Jak planować swoją pracę i nie zwariować

03.08.21
clock 8 min.
Patrycja Polaczuk-Rutkowska
Jesteś ciągle w biegu – zawsze z milionem niezałatwionych spraw. Deadline goni deadline. Twój kalendarz jest zapełniony po brzegi. To z kolei powoduje stres, przez który masz problemy ze snem oraz migreny, nie jadasz regularnie i nie masz czasu dla najbliższych. Twierdzisz, że tak po prostu pracujesz i nie potrafisz tego zmienić. Na szczęście Twoje życie nie musi tak wyglądać, a skutecznego planowania można się nauczyć. W poniższym artykule przedstawiam proste sposoby na organizację i zarządzanie czasem pracy. Korzystaj – na zdrowie!

Agnieszka zaczynała karierę jako specjalistka ds. marketingu w dużej agencji reklamowej. Była sumiennym pracownikiem, nigdy nie spóźniała się z wykonaniem pracy, a jej menedżerka była bardzo zadowolona z efektów. Pod koniec roku Agnieszka usłyszała od przełożonej, że firma wygrała kolejny przetarg i to ona właśnie stanie na czele jednego z dwóch teamów, odpowiedzialnych za realizację projektu.

Awans wiązał się z nowymi obowiązkami, w tym zarządzaniem 4-osobowym zespołem. Nasza bohaterka wcześniej nie musiała planować swoich zadań z dużym wyprzedzeniem ani kierować pracą innych. Zawsze po prostu robiła to, co zostało jej powierzone. Nagle okazało się, że liczba obowiązków jest na tyle duża, że wcześniejszy sposób pracy po prostu się nie sprawdzał.

Agnieszka przychodząc do biura była zarzucana ogromem drobnych spraw, dyrektor oczekiwała sprawozdań z realizowanych działań, zaś jej skrzynka mailowa była notorycznie zapchana. Zaczęła tracić grunt pod nogami. Żeby uporać się z obowiązkami, codziennie przychodziła do biura pierwsza, a do spraw „na wczoraj” siadała dopiero późnym wieczorem, kiedy uporała się z milionem drobiazgów.

Po dwóch miesiącach takiej pracy, jej szefowa widząc narastający problem, zasugerowała jej udział w kursie zarządzania czasem. I to był strzał w dziesiątkę. Agnieszka poznała sposoby planowania i organizacji pracy własnej oraz zespołu. Nauczyła się kilku przydatnych technik, które znacząco podniosły efektywność jej codziennej pracy. W końcu poczuła, że ma kontrolę nad projektem i zespołem.

Dobra organizacja pracy to podstawa

Często słyszymy, że pracodawcy cenią w pracownikach umiejętność pracy nad kilkoma projektami jednocześnie. Z drugiej strony, w nawale bieżących zadań i projektów, ciężko o skuteczną podzielność uwagi. Niemal z każdego maila dowiadujesz się, że ma on wysoki priorytet, przełożeni oczekują, że realizowane przez Ciebie projekty będą wykonane przed czasem, a liczba firmowych spotkań przytłacza. Jak w tym wszystkim znaleźć jeszcze przestrzeń i energię na dbanie o siebie, swoje zdrowie i czas dla najbliższych?

A może nie wszystkie spotkania wymagają Twojej obecności, a maile uwagi? Nie popadaj w FOMO (ang. fear of missing out). Nie musisz zaglądać do telefonu co 5 minut i sprawdzać konta na LinkedIn co pół godziny. Czy aby na pewno nie możesz części swoich obowiązków delegować? To dotyczy również życia prywatnego.

Dobrze zaplanowany czas i przemyślany harmonogram dnia mogą uchronić nas przed frustracją, wynikającą z nadmiaru zadań, realizowaniem zobowiązań w ostatniej chwili oraz ciągłym poczuciem spóźnienia. To wszystko generuje stres, który z kolei wpływa na naszą efektywność.

Jak widzisz, planowanie pracy jest bardzo ważne i może być pomocne nie tylko w sytuacji, kiedy jesteś szefem/szefową. Umiejętność ta jest również pomocna w pracy zespołowej, zarówno kiedy prowadzisz własny biznes, jak i wtedy, gdy jesteś na etacie.

Nim zaczniesz planować

Aby móc efektywnie zarządzać swoją pracą w czasie, warto określić najpierw wszystkie zadania oraz nadać im odpowiednie priorytety. Pamiętaj, aby zawsze rozpoczynać dzień od spraw najważniejszych. Jeden z guru rozwoju osobistego i psychologii sukcesu – Brian Tracy – napisał książkę pt. „Zjedz tę żabę”, a tytułowa żaba to właśnie najtrudniejsze i najważniejsze jednocześnie zadanie, z którym należy się zmierzyć w pierwszej kolejności.

Jak skutecznie nadawać priorytety swoim obowiązkom? Można skorzystać z jednej z wielu służących temu metod. Możesz spróbować macierzy Eisenhowera, która pomaga rozdzielić zadania na 4 grupy. Potrzebujesz kartki papieru. Narysuj na niej spory kwadrat i podziel go na 4 równe części (czy wiesz, że odręczne pisanie stymuluje nasz mózg – rozwija kreatywność oraz pamięć?):

  • ćwiartka nr 1 to zadania ważne i pilne – wszystkie, które mają najwyższy priorytet (np. nieobecność kluczowych pracowników, awaria energii w fabryce; spotkanie z kluczowymi klientami),
  • ćwiartka nr 2 to sprawy ważne i niepilne (np. zakup prezentu dla wieloletniego pracownika, który niebawem odejdzie na emeryturę; konieczność zmiany dostawcy energii w biurowcu; zorganizowanie przyjęcia gwiazdkowego dla pracowników),
  • w ćwiartce nr 3 lądują zadania nieważne i pilne, których realizacja nie przyniesie nam bezpośrednich korzyści (np. wsparcie współpracownika przy pisaniu zleconego mu raportu dla zarządu),
  • ćwiartka nr 4 to sprawy najmniej istotne i niepilne, takie jak przesiadywanie w mediach społecznościowych, otwieranie „nowych tematów” w trakcie realizacji zadań priorytetowych itp.; są to czynności, z których równie dobrze można zrezygnować.

