Jak zmieniło się nasze podejście do spotkań online?

22.07.22
clock 6 min.
Patrycja Polaczuk-Rutkowska
W ciągu ostatniego roku, gdy nadal wiele osób pracowało zdalnie, dużo zmieniło się w naszym podejściu do wirtualnych zebrań i rozmów. Z ogólnodostępnych badań wynika, że do spotkań w trybie online zaczynamy się bardziej przygotowywać – niemal tak, jak do bezpośredniego spotkania face to face. Traktujemy je również znacznie poważniej niż wcześniej.

Słyszeć kogoś, a słuchać go uważnie to dwie różne sytuacje. Oczywiście poziom skupienia w trakcie spotkań online może być inny niż tych w realu. Inaczej też zachowujemy się podczas pracy zdalnej, kiedy jesteśmy tylko my oraz nasz komputer, a cała reszta pozostaje w sferze wirtualnej. Kto nie sprawdzał skrzynki mailowej w czasie firmowego zebrania, niech pierwszy rzuci kamieniem.

O skupienie się na rozmówcy w wirtualnej rzeczywistości jest niekiedy bardzo trudno. Tym bardziej, jeśli słyszymy w tle niezidentyfikowane hałasy, nasz rozmówca nie patrzy w kamerkę albo ma ją wyłączoną lub też odbiera telefon podczas spotkania.

Przepraszam, coś mi nie działa

  • „Kolejny raz nie wiem, jak uruchomić kamerkę…”
  • „Gdzie są moje słuchawki? One też nie działają?!”
  • „Zaraz rozładuje mi się komputer – wybaczcie, ale muszę poszukać ładowarki”

Znasz podobne sytuacje? A gotowanie w trakcie spotkania albo prasowanie przy wyłączonej kamerce, gdy spotkanie się przedłuża? Trzy lata temu pracownicy biur i wszyscy ci, którzy pracują zespołowo, stanęli przed koniecznością przejścia na home office i zorganizowania na nowo komunikacji. Rozpoczęła się wirtualna rewolucja, która przeniosła wiele naszych obowiązków oraz kluczowych zadań, w tym wszelkie zebrania, tzw. one-to-one, rekrutacje czy procesy onboardingu właśnie do internetu. Pracując zdalnie, musieliśmy nauczyć się funkcjonowania w tej nowej rzeczywistości i jak pokazują badania, idzie nam to coraz lepiej.

Elegancko na rozmowę, ale tylko do połowy…

Początki jednak do najłatwiejszych nie należały. W mediach społecznościowych krążyły memy i historie o tym, jak na home office uczestnicy porannego spotkania dosypiają, ćwiczą jogę albo przygotowują śniadanie, podczas gdy w tle, przy wyłączonych (zazwyczaj) kamerkach, trwa firmowy meeting. Na pewno znasz też sytuacje, gdy ktoś ubrał się elegancko na ważną rozmowę online, ale tylko do połowy, o czym niestety zapomniał, gdy musiał zamknąć drzwi albo okno. Zdarzało się też, że pracownicy na home office udostępniali ekran, na którym były zdjęcia z wakacji, a w zakładkach różne strony, przeglądane w prywatnym zazwyczaj czasie.

Na szczęście potrafimy uczyć się na błędach – zarówno własnych, jak i cudzych, bo takich sytuacji jest zdecydowanie coraz mniej lub też pozostają głównie w świecie pandemicznych memów.

Na co zwracamy uwagę podczas spotkań online?

Według najświeższych badań przeprowadzonych przez platformę ClickMeeting:

  • 53% pytanych osób jest zdania, że przez ostatni rok, zachowanie uczestników spotkań online uległo poprawie,
  • 69% Polaków deklaruje, że podczas spotkań wycisza telefony i inne urządzenia elektroniczne.

Jak się okazuje, coraz częściej zwracamy uwagę na to, żeby prowadzić rozmowy przy zamkniętych drzwiach i z naładowanym sprzętem, a telefony wyciszamy tak, jak robiliśmy to wcześniej na spotkaniach w realu.

Co jeszcze przeszkadza nam w trakcie spotkań online? Między innymi brak przygotowania ze strony uczestników, które często przejawia się w tym, że osoba prowadząca szuka dokumentów lub prezentacji w jego trakcie lub nerwowo rozgląda się za ładowarką do laptopa. Kolejnym rozpraszaczem mogą być osoby postronne, które wchodzą do pokoju prowadzącego lub uczestnika albo rozmowy słyszane w tle. Przeszkadza nam także to, co znajduje się za plecami członków zespołu, brak odpowiedniego oświetlenia lub też niedziałająca kamerka.

Jak podaje platforma ClickMeeting:

  • 70% ankietowanych potwierdziło, że przygotowuje przed każdym spotkaniem niezbędne dokumenty,
  • 60% respondentów upewnia się przed spotkaniem, czy ich sprzęt elektroniczny jest sprawny.

Zasady savoir vivre w świecie wirtualnych spotkań, czyli co mówi netykieta

Jak wynika z przeprowadzonej w ubiegłym roku ankiecie, niemal 53% badanych uważało, że dostrzega potrzebę wprowadzenia jasnych zasad etykiety. Według prawie 29% pytanych uczestnicy spotkań online częściej zapominali o dobrych manierach, niż w trakcie spotkań offline.

Z pewnością pomocne jest przypomnienie najważniejszych zasad obowiązujących w trakcie spotkań wysyłane do pracowników tuż przed zebraniem, takich jak:

  • konieczność włączenia kamerki internetowej;
  • wyłączenie przez uczestników mikrofonów – chyba że w trakcie spotkania chcemy zabrać głos (eliminuje to szumy i hałasy);
  • konieczność wcześniejszego przygotowania niezbędnych dokumentów;
  • naładowanie sprzętu elektronicznego.

Takie i podobne informacje (jak te, dotyczące dress code) są bardzo pomocne, ponieważ każde spotkanie może wyglądać inaczej – mniej lub bardziej oficjalne. Ważne więc, żeby uczestnicy wiedzieli, na co powinni się przygotować.

Pamiętajmy i przypominajmy także o punktualności, która jest równie ważna w przypadku spotkań na żywo, jak i w świecie wirtualnym. Potwierdzają to m.in. wyniki wspomnianego już wcześniej badania.

Aż 85% pytanych uważa, że punktualność jest niezwykle istotna w trakcie spotkań online.

Nie zaszkodzi też pamiętać o sprawdzeniu, co aktualnie mamy na tapecie i jakie strony przeglądamy w internecie. Niech to pozostanie tylko naszą sprawą.

Z kolei 66% ankietowanych potwierdziło, że zanim udostępni swój ekran, sprawdza, jakie ma otwarte okna w przeglądarce i widoczne pliki na komputerze.

Rozmowa rekrutacyjne online

A jeśli już o formalnych spotkaniach mowa, to rekrutacje prowadzone online to już praktycznie norma. Niekiedy dzieje się tak, że pierwsze etapy odbywają się zdalnie, a te ostatnie – decydujące – już w siedzibie firmy. Coraz częściej jednak cały proces ma miejsce tylko i wyłącznie w trybie zdalnym.

I tak jak w przypadku spotkań służbowych, rozmowy kwalifikacyjne rządzą się konkretnymi zasadami, o których lepiej pamiętać:

  • sprawdzamy sprzęt: komputer, słuchawki, mikrofon, łącze internetowe;
  • dbamy o ubiór – wybieramy taki strój, w jakim stawilibyśmy się na spotkanie bezpośrednie;
  • dbamy o naszą przestrzeń (można skorzystać np. z funkcji blur, która rozmywa nasze tło)
    bądźmy punktualni.

Technologia odpowiada na nasze oczekiwania

Część z nas nie odczuwa różnicy w prowadzonych w firmie spotkaniach, bo zespoły mogły jeszcze przed pandemią bardzo często uczestniczyć w tzw. callach z klientami. Jedną z takich branż jest IT. Niekiedy widać jednak zmianę, gdy mowa o możliwościach technicznych. Rozpowszechnienie pracy zdalnej wpłynęło na większy wybór aplikacji do prowadzenia spotkań online – obecnie można korzystać z lepszych narzędzi pozwalających na tworzenie zespołów roboczych, udostępnianie dokumentów czy zdalną, zespołową pracę nad jednym plikiem.

Technologia jest jeszcze bardziej obecna w naszej zawodowej codzienności i w znacznym stopniu ułatwia nam pracę zdalną oraz prowadzenie spotkań online. Pozostaje nam zatem aktywne słuchanie oraz zachowywanie się w taki sposób, aby okazywać szacunek naszemu rozmówcy lub prowadzącemu spotkanie. Zupełnie tak samo, jak miałoby to miejsce w realu.

Źródła: