Lista płac – co to jest?
Lista płac jest dokumentem księgowym, przedstawiającym sposób naliczania wynagrodzeń pracowników. Dotyczy zatem przede wszystkim osób zatrudnionych na umowach o pracę. Przedsiębiorca może jednak uwzględnić na niej także zleceniobiorców na umowach cywilnoprawnych – dzięki temu nie musi wystawiać im rachunków do umów-zleceń czy umów o dzieło.
Warto zauważyć, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia listy płac, ale takie rozwiązanie zdecydowanie ułatwia rozliczenia z pracownikami. Dzięki temu dokumentowi dokładnie wiadomo, jaką kwotę należy wypłacić każdemu zatrudnionemu i skąd wynika jej wartość. Uwzględnia ona bowiem nie tylko wynagrodzenie netto, ale także składki ZUS czy zaliczki na podatek dochodowy.
Lista płac – jakie powinna zawierać elementy?
Żadne przepisy nie określają, jakie elementy należy uwzględnić podczas sporządzania listy płac. Może mieć ona formę indywidualną (oddzielną dla każdego zatrudnionego) lub grupową (dla całego personelu). Aby wynagrodzenia pracowników były poprawnie wyliczane, indywidualna lista płac powinna zawierać następujące informacje:
- nazwa firmy,
- nazwa lub numer listy płac,
- okres, za który sporządzona została lista,
- imię i nazwisko pracownika,
- data wypłaty wynagrodzenia,
- informacja o ewentualnym zwolnieniu przychodów z podatku dochodowego,
- wynagrodzenie zasadnicze (wynagrodzenie brutto za dany miesiąc),
- informacja o składnikach wynagrodzenia:
- zasiłki (chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze, rehabilitacyjne),
- dodatki (np. za nadgodziny lub pracę w godzinach nocnych),
- premie i prowizje,
- ekwiwalent za urlop,
- odprawa,
- składki na ubezpieczenie społeczne (finansowane przez pracownika i pracodawcę):
- podstawa wymiaru składek ZUS,
- kwota naliczonych składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe, chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- składki na ubezpieczenie zdrowotne:
- podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- kwota wyliczonej składki zdrowotnej należnej ZUS,
- podatek dochodowy:
- podstawa naliczania podatku dochodowego,
- obowiązująca kwota wolna od podatku,
- koszty uzyskania przychodu,
- zaliczka na podatek dochodowy należna urzędowi skarbowemu,
- potrącenia przymusowe (np. świadczenia alimentacyjne czy kary pieniężne) i dobrowolne (karta sportowa czy pakiet medyczny),
- wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK),
- łączny dochód od początku roku (informacja o ewentualnym przekroczeniu progu podatkowego),
- kwota wynagrodzenia netto do wypłaty,
- data i podpisy osób sporządzających dokument.
Na jakiej podstawie tworzona jest lista płac?
Lista płac pracownika sporządzana jest na podstawie takich dokumentów jak umowa o pracę, listy obecności i dane o dodatkowych składnikach pensji. Razem gwarantują one prawidłowe naliczanie wynagrodzeń. Do kluczowych dokumentów należą więc:
- umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna – określa formę zatrudnienia, stawkę wynagrodzenia, wymiar czasu pracy oraz składniki wypłaty,
- ewidencja czasu pracy – zawiera informacje o liczbie przepracowanych godzin (listy obecności), nadgodzinach, pracy w porze nocnej, dyżurach i nieobecnościach,
- wnioski i dokumenty pracownicze – dotyczą m.in. urlopów, zwolnień lekarskich, świadczeń rehabilitacyjnych, premii, nagród czy dodatkowych potrąceń,
- przepisy prawa pracy i regulacje podatkowe – to np. Kodeks pracy, ustawy o PIT, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych,
- obowiązujące stawki składek i podatków – pozwalają określić koszty pracownika i koszty pracodawcy,
- wewnętrzne regulaminy firmy – regulamin wynagradzania, premiowania lub układ zbiorowy pracy.
Jak prawidłowo sporządzić listę płac?
Prawidłowe naliczanie płac pracowników wymaga zgromadzenia niezbędnych dokumentów, ustalenia podstawy pensji i potrącenia należnych zaliczek. Zobacz, jak obliczyć wynagrodzenie krok po kroku:
Zgromadzenie danych pracownika
Pierwszy etap polega na skompletowaniu wymienionych wyżej dokumentów: umowy o pracę (lub umowy cywilnoprawnej), indywidualnej listy obecności, deklaracji ZUS oraz wszelkich dodatkowych wniosków, które decydują o wysokości wynagrodzenia danego pracownika.
Obliczenie podstawy wynagrodzenia
Na tym etapie ustala się pensję brutto pracownika. Stanowi ona sumę składników stałych (m.in. wynagrodzenie zasadnicze czy dodatek za staż pracy) i zmiennych (np. premie i nagrody). Wartość ta będzie podstawą do naliczania składek ZUS i zaliczki na PIT.
Ustalenie składek na ubezpieczenie społeczne
Kolejny krok to obliczenie składki rentowej, emerytalnej i wypadkowej. W przypadku umów o pracę pod uwagę bierze się też obowiązkową składkę chorobową (dla zleceniobiorców jest ona dobrowolna). Koszty ubezpieczenia społecznego dzielone są pomiędzy zatrudnionego i pracodawcę.
Ustalenie składek na ubezpieczenie zdrowotne
Składka zdrowotna jest opłacana w całości przez pracownika. Stanowi określony procent wynagrodzenia brutto pomniejszonego o składki na ubezpieczenie społeczne. W 2026 r. jej stawka dla osób zatrudnionych na umowach o pracę wynosi 9%.
Ustalenie składek na podatek dochodowy
Podstawę opodatkowania pracownika stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne. Na tym etapie należy też wziąć pod uwagę wszelkie ulgi podatkowe przysługujące zatrudnionemu. Jeśli złożył on oświadczenie PIT-2 do pracodawcy, zaliczkę pomniejsza się od razu o kwotę wolną od podatku. Warto jednocześnie zauważyć, że przy liście płac dla osoby do 26. roku życia w ogóle nie uwzględnia się PIT-u.
Wyliczenie wynagrodzenia netto
Wynagrodzenie netto to kwota, którą pracownik otrzymuje „na rękę”. Oblicza się ją, odejmując od pensji brutto wszystkie składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy. W procesie tym należy też uwzględnić ewentualne potrącenia dodatkowe.
Sporządzenie kompletnej listy płac
Ostatnim krokiem jest zestawienie wszystkich wyliczeń w formie listy płac. Dokument powinien być kompletny, czytelny i przechowywany zgodnie z przepisami.
Kto i kiedy sporządza listę płac?
Sporządzanie listy płac w firmie leży w gestii pracodawcy. To on decyduje, czy chce prowadzić taką dokumentację pracowniczą, i deleguje do tego odpowiednią osobę. Zazwyczaj obowiązek wyliczania wynagrodzeń w przedsiębiorstwie spoczywa na specjaliście z działu kadr.
Z reguły listę płac przygotowuje się co miesiąc, w terminie poprzedzającym wypłaty dla pracowników. Dokument powinien więc zostać sporządzony na tyle wcześnie, aby zatrudnieni otrzymali wynagrodzenie na czas.
Czy pracownikowi trzeba udostępnić listę płac?
Co do zasady pracodawca nie musi przedstawiać pracownikom aktywnych list płac. Każdy zatrudniony ma jednak prawo wglądu do dokumentacji, na podstawie której wyliczona została jego pensja.
Dobrą praktyką jest więc udostępnianie pracownikom tak zwanych pasków wynagrodzeń. Są to proste zestawienia najważniejszych informacji na temat składników płac. Zawierają między innymi dane dotyczące potrąconych składek i zaliczek, a także zastosowanych ulg i preferencji podatkowych. Pomagają zatrudnionym zrozumieć, skąd się bierze i ile dokładnie wynosi różnica pomiędzy ich miesięcznym wynagrodzeniem brutto i netto.
Czy lista płac jest obowiązkowa?
Jak już wiesz, obowiązujące przepisy prawne nie wymuszają na przedsiębiorcach sporządzania list płac. Stosowanie takiej dokumentacji zdecydowanie usprawnia jednak rozliczenia między pracodawcą a pracownikami. Co więcej, pomaga w prawidłowym wypełnianiu deklaracji podatkowych oraz obliczaniu składek i zaliczek należnych organom publicznym (ZUS-owi i urzędowi skarbowemu).
Na prowadzeniu list płac pracodawca może więc tylko zyskać. Z jednej strony zachowa dzięki temu porządek w dokumentacji i uniknie problematycznych pomyłek, a z drugiej ułatwi sobie rozliczenia z organami państwowymi. Taka dokumentacja i udostępniane pracownikom skróty na paskach wypłat to gwarancja przejrzystości finansów i bezpieczeństwa firmy.
Jakie są najczęstsze błędy przy naliczaniu listy płac?
Najczęstsze błędy przy naliczaniu listy płac wynikają z nieuwagi, nieznajomości przepisów lub nieaktualnych danych. Do najważniejszych zaliczają się:
- Nieprawidłowe ustalenie podstawy wynagrodzenia – pomijanie dodatków, nadgodzin, premii lub niewłaściwe uwzględnianie nieobecności.
- Błędy w składkach ZUS – np. naliczenie nieopłacanej składki chorobowej przy umowie-zleceniu czy niewłaściwa stawka emerytalna lub rentowa.
- Nieprawidłowe naliczanie PIT – m.in. pominięcie ulgi dla młodych albo oświadczenia PIT-2.
- Błędy w naliczaniu dodatków i premii – np. brak należnego dodatku za pracę w nocy lub za nadgodziny.
- Niepoprawne rozliczanie nieobecności – pomijanie wynagrodzenia za urlopy, zwolnienia lekarskie, opiekę nad dzieckiem lub naliczanie niewłaściwych stawek za te okresy.
- Niespójności w dokumentacji – brak podpisów, niezgodność danych z umową, błędy w numerach kont lub danych osobowych.
- Brak aktualizacji stawek – ignorowanie zmian w przepisach dotyczących składek ZUS, podatków i minimalnego wynagrodzenia.
- Niewłaściwe dokumentowanie wypłat – brak pokwitowań i potwierdzeń otrzymania wynagrodzenia przy rozliczeniach gotówkowych.
Jak długo powinno się przechowywać listę płac?
Odpowiedź na pytanie o czas przechowywania list płac może wydawać się nieco skomplikowana. Wszystko zależy bowiem od tego, kiedy został zatrudniony pracownik. Jeśli nastąpiło to po 31 grudnia 2018 roku, sprawa jest prosta – pracodawca musi archiwizować dokumentację pracowniczą przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z zatrudnionym.
W przypadku pozostałych pracowników – zatrudnionych przed końcem 2018 roku – pracodawcy muszą przechowywać karty wynagrodzeń lub ich odpowiedniki (czyli listy płac) przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, podatkowych i rentowych, ale nie krócej niż przez 5 lat. Istotne w tej sytuacji okażą się następujące warunki:
- zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. – dokumentacja musi być przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca zgłosił raport informacyjny ZUS RIA za osobę ubezpieczoną,
- zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. i brak raportu informacyjnego ZUS RIA – dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy w danej firmie,
- zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń przed 31 grudnia 1998 r. – dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy w danej firmie.
Lista płac w formie elektronicznej – jakie ma zalety?
Podobnie jak w przypadku innych dokumentów pracowniczych, tak i przy księgowaniu listy płac pracodawca może skorzystać ze wsparcia wygodnych systemów elektronicznych. Do dyspozycji ma nie tylko proste arkusze kalkulacyjne, ale także zaawansowane programy o przyjaznym interfejsie i wysokim poziomie automatyzacji.
Oznacza to, że do odpowiedniego narzędzia wystarczy wprowadzić niezbędne dane na temat składników wynagrodzeń pracowniczych, aby umożliwić sobie automatyczne generowanie list płac. Oprogramowanie samo określi wysokość należnych składek emerytalnych, rentowych, zdrowotnych, chorobowych oraz tych na FP i FGŚP. Pomoże także przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy.
Dodatkowe funkcje elektronicznych systemów kadrowych obejmują też ewidencję czasu pracy czy obsługę wniosków urlopowych. Każdy pracodawca powinien więc dobrze zastanowić się nad wyborem oprogramowania i postawić na to, które będzie najlepiej dopasowane do potrzeb jego firmy.
Lista płac – wzór do pobrania
Jeśli zastanawiasz się, jak krok po kroku wyliczyć wynagrodzenia pracowników, zaopatrz się w dobry program księgowy. Pozwoli Ci on zautomatyzować pracę i uniknąć niepotrzebnych błędów. Dodatkową pomocą może okazać się przykładowa lista płac, której wzór znajdziesz poniżej:
| Nazwa firmy | Numer listy płac | |
| Data sporządzenia listy | ||
| Okres wynagrodzenia | ||
| Data wypłaty wynagrodzenia | ||
| Imię i nazwisko pracownika | Ew. zwolnienie przychodów z podatku dochodowego | |
| Składniki wynagrodzenia | Kwota | |
| 1. | Wynagrodzenie zasadnicze | |
| 2. | Opcjonalne składniki zmienne pensji | |
| 3. | Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub usprawiedliwionej nieobecności | |
| 4. | Zasiłki (np. chorobowy, opiekuńczy itd.) | |
| 5. | Inne świadczenia oskładkowane, ale niepodlegające opodatkowaniu | |
| 6. | Dochód od początku roku | |
| Ubezpieczenia społeczne | Kwota | |
| 7. | Podstawa wymiaru składek społecznych | |
| 8. | Kwota ubezpieczenia emerytalnego | |
| 9. | Kwota ubezpieczenia rentowego | |
| 10. | Kwota ubezpieczenia chorobowego | |
| 11. | Kwota ubezpieczenia wypadkowego | |
| 12. | Kwota na Fundusz Pracy | |
| 13. | Suma składek na ubezpieczenie | |
| Ubezpieczenie zdrowotne | Kwota | |
| 14. | Podstawa wymiaru składek zdrowotnych | |
| 15. | Kwota składek na ubezpieczenie | |
| Zaliczka na podatek dochodowy | Kwota | |
| 16. | Podstawa naliczania podatku | |
| 17. | Kwota zmniejszająca zaliczkę | |
| 18. | Koszty uzyskania przychodu | |
| 19. | Pobrana zaliczka na podatek dochodowy | |
| Potrącenia | Kwota | |
| 20. | Potrącenia przymusowe | |
| 21. | Potrącenia dobrowolne | |
| Wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych | Kwota | |
| 22. | Wpłaty finansowane przez pracodawcę | |
| 23. | Wpłaty finansowane przez pracownika | |
| Wynagrodzenie netto | Kwota | |
Jak obliczyć listę płac krok po kroku? Podsumowanie
Listy płac to znaczące ułatwienie dla każdego pracodawcy. Jeśli prowadzisz własną firmę, koniecznie zaopatrz się więc w odpowiednie oprogramowanie, które usprawni proces prowadzenia takiej dokumentacji w Twoim przedsiębiorstwie. Jeżeli jesteś natomiast pracownikiem i zastanawiasz się, skąd biorą się różnice między kwotą brutto i netto Twojego wynagrodzenia, sprawdź, jak czytać paski płacowe, i dowiedz się więcej o poszczególnych składnikach swojej pensji!