Macierz Eisenhowera pomoże w uporządkowaniu wszystkich Twoich zadań i projektów, np. w ciągu tygodnia, które następnie będą tworzyły plan Twoich dziennych obowiązków. To, do której ćwiartki dane zadanie trafi, zależy wyłącznie od Ciebie.

Nim przystąpisz do planowania, określ jednak swoje cele – tygodniowe, miesięczne, kwartalne, a nawet roczne. Wyznaczenie celów pomoże w identyfikacji niezbędnych do zrealizowania obowiązków. Ważne, żeby cele były formułowane np. z pomocą metody SMART, a więc konkretne (specific), mierzalne (measurable), osiągalne (achievable), istotne i realistyczne (relevant, realistic) oraz określone w czasie (time-bound).

Czas na planowanie pracy

Ile ludzi, którzy planują swoje działania, tyle skutecznych metod. Skutecznych wyłącznie dla nich. Bo pamiętaj, że to, co sprawdzi się u kolegi albo szefowej, niekoniecznie będzie działało u Ciebie. Na szczęście jest wiele technik i narzędzi (również online), z których możesz wybrać najskuteczniejsze dla Ciebie. A oto kilka z nich:

GTD, czyli doprowadź robotę do końca

Znasz pozycję „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”, Davida Allena? Jeśli nie, to polecam ją przejrzeć. To książka nie tylko o planowaniu pracy, ale również aktywności w sferze prywatnej. D. Allen stworzył metodę (tzw. GTD), której celem jest odciążenie nas z konieczności pamiętania o wszystkich zadaniach i zobowiązaniach, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej produktywności na polu zawodowym oraz osobistym. Jedną z ważniejszych zasad jest tzw. zasada 2 minut – jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty, wykonaj je od razu.

ALPEN – czyli efektywność po niemiecku

Nazwa tej metody to akronim niemieckich słów, które oznaczają kolejne etapy planowania działań:

  • A (Aufgaben), czyli przygotowanie zestawów zadań w oparciu o metodę GTD; wszystkie zadania grupujemy, uwzględniając ich odpowiedni priorytet;
  • L (Länge schätzen) – określamy dokładnie czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań – czas najlepiej podać w minutach i podejść to tego zdroworozsądkowo, a nie życzeniowo;
  • P (Pufferzeiten einplanen) – pamiętajmy o przerwach; 60% całego dnia można przeznaczyć na zadania, a 40% czasu pozostawić na sprawy niezaplanowane lub na takie, które znalazły się w harmonogramie kolejnego dnia;
  • E (Entscheidungen treffen) – na tym etapie tworzymy hierarchię naszych zadań do wykonania, pamiętając, że żabę jemy na początku; pomocna może być tu macierz Eisenhowera oraz umiejętność delegowania części obowiązków;
  • N (Nachkontrolle) – kontrola i monitoring tego, jak nam idzie realizowanie zaplanowanych działań.

    Asana, Trello

    To bardzo popularne obecnie aplikacje do planowania, zarządzania i koordynacji projektów, prowadzonych przez zespoły; obie mają wersje bezpłatne.

    Nozbe

    A może zainteresuje Cię aplikacja Nozbe, służąca do planowania aktywności, stworzona w oparciu o wspomnianą już metodę GTD?

    Google Dokumenty/Arkusze Google

    Praktyczne narzędzie do zespołowej pracy w chmurze na dokumentach zbliżonych do Worda czy Excela.

Kalendarz Google

Umożliwia tworzenie spotkań oraz zapraszanie innych osób; przydatne są przypomnienia, a także fakt, że jest on synchronizowany np. z aplikacją Zoom.

Zalety planowania pracy

Planować, zarówno codzienną pracę, jak i nasze życie prywatne, warto z wielu powodów. I nie musisz się obawiać, że nagle przestaniesz działać spontanicznie. Można przecież pozostawić wolny czas na działania nieplanowane, na odpoczynek czy zabawę w gronie znajomych.

Warto pamiętać, że:

  • planowanie zmniejsza uczucie stresu,
  • skuteczne zarządzanie sobą w czasie pomaga zwiększyć naszą efektywność w pracy,
  • przemyślane zarządzanie zadaniami wpływa pozytywnie na relacje w zespole – członkowie wiedzą, co mają robić, co się wydarzy w najbliższym czasie, a ich praca staje się bardziej przewidywalna,
  • dzięki planowaniu mamy poczucie sprawczości i kontroli nad tym, co robimy na co dzień,
  • możemy czerpać z pracy większą satysfakcję,
  • nie mamy poczucia ciągłego „bycia w niedoczasie” – możemy zaplanować przestrzeń na regenerację i odpoczynek.

Jeśli chcesz posłuchać o zarządzaniu sobą w czasie oraz o samoorganizacji, odsyłam do webinaru Sylwii Królikowskiej – do odsłuchania [TUTAJ](https://praca.olx.pl/rekruter/post/zarzadzanie-soba-w-czasie-i-samoorganizacja-nagranie-z-webinaru-z-sylwia-krolikowska).

Źródła: