Jak usprawnić swoją pracę?

30.03.22
clock 5 min.
Patrycja Polaczuk-Rutkowska
Czy istnieją jakieś magiczne i szybkie sposoby na optymalizację pracy? Co zrobić, żeby nasze działania były efektywniejsze, zwłaszcza w sytuacji powszechnego home office? Jeśli jesteś liderem, który większość czasu spędza poza firmowym biurem, albo Twój zespół funkcjonuje w trybie hybrydowym lub zdalnym, dowiedz się, jak usprawnić zawodową codzienność tak, aby efektywniej realizować bieżące zadania i kluczowe projekty.

Raporty pracownicze są prostym narzędziem, które może pomóc usprawnić pracę nie tylko menedżera, ale także jego pracowników. Mogą oni podsumować swoją tygodniową pracę, spojrzeć na działania z szerszej perspektywy, a także podzielić się swoją opinią i spostrzeżeniami z bezpośrednim szefem. Ich przełożony z kolei ma większą wiedzę na temat funkcjonowania zespołu, poziomu zaangażowania poszczególnych jego członków oraz może przewidzieć ewentualne kryzysy.

Przykładem takich raportów jest system 5–15 (ang. five–fifteen), które opracował amerykański przedsiębiorca i założyciel firmy Patagonia – Yvon Chouinard. Narzędzie to polega na sporządzaniu prostych podsumowań w ostatnim dniu tygodnia pracy. Przygotowanie raportu ma w założeniu trwać jedynie 15 minut i być sumą odpowiedzi na następujące (przykładowe) pytania:

  • Jak się czujesz?
  • Co idzie dobrze? Jakimi osiągnięciami możesz się pochwalić w tym tygodniu?
  • Jakie wyzwania stoją przed Tobą? A może gdzieś utknąłeś?
  • Jedna sugestia, w jaki sposób możesz poprawić funkcjonowanie zespołu lub organizacji?
  • Czy chcesz się jeszcze czymś podzielić?

Następnie menedżer poświęca 5 minut na przeczytanie każdego takiego raportu, co daje mu nie tylko informację o tym, jak przebiegają prace, ale również jakie są słabe i mocne punkty danego projektu, gdzie potrzebny jest dodatkowy nakład energii lub w którym obszarze pojawia się potrzeba większego wsparcia.

Jest to narzędzie nie tylko do raportowania bieżących projektów i zadań, ale również daje zarówno szerszą perspektywę funkcjonowania firmy, jak i punkt widzenia każdego pracownika z osobna.

Korzyści z systematycznego raportowania

Przede wszystkim członkowie zespołu mają możliwość wyrażania własnej opinii, informowania o potrzebach (np. dotyczących rozwoju lub wsparcia) i dzielenia się z przełożonym indywidualnym punktem widzenia. Ponadto takie tygodniowe podsumowania pozwalają na uporządkowanie bieżących spraw, zdecydowanie o priorytetach i uczą systematyczności. Z pewnością mają także pozytywny wpływ na wewnętrzną komunikację i lepszy przepływ informacji.

Efektywność w pracy

Narzędzie 5–15 jest tylko jedną z kilku propozycji na zwiększenie wydajności pracowników. Co ważne, nie chodzi o to, żeby pracować jeszcze ciężej, ale żeby pracować skuteczniej i w pełni wykorzystywać czas przeznaczony na pracę.

Dzięki takiemu podejściu można:

  • zmniejszyć stres, spowodowany uczuciem wiecznego zabiegania,
  • skuteczniej realizować zadania, bez konieczności poświęcenia na nie dodatkowych godzin,
  • poprawić relacje w zespole – kiedy pracownicy widzą realne efekty swoich działań, czują większe zaangażowanie i motywację,
  • zmniejszyć uczucie zmęczenia.

Co możesz więc zrobić, żeby zwiększyć produktywność – zarówno własną, jak i całego zespołu?

Poniżej znajdziesz wskazówki, które mogą Ci pomóc oprzeć się natłokowi informacji i skoncentrować się na priorytetach:

WSKAZÓWKA I:

Jeśli pracujesz nad czymś, co wymaga Twojego skupienia, wyłącz wszelkie powiadomienia (na telefonie i komputerze): zamknij pocztę, wycisz telefon, zaznacz na komunikatorze, że jesteś zajęty i postaraj się pracować w sposób nieprzerwany, np. przez pół godziny lub godzinę.

WSKAZÓWKA II:

Jednym ze sposobów na to, żeby uciec od spraw bieżących i znaleźć czas na pracę koncepcyjną, jest ustawienie w kalendarzu cotygodniowych spotkań z samym sobą; jest to dobry sposób w momencie, gdy codzienne obowiązki nie pozwalają nam zająć się tematami naprawdę istotnymi, takimi jak np. obmyślenie strategii na kolejny rok, opracowanie planów lub przygotowanie firmowej prezentacji.

WSKAZÓWKA III:

Niektóre aplikacje, takie jak Asana, pomagają zaplanować pracę zespołu, przypisać konkretne działania do poszczególnych osób i monitorować postępy. Dzięki temu każdy z pracowników wie, jakie są jego obowiązki, na jakim etapie są poszczególne projekty i kto odpowiada za konkretny obszar (więcej na temat tego, jak planować swoją pracę i… nie zwariować, znajdziesz TUTAJ).

WSKAZÓWKA IV:

O ile raporty 5–15 przygotowuje się na koniec tygodnia, warto spotykać się z zespołem na krótkich, lecz regularnych briefach (np. w poniedziałki rano), po to, aby ustalić zadania na cały tydzień; dzięki temu każdy wie, co ma robić, a tydzień pracy jest bardziej przewidywalny.

WSKAZÓWKA V:

Wiele przydatnych informacji o tym, jak pracować bardziej efektywnie znajdziesz również np. w kultowej już książce „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” Davida Allena. Możesz też wypróbować aplikację Nozbe, która działa w oparciu o system GTD i pomaga realizować projekty oraz sprawnie delegować zadania.

WSKAZÓWKA VI:

Utrzymywanie porządku to w sumie podstawowa zasada gwarantująca naszą – nie tylko zawodową – efektywność. Jeśli nie chcesz za każdym razem tracić czasu na poszukiwanie ważnych dokumentów, to po prostu utrzymuj porządek na swoim biurku. Dotyczy to także służbowego komputera czy firmowego dysku.

Jeśli wciąż się wahasz i sceptycznie podchodzisz do zaprezentowanych rozwiązań, pomyśl o wdrożeniu ich choćby na próbny miesiąc. Po upływie testowego okresu sprawdź, co przyniosła ta zmiana i czy udało Ci się podnieść efektywność swojej pracy.

Źródła: