Jak zarządzać czasem, by efektywnie pracować?
Efektywne zarządzanie czasem to klucz do dobrej pracy. Czujesz, że nie osiągasz zamierzonych celów? Być może do Twojego dnia wkradają się nieplanowane działania, przez które rzeczy do zrobienia są odsuwane na dalszy plan. Jeśli mierzysz się z problemem złego zarządzania czasem, spróbuj wdrożyć do swojej codzienności proste sposoby, które zapewnią lepszą organizację pracy.
Dowiedz się, na co tracisz czas – analiza dnia
Pierwszym krokiem do poprawy sytuacji jest analiza dnia. Na pierwszy rzut oka wydaje Ci się, że planowanie to Twoja mocna strona, a zorganizowanie jest cechą, która wyróżnia Cię w miejscu pracy?
Zastanów się, czy mimo wszystko w ciągu dnia nie poświęcasz czasu na rzeczy, które prowadzą do obniżenia produktywności. Odpoczynek jest ważny, jednak być może lepiej zrobić sobie jedną dłuższą przerwę i przejść się na spacer, niż w ciągu dnia w biurze co godzinę pić kawę ze współpracownikami i co kilkanaście minut sięgać po telefon w celu przejrzenia mediów społecznościowych.
Analizę najlepiej przeprowadzić, spisując harmonogram dnia w pracy. Zapisuj w nim wszystkie czynności – w tym te niezwiązane bezpośrednio z realizacją zadań – które wykonujesz normalnie. Na tej podstawie ustal, które z nich lepiej byłoby wyeliminować. Nie musisz od razu rezygnować ze wszystkich – równie dobre efekty przyniesie metoda małych kroków.
Ustal swoje priorytety
Tworzenie harmonogramu dnia nie jest możliwe bez ustalenia priorytetów. Człowiek nie jest w stanie się rozdwoić, a ciągłe odciąganie od realizowanego zadania sprawia, że pracownik traci czas na powtórne wdrożenie się w pracę. Jeśli swój dzień oprzesz o jasny harmonogram, skupisz się na tym, co aktualnie najważniejsze, a do kolejnych spraw wrócisz innego dnia.
Ustalenie priorytetów możesz przeprowadzić według macierzy Eisenhowera. Metoda polega na podzieleniu zadań na takie, które:
- trzeba wykonać w pierwszej kolejności,
- można odłożyć na później,
- da się oddelegować,
- nadają się do porzucenia.
W ten sposób odróżnisz działania pilne, które wymagają Twojej natychmiastowej aktywności, od spraw ważnych, które nie muszą być wykonane od razu, ale są bardzo istotne pod kątem celów długoterminowych, a także ustalisz, jakie sprawy są na tyle nieistotne, że nie musisz się nimi zajmować w ogóle.
Przyjmij cele i weryfikuj ich osiągnięcie
Jeśli chcesz osiągać wyznaczone cele, musisz je na bieżąco monitorować. W tym celu regularnie analizuj, jaką część zadań udało się już wykonać i dostosowuj do tego swoje działania. Pomocne będzie spisywanie założeń i dodawanie do nich na bieżąco notatek. W ten sposób stworzysz mapę realizacji celu. Dzięki temu na koniec będziesz w stanie ustalić, czy udało się go osiągnąć i sprawdzisz, które aspekty można by poprawić w przyszłości.
Stwórz harmonogram dnia – ustal limity czasowe dla każdego zadania
Organizacja pracy nie kończy się na ustaleniu priorytetów. Tworzenie harmonogramu dnia trzeba uzupełnić o określenie ram czasowych dla poszczególnych działań. W ten sposób zyskasz motywację do zaangażowania.
W planie uwzględnij przerwy i margines na przesunięcia, jednak co do zasady nie przekraczaj wyznaczonych ram. Ustalanie limitów czasowych dla każdego zadania wzmacnia samodyscyplinę i eliminuje tracenie czasu na niepotrzebne działania.
Grupuj podobne zadania
Lepsza organizacja czasu pracy jest możliwa również dzięki grupowaniu zadań. Jeśli uda Ci się ustalić podobne sprawy, być może część z nich będziesz w stanie wykonać w tym samym momencie. Dodatkowo łatwiej będzie Ci się na nich skupić. Grupowanie możesz przeprowadzić na podstawie ustalonego harmonogramu. Dzięki wypisaniu zadań na dany dzień łatwiej dostrzeżesz podobieństwa i wpadniesz na sposoby, które skrócą czas ich realizacji.
