
Trzeci krok to dodanie bufora czasowego do każdego zadania. Jest on przeznaczony na niespodziewane sytuacje, komplikacje przy wykonywaniu danego obowiązku oraz przerwy w pracy. Każdy potrzebuje zjeść, napić się i chwilę odetchnąć. Jeśli okaże się, że bufor przypisany do danej aktywności nie został wykorzystany, ten czas można przeznaczyć na odpoczynek, albo nadrobienie zaległości. Przyjmuje się, że 60% to zaplanowane prace, a 40% – bufor czasowy.
E (Entscheidungen treffen) — wyznaczenie priorytetów
W czwartym etapie należy każdemu z zadań przypisać priorytet. Hierarchia pomoże określić, co jest najpilniejsze do wykonania, a co można zlecić innym, albo zająć się tym potem. W tym celu można wykorzystać dowolne oznaczenia literowe albo liczbowe, najważniejsze, aby wykonawca listy wiedział, co znaczą. Eksperci podpowiadają, że najlepiej jest zacząć od zadań najtrudniejszych, po ich wykonaniu reszta wyda się prosta i szybka do zrobienia.
N (Nachkontrolle) — kontrola
Piąty i ostatni etap to kontrola postępu prac. Wykonane zadania trzeba na bieżąco skreślać z listy, aby od razu było wiadomo, czy działamy zgodne z planem. Poza tym mechanizm kontroli daje poczucie bezpieczeństwa, działa motywująco oraz uczy asertywności. Dzięki liście znacznie łatwiej jest odmówić współpracownikowi wspólnego wyjścia na kawę i plotki. Częściej też pilnujemy się, aby nie scrollować internetu albo przedłużać niepotrzebnie rozmowy. W przypadku kiedy nie udało się ukończyć danego zadania, wpisujemy je na kolejny dzień.
Jak zastosować metodę Alpen w praktyce?
Metoda Alpen sprawdzi się na każdym szczeblu: menadżerowi pozwoli na łatwiejsze delegowanie zadań, a pracownikowi na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy.
Przygotowywanie planu można wykonywać na koniec dnia pracy albo rankiem. Jej przygotowanie nie powinno zająć więcej nić 15-20 minut. Trzeba pamiętać, aby oszacować czas realizacji zadań zgodnie z naszymi możliwościami. Jeśli w naszej pracy jest wiele nieprzewidywalnych zdarzeń, to trzeba w ciągu dnia modyfikować listę, dostosowując ją do aktualnych potrzeb. Zdarza się, że zadanie z pozoru mało ważne, staje się w ciągu dnia najpilniejszym – wtedy zmieniamy priorytety. Przy czym należy pamiętać, aby unikać nadmiaru niewykonanych zadań, ponieważ będzie to negatywnie wpływało na efektywność i samopoczucie.
Warto też po zakończonej pracy, przemyśleć cały dzień, szczególnie pod kątem wykonanych zadań i przeznaczonego na nie czasu. Osobom, które dopiero uczą się organizacji pracy, da to wiele cennych informacji, np. czy oszacowały właściwie czas niezbędny na realizację zadań, albo czy przerwy były wystarczająco długie.
Zalety metody Alpen
Metoda Alpen ma wiele zalet, najważniejsze z nich to:
- zaplanowanie całego dnia z możliwością bieżącej modyfikacji;
- uporządkowanie zadań do wykonania;
- motywacja do pracy;
- osiągnięcie efektywności;
- możliwość skupienie się na priorytetach;
- oszczędność czasu, poprzez wyeliminowanie rozpraszaczy;
- zmniejszenie poziomu stresu, ponieważ z góry wiemy, ile czasu zajmie nam dane zadanie;
- można ją zastosować w pracy i w życiu prywatnym, np. w dążeniu do określonych celów.
Podsumowanie
Umiejętność zarządzania czasem i organizacji pracy to cecha, której można się wyuczyć poprzez systematyczny i konsekwentny trening. Metoda Alpen jest prosta i nie wymaga przygotowań, dlatego jest dość popularna. Niemniej jednak aby przynosiła oczekiwane efekty, trzeba stosować się do jej zasad codziennie. Do planowania dnia można wykorzystać zwykły papierowy notatnik, aplikację na telefon albo komputer lub kalendarz.
Metoda, choć wszechstronna, to jednak nie sprawdzi się w przypadku pracy kreatywnej. Stworzenie grafiki, napisanie artykuły albo przygotowanie projektu aranżacji wnętrza jest uzależnione w dużej mierze od tzw. weny twórczej, a jej nie da się obrać w ramy czasowe.
