Jak rekruter powinien przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?
Trudno o jednoznaczną odpowiedź na pytanie, jak przeprowadzić rekrutację. Każde spotkanie będzie wyglądało nieco inaczej, a wpływ na jego przebieg mogą mieć takie czynniki jak specyfika stanowiska, kultura organizacyjna firmy czy branża, w której działa. Nie zmienia to jednak faktu, że pierwsze opinie kandydata na temat danego przedsiębiorstwa rodzą się właśnie podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Właśnie dlatego rekruterzy powinni przestrzegać kilku podstawowych zasad o uniwersalnym charakterze:
Ustalenie czasu i miejsca spotkania
To od rekrutera powinna wyjść propozycja czasu i miejsca rozmowy w sprawie pracy. Mimo to nie może on narzucić ich kandydatowi. Jeśli planujesz spotkanie kwalifikacyjne dla aplikantów, przygotuj sobie kilka terminów, które Ci odpowiadają, a następnie ustal, kto i kiedy będzie chciał się pojawić na rozmowie. Pamiętaj, że osoby zainteresowane pracą w Twoim zespole mogą być zatrudnione w innych miejscach. Na dzień przed umówionym spotkaniem warto jeszcze skontaktować się z kandydatami, aby potwierdzić wcześniejsze ustalenia.
Rozmowę najlepiej przeprowadzić w siedzibie firmy. Jeśli nie ma w niej miejsca na spokojne spotkanie, zawsze możesz zaproponować także ustronną kawiarnię. W niektórych przypadkach atmosfera lokalu pozwoli Ci rozładować niepotrzebne napięcie. Pamiętaj jednak, że w takiej sytuacji musisz zapłacić za to, co zamówi Twój rozmówca.
Poznanie kandydata
Jako rekruter musisz wiedzieć, z kim spotykasz się na rozmowie o pracę. Nie chodzi tylko o zapamiętanie imienia z CV, ale także o solidny research. Przed spotkaniem zapoznaj się więc z profilami firm, w których aplikant pracował, i odwiedź jego media społecznościowe. Jeśli dana profesja ma związek z działalnością twórczą, koniecznie przejrzyj i oceń portfolio swojego rozmówcy. Zwróć też uwagę na nietypowe informacje wynikające z życiorysu – takie jak na przykład zainteresowania. Mogą one okazać się ciekawym, a zarazem bezpiecznym tematem na początek spotkania.
Przygotowanie miejsca spotkania
Pamiętaj, że już na podstawie pierwszej wizyty w siedzibie firmy kandydat wyrobi sobie o niej jakieś zdanie. Postaraj się więc zaprosić go do któregoś z bardziej reprezentacyjnych miejsc w biurze. Jeśli działa w nim system rezerwacji sal, z odpowiednim wyprzedzeniem zadbaj o to, aby godnie przyjąć rozmówcę. Ostatnie, czego chcesz, to opóźnienie wynikające z braku wolnych gabinetów lub przeprowadzanie spotkania w biurowej kuchni.
Zapewnij też sobie odpowiedni poziom prywatności. O ile przeszklone salki mogą okazać się strzałem w dziesiątkę, dowodzącym, że firma nie ma nic do ukrycia, o tyle sama treść rozmowy powinna zostać między Tobą a kandydatem. Unikaj zatem miejsc hałaśliwych i takich, w których ktoś mógłby się Wam przysłuchiwać.
Schemat rozmowy kwalifikacyjnej
Wiesz już, że przebieg rozmowy kwalifikacyjnej może różnić się w zależności od sytuacji. Mimo to spotkanie rekrutacyjne powinno mieć swój schemat, który zapewni Ci poczucie uporządkowania i kontroli. Dzięki odpowiednio przygotowanemu scenariuszowi nie zapomnisz o żadnej ważnej kwestii i sprawisz wrażenie osoby dobrze zorganizowanej.
Do podstawowych etapów rozmowy kwalifikacyjnej, które powinny pojawić się na każdym spotkaniu, zaliczyć można:
Przywitanie kandydata i przedstawienie harmonogramu
Na samym początku musisz oczywiście przywitać kandydata i przedstawić mu się. Mogliście mieć już wcześniej kontakt mailowy czy telefoniczny, ale warto mimo wszystko przypomnieć, czym się zajmujesz i jaka jest Twoja rola w firmie. Na tym etapie zapowiedz też, jak będzie wyglądał ramowy scenariusz rozmowy kwalifikacyjnej, aby aplikant wiedział, czego może się spodziewać.