Nie bądź wielozadaniowy
Myślisz, że pracodawca wymaga od Ciebie wielozadaniowości? Takie podejście zdarza się w dzisiejszych korporacjach, ale na szczęście świadomość co do jego szkodliwości sukcesywnie się zwiększa. Wielozadaniowość najczęściej równa się z tym, że wykonując wiele zadań, na żadnym nie skupiasz się w dostatecznym stopniu. W ten sposób obniża się jakość Twojej pracy, a części spraw w ogóle nie udaje się załatwić.
Zastanawiasz się, jak skutecznie zarządzać czasem? Wyższą produktywność osiągniesz, gdy skupisz się na jednym zadaniu i zrealizujesz je dokładnie. Skacząc z jednej sprawy do drugiej, rozpraszasz się i w dalszym etapie tracisz czas i energię na przypomnienie sobie, o co w nim chodziło.
Bądź asertywny – naucz się odmawiać
Przygotowałeś harmonogram i ustaliłeś ważne zadania na dany dzień? Jeśli chcesz dobrze zarządzać czasem, musisz się tego trzymać.
Naucz się odmawiać. Jeśli szef albo współpracownik przyjdzie do Ciebie z prośbą o wykonanie dodatkowych rzeczy, a Ty wiesz, że nie da się ich pogodzić z innymi priorytetami, poinformuj o tym. W takiej sytuacji zespół powinien wspólnie zastanowić się, jak poradzić sobie z zaistniałą sytuacją. Przydatne może się wtedy okazać delegowanie zadań.
Rób regularne przerwy – zregeneruj siły
Praca jest bardzo ważna, jednak w efektywnym zarządzaniu czasem nie mniej ważny jest czas na odpoczynek. Aby zachować produktywność, musisz regenerować siły.
W harmonogramie dnia zaplanuj czas na przerwy i się ich trzymaj. W czasie pracy przynajmniej raz powinieneś być w stanie uwolnić się od zadań na dłużej. Nie trać czasu z przerwy na przeglądanie social mediów. Zamiast tego zadbaj o swój kręgosłup – jeśli masz taką możliwość, przejdź się na spacer albo zrób szybką serię ćwiczeń rozciągających. Pamiętaj też o tym, aby zjeść pełnowartościowy posiłek i pić odpowiednią ilość wody.
Odkryj swój sposób na rozładowanie stresu
Stres w pracy czasami dotyka każdego. Możesz być odporny na presję, ale nawet w takim wypadku prędzej czy później możesz poczuć się przytłoczony. Z tego powodu, aby lepiej realizować swoje zadania, ustal swoje sposoby na rozładowanie stresu.
W trudnych sytuacjach wracaj do nich i nie traktuj tego czasu jako zmarnowany. Zdecydowanie lepiej poświęcić chwilę na uspokojenie i zdystansowanie, niż do końca dnia pracować „za karę” i myśleć tylko o powrocie do domu.
Zorganizuj swoje miejsce pracy – pozbądź się niepotrzebnych bodźców
W efektywnym zarządzaniu pracy może pomóc także przeorganizowanie swojego miejsca pracy. Postaraj się oczyścić przestrzeń i pozbyć wszystkich rzeczy, które dają niepotrzebne bodźce. Jeśli czujesz, że rozprasza Cię cokolwiek na Twoim biurku, schowaj to głęboko do szafy. Gdy widzisz, że bałagan w dokumentach się powiększa, a Ty nic nie możesz w nim znaleźć, zdecydowanie lepiej poświęcić czas na sprzątanie, niż pogłębiać swoją irytację.
W przypadku osób, które nie wyobrażają sobie życia bez telefonu, pomocne może się okazać okresowe wyłącznie tego typu sprzętu. Istnieją też specjalne aplikacje, które motywują do nieodblokowywania ekranu.
Produktywna praca wymaga dobrego zarządzania czasem. Wbrew pozorom to spore wyzwanie, niezależnie od stanowiska i branży. Korzystając z naszych metod zarządzania czasem, możesz szybciej osiągać wyznaczone cele i skrócić czas realizacji zadań. Dzięki temu oszczędzisz czas i łatwiej oddzielisz sferę zawodową od życia osobistego.
