Zuzanna Piechowicz: Dlaczego zajęłyście się wirtualną asystą?
Agnieszka Wolf-Grasza: Głównym powodem była chęć pracy zdalnej. Praca na etacie i wychowywanie córki w wieku przedszkolnym sprawiało, że często liczba godzin “na opiece” była większa od tej spędzonej w pracy. Chciałam pracować z domu, aby móc elastycznie dobierać grafik pod potrzeby mojej rodziny. Ponadto wirtualna asysta to nieustanny rozwój. Zaczynałyśmy naszą przygodę, wykonując proste prace biurowe, a ciągła edukacja doprowadziła nas do prowadzenia marketingu w mediach społecznościowych. Nie wiemy również, dokąd zaprowadzi nas kolejny rok i to jest wspaniałe. Podążając za nowinkami technologii, nie ograniczamy naszych możliwości. Co więcej, wirtualna asysta nie ogranicza nas do pracy lokalnej, a nawet krajowej – znajomość języka angielskiego otworzyła nam drzwi do współpracy z klientami spoza Polski.
ZP: Co wam daje ta praca? Jakie są plusy?
AWG: Nie zawsze jest kolorowo, nie zawsze jest też łatwo pracować z domu. Z ręką na sercu jednak jesteśmy w stanie powiedzieć, że w kwestii wirtualnej asysty przeważają pozytywy. Przede wszystkim praca zdalna, o której wspominałam wcześniej. Oszczędność czasu i paliwa na dojazdach do miejsca pracy, elastyczny grafik, który same sobie układamy. Możliwość dnia wolnego w środku tygodnia, bez wcześniejszego ustalania tego z szefem_szefową. Kiedy dziecko się rozchoruje, nie musimy brać zwolnienia lekarskiego, mamy możliwość spożycia ciepłego posiłku w ciągu dnia. Krótko mówiąc, wszystkie benefity związane z pracą zdalną. Ciągły rozwój: same wybieramy ścieżkę kariery, uczymy się tego, czego chcemy i tego, co lubimy – co jest oczywiście zgodne z potrzebami rynku. Dowiedziałyśmy się, że nauka to nie tylko szkolne kartkówki, ale też zdobywanie wiedzy z zakresu, który jest poniekąd naszą pasją. Większy rozwój to większe pieniądze, a także większe zaufanie klientów do naszej pracy. Dużą rolę odgrywa też satysfakcja – kiedy ciężka praca i długie godziny nad projektem skutkują sukcesem, a na deser usłyszymy, że wykonałyśmy kawał dobrej roboty, na naszych twarzach pojawia się większy uśmiech niż w dniu wypłaty. Budowałyśmy Wirtuallnie od zera, więc fakt, że pniemy się w górę i nie spoczywamy na laurach, wypełnia nasze serca dumą. Poznawanie ludzi różnych branż. Poszerzamy nasze horyzonty, zarówno w kwestii wymiany poglądów, jak i różnych spojrzeń na świat, różnych ludzi, którzy mają inne doświadczenia życiowe, a także poznajemy wiele branż od podszewki. Praca z ludźmi z różnych branż uczy nas tego, jak dany zawód wygląda od wewnątrz, a wykonując research dla klienta, same zdobywamy wiedzę z niezliczonych obszarów świata, rynku, czy życia codziennego. No i na koniec. Możliwość wybierania klientów, z którymi chcemy pracować. Nie zawsze tak było, wiele razy gryzłyśmy się w języki i wykonywałyśmy zadania za zbyt niskie pieniądze dla osób, z którymi ewidentnie nie nadawałyśmy na tych samych falach – bo trzeba było spiąć budżet. Z czasem wiedziałyśmy, że jeśli klient nie jest dla nas, a my dla niego, wycofujemy się.
ZP: Czyli są też minusy?
Natalia Wojkowska: Wszystko ma swoje minusy, nawet plusy w pracy wirtualnej asystentki mogą się stać minusami. Zależy jak na to spojrzeć. Jak dla mnie praca z domu jest niesamowicie wygodna, daje niezależność. Jednak dla osoby mojego pokroju, która uwielbia kontakt z ludźmi, bywa ciężka. I właśnie brak możliwości przebywania wśród ludzi jest dla mnie największym minusem. Ważne jednak jest, by minusom, czy też wadom się nie podporządkowywać tylko zaradzać. Dlatego też zaczęłyśmy współpracować z lokalnymi klientami, których odwiedzamy w ich miejscach pracy, a nie tylko rozmawiamy na kamerkach. Innym minusem, który dotyczy wszystkich prac wykonywanych zdalnie, jest fakt, że pomimo XXI wieku nie wszyscy pracowanie z domu postrzegają za pracę. Szczególnie jest to uciążliwe, gdy najbliższe otoczenie tego nie rozumie i żyje przekonaniem, że skoro i tak “siedzisz w domu” to możesz zrobić to, to i tamto. Myślę, że wiele osób pracujących zdalnie musi mierzyć się z nastawieniem innych, że praca z domu jest mniej ważna.
ZP: Jak ustaliłyście stawkę? Czym się kierowałyście?
NW: Na samym początku pracowałyśmy naprawdę za niewielkie pieniądze. Niestety mimo poszukiwania informacji dotyczących stawek wirtualnych asystentek, nie byłyśmy w stanie dobrze wyceniać naszej pracy. Tak, żeby nam się ta praca opłacała. Gdy zaczynałyśmy naszą przygodę z wirtualną asystą, zawsze stawiałyśmy klienta na pierwszym miejscu, kompletnie zapominając o tym, że pracujemy głównie dla nas samych, by mieć za co żyć. Początkowo zgubił nas również fakt, że nie do końca wierzyłyśmy w swoje umiejętności i podchodziłyśmy do tematu w sposób “że przecież znaczną część rzeczy, które robimy dla klientów, mogliby zrobić sobie sami’’. Dopiero z czasem zrozumiałyśmy, że może i mogliby usiąść i sami zająć się dokumentami, zrobić research, czy poprowadzić profile w mediach społecznościowych, jednak dawałyśmy im coś bardzo cennego, czyli oszczędność czasu. Gdy zrozumiałyśmy, jak wirtualne wsparcie jest istotne i potrzebne przedsiębiorcom zyskałyśmy pewność siebie w tym, co robimy i podniosłyśmy stawki. To nie było proste, jeszcze do niedawna rozliczałyśmy się godzinowo, ustalałyśmy stawkę godzinową i w zależności od przepracowanych godzin otrzymywałyśmy wypłatę. Jednak w naszej branży każdy klient oczekuje od nas czegoś innego, jedne zlecenia wymagają po prostu nakładu czasu, a inne naszych umiejętności, czy doświadczenia, dlatego uznałyśmy, że nie możemy sztywno trzymać się ustalonych cenników. Aktualnie podczas konsultacji z potencjalnym klientem, ustalamy zakres zadań, a następnie w zależności od zakresu i “trudności” zadań, ustalamy stawkę miesięczną. Ten system sprawdza nam się świetnie.
ZP: Jak określacie zakres zadań? Jak wygląda dogadywanie się z klientami?
AWG: Początek współpracy w większości przypadków dzieli się na etapy. Pierwsze spotkanie z klientem odbywa się poprzez platformę Zoom, Google Meets lub stacjonarnie, jeśli klient jest z okolic województwa opolskiego. Podczas spotkania poznajemy potrzeby klienta, z kolei klient zakres naszych usług. Po takiej wstępnej konsultacji, jeśli zdecydujemy się rozpocząć współpracę, podsyłamy klientom brief: dokument, w którym zawarte są wszystkie pytania podsumowujące ustalony wcześniej zakres usług. Inny rodzaj briefu dostaje klient zainteresowany wsparciem asystenckim, a inny, kiedy mówimy o strategiach marketingowych w mediach społecznościowych. Jednym z kluczowych elementów na samym początku współpracy jest ustalenie kanału komunikacji. W tej kwestii jesteśmy dość elastyczne, korzystamy zarówno z maila, jak i komunikatorów typu Whatsapp, Slack, czy też kontakt bezpośrednio telefoniczny. Jest to ważne, ponieważ w niektórych współpracach zakres obowiązku jest zależny od spraw bieżących, a zadania zlecane są na bieżąco. Nierzadko też prowadzimy spotkania okresowe, cotygodniowe, comiesięczne, na których zdajemy raport, planujemy dalsze kroki, ewentualnie wymieniamy się spostrzeżeniami wraz z klientem.
ZP: Czy to sfeminizowany zawód? Rzadko słyszy się o wirtualnym asystencie?
NW: Myślę, że sam zawód asystentki jest sfeminizowany, nieistotne czy pracę wykonuje się zdalnie, czy też stacjonarnie. Asystowanie od razu kojarzy się z kobietą, rzadko kiedy na myśl przychodzi mężczyzna w roli asystenta. Bez wątpienia są to skutki patriarchatu i dawnej hierarchii, gdzie to kobieta była idealną osobą do asystowania mężczyźnie. Jednak przejdę już do sedna. Na pewno w branży wirtualnej asysty jest o wiele więcej kobiet, jednak nie jest to świat, który zamyka się na mężczyzn i jak najbardziej można spotkać wirtualnych asystentów, nawet z jednym miałyśmy przyjemność współpracować. Dlaczego mężczyzn zajmujących się wirtualną asystą nie widać za wielu? Wydaje mi się, że powodem jest fakt, iż wirtualna asysta to bardzo ogólne pojęcie, pod którym kryje się sporo przeróżnych umiejętności. Coraz więcej wirtualnych asystentek i asystentów specjalizuje się w konkretnych dziedzinach i nie usłyszymy o nich, jako o wirtualnych asystentach, czy asystentkach, a np. jako o specjalistach od WordPressu, social mediów, czy innych tematów.
ZP: Jakie dałybyście rady dla początkujących? Jak zacząć?
AWG: Zebralyśmy kilka złotych rad, które chciałybyśmy, by ktoś nam zdradził przed rozpoczęciem pracy jako wirtualne asystentki.
- Uwierzyć w swoje możliwości. Być może brzmi to nieco oklepanie, jednak świadomość swoich umiejętności rozwiązuje problem zbyt niskiej stawki. A nie oszukujmy się, pieniądze są ważne, równie ważne, co satysfakcja z pracy, jednak satysfakcją nie opłacimy rachunków. Mając natomiast przeświadczenie, że nasza praca nie jest do końca ważna, wiele wirtualnych asystentek ma tendencję do proponowania niskich stawek, co przyczynia się do tego, że pracują długie godziny, by wiązać koniec z końcem. Co z kolei może skutkować wypaleniem zawodowym.
- Jasno i wyraźnie wytłumaczyć współmieszkańcom, że praca z domu to również praca. Określić jasno, że teraz nie jestem dostępna_dostępny na wykonywanie obowiązków domowych, ponieważ czekają obowiązki zawodowe.
- Przeprowadzić dokładny research rynku, sprawdzić, które umiejętności są aktualnie najbardziej chodliwe, które możemy i umiemy wykonać teraz, a które należy jeszcze podszkolić.
- Ustalić zasady z klientami i się ich trzymać. Nie naginać swoich granic, nie pracować w nocy, jeśli tego nie lubimy, tylko dlatego, że klient zlecił nam coś na cito, mimo że nie mieliśmy tego w umowie.
- Bardzo ważne jest, by przygotować sobie dobrą ofertę, najlepiej wraz z portfolio (jeśli nie mamy, można zrobić swoje do szuflady), ponieważ gdy pojawi się interesujące dla nas ogłoszenie, warto mieć coś, co można już na ten moment wysłać klientowi, nim zrobi to konkurencja. Warto też mieć w zanadrzu pakiet umów, brief wraz z onboardingiem dla klienta, który jasno określi zasady współpracy oraz wprowadzi klienta w twój tryb współpracy, dając tym samym poczucie, że wykonujesz profesjonalnie swoją pracę i jesteś przygotowany_a na klienta.
- Nie łapać się zleceń na ilość, szczególnie wtedy, kiedy nie jesteśmy pewni swoich umiejętności. Łatwo się spalić na rynku, oddając projekt, który nie jest wykonany dobrze.
- Jeśli nie mamy pieniędzy na marketing, naszą walutą jest czas. Profile w mediach społecznościowych, zasięgi organiczne i budowanie swojej marki osobistej wraz z relacją z odbiorcami nie kosztuje nas nic poza czasem.
- Wyjść do klientów. Wysyłać zapytania o możliwość wysłania oferty, rozejrzeć się lokalnie, wśród znajomych, rodziny, okolicznych przedsiębiorców. W najgorszym przypadku nam odmówią, a kto nie próbuje, ten nie pije szampana.
- Sięgać po rady osób doświadczonych. Konsultacje z wirtualnymi asystentkami są o wiele bardziej wartościowe niż kursy – te warto kupować już z konkretnej specjalizacji, kursy WA są zbiorem ogólnej wiedzy, ale nie ma w nich konkretów, co do specjalizacji. Konsultacja, która trwa godzinę lub dwie przyniesie więcej wiedzy, która będzie dostosowana do naszych potrzeb, a po niej łatwiej wybrać drogę specjalizacji, którą chcemy wybrać – a warto, ponieważ na ten moment najbardziej chodliwe są umiejętności techniczne.
- Nie warto działać bez strategii. Takie działanie jest krótko terminowe, jednak nie zapewnia ustatkowania się i płynności finansowej, warto określić sobie jasne realne cele i kroki, które musimy wykonać, by te cele osiągnąć.
- Dobra księgowa to skarb, doradca podatkowy to skarb. Warto zasięgnąć rad osób doświadczonych w tych kwestiach, którzy pomogą Ci przebrnąć przez papierologię, wesprą w zakresie rozliczenia.
- Dla osób starających się o dotację – nie potrzebujesz sprzętu za miliony. Większość klientów korzysta z podstawowych programów, jeśli nie wybrałeś_aś specjalizacji, dysk Google i praca na dokumentach Google jest na początku w pełni wystarczająca.
ZP: Gdzie szukać zleceń? Skąd macie klientów?
NW: Na samym początku, gdy stawiałyśmy w branży wirtualnej asysty pierwsze kroki, zleceń szukałyśmy poprzez platformę Useme. Oczywiście logowałyśmy się na innych portalach w poszukiwaniu współprac, jednak najwięcej klientów zdobywałyśmy dzięki Useme. Na początek jest to świetna opcja, gdyż strona umożliwia wystawienie faktury, co nam bardzo pomagało z racji tego, że nie miałyśmy jeszcze zarejestrowanej działalności. Z czasem dodałyśmy się również do różnych grup dla wirtualnych asystentek, copywriterów i specjalistów od mediów społecznościowych na Facebooku. Bardzo dużo osób potrzebowało wsparcia wirtualnej asystentki, dlatego ogłoszeń tam nie brakowało i w dalszym ciągu nie brakuje. Dlatego też, w tym momencie korzystamy jedynie z grup facebookowych w celu pozyskiwania klientów bądź zainteresowane współpracą osoby same się do nas zgłaszają.
ZP: Dlaczego zdecydowałyście się działać we dwie?
NW: Poznałyśmy się na studiach i od razu załapałyśmy wspólny język, dostrzegłyśmy to, że bardzo się różnimy, ale w tym wszystkim jest coś, co nas łączy. Mamy podobne zdanie na wiele tematów, jesteśmy tak samo otwarte, tolerancyjne, ambitne i przede wszystkim lojalne, dlatego też wiedziałyśmy, że możemy zaufać sobie na tyle, by razem stworzyć coś, co da nam wolność finansową. Ponadto okazało się, że nasze różnice świetnie się dopełniają, dzięki czemu we dwie możemy naszym klientom zaoferować więcej, lepszej jakości usług. Myślę, że ważne jest również to, że od samego początku naszym celem nie był jedynie dochodowy biznes, ale robienie w życiu czegoś, co się lubi, co da nam satysfakcję i doszłyśmy do wniosku, że przy naszych charakterach na pewno najprzyjemniej nie pracowałoby się w pojedynkę. Zdecydowanie preferujemy duet, nikomu nie będzie zależeć tak na rozwoju firmy, jak komuś z kim ją prowadzisz, razem cieszymy się z sukcesów i wspólnie opłakujemy porażki. Nawzajem również ciągniemy się w górę i myślę, że gdybyśmy nie miały siebie nawzajem, nie doszłybyśmy do miejsca, w którym jesteśmy.
Mogę powiedzieć z czystym sumieniem, że rozpoczęcie biznesu we dwie było najlepszą decyzję i właśnie, jeśli kiedyś osiągniemy sukces, na jaki pracujemy, to głównie dlatego, że połączyłyśmy siły.