Opisanie stanowiska
Choć obie strony wiedzą, jakiego stanowiska dotyczy dana rozmowa, również w tym przypadku warto wejść nieco głębiej w szczegóły. Powiedz więc o tym, jakie dokładnie obowiązki będą należały do pracownika i na jakich kompetencjach zależy zespołowi. Scharakteryzuj też samą organizację pracy – podaj wymiar jej czasu, miejsce wykonywania i inne ważne informacje, które mogłyby interesować aplikanta.
Przedstawienie działalności firmy
Ważnym aspektem okaże się także ogólna działalność całej firmy. Choć kandydat powinien na własną rękę dowiedzieć się czegoś o jej profilu, to należy pokazać mu ją z perspektywy jej pracownika czy wręcz zarządu. Skup się na ogólnych celach biznesowych i cechach wyróżniających przedsiębiorstwo na rynku.
Wywiad z kandydatem
To właściwie kluczowy etap każdej rozmowy o pracę. Dla Ciebie będzie najciekawszy, a dla kandydata prawdopodobnie najbardziej stresujący. Można podzielić go na 3 podstawowe części:
- Ocena kompetencji miękkich – obserwacja reakcji kandydata na pytania o jego motywacje zawodowe, wykonywane dotychczas obowiązki, wybór właśnie tej firmy itd.
- Pytania o kompetencje twarde – ocena znajomości branży, wykorzystywanych na danym stanowisku narzędzi czy wymaganego w pracy języka obcego.
- Rozmowa o oczekiwaniach finansowych – bardzo istotny z perspektywy kandydata aspekt, dzięki któremu rekruter może ocenić, czy firmę na niego stać. Na tym etapie należy też poruszyć temat dyspozycyjności aplikanta.
Pytania kandydata
Nie masz gwarancji, że podczas rozmowy dotkniesz każdej kwestii interesującej kandydata. Możesz zapomnieć o którejś z kluczowych informacji na temat pracy lub pominąć pozornie nieistotny aspekt, który jednak z perspektywy aplikanta odgrywa bardzo ważną rolę. Daj mu więc czas na zadanie własnych pytań i postaraj się jak najdokładniej na nie odpowiedzieć.
Zakończenie rozmowy
Spotkanie należy zakończyć informacją o kolejnych etapach procesu rekrutacyjnego. Koniecznie daj znać kandydatowi, kiedy zostanie podjęta ostateczna decyzja i kiedy może spodziewać się odpowiedzi. Jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie, zapewnij go też o swojej dyspozycyjności w razie ewentualnych pytań z jego strony. Pamiętaj jednak, że nie może to być obietnica bez pokrycia.
Ile trwa rozmowa o pracę?
Czas trwania rozmowy o pracę zależy od listy pytań rekrutacyjnych. Jeśli spotkanie dotyczy względnie prostych obowiązków zawodowych, może zająć zaledwie kilkanaście minut. Jeżeli szukasz kogoś na stanowisko kierownicze, prawdopodobnie przyda Ci się nieco więcej czasu. Przyjmuje się jednak, że dobrze przygotowana rozmowa kwalifikacyjna powinna trwać od 1 do 1,5 godziny.
Jakie pytania zadać kandydatom na rozmowie kwalifikacyjnej?
Najważniejszym zadaniem rekrutera podczas przygotowań do spotkania jest podjęcie decyzji, o co pytać kandydata na rozmowie kwalifikacyjnej. Poruszanie tych samych tematów z kolejnymi aplikantami pozwoli Ci na miarodajne porównanie potencjalnych pracowników i selekcję najlepszych.
Pytania na rozmowę rekrutacyjną można podzielić na:
Ogólne
To pytania, od których warto zaczynać rozmowy z kandydatami. Mogą dotyczyć celów zawodowych, preferowanego sposobu pracy czy metod pozyskiwania informacji. Warto też sprawdzić, czy aplikanci zapoznali się z działalnością firmy, i zapytać o to, dlaczego zdecydowali się właśnie na jej ofertę.
O doświadczenie pracy z narzędziami
Podczas rozmowy o pracę nie może zabraknąć pytań o twarde umiejętności i doświadczenie w pracy z konkretnymi narzędziami. Jeśli zależy Ci na pracowniku, który od pierwszego dnia będzie potrafił wykonywać podstawowe obowiązki na danym stanowisku, musisz dokładnie sprawdzić, jaki jest jego poziom znajomości poszczególnych rozwiązań.
Behawioralne
Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci ocenić pracownika pod kątem jego zachowania w określonych sytuacjach. Możesz zainteresować się przykładami prowadzonych przez niego projektów czy konkretnymi osiągnięciami zawodowymi.
Jakie błędy najczęściej popełniają rekruterzy?
Skoro wiesz już, o co pytać pracownika na rozmowie rekrutacyjnej, zastanówmy się jeszcze, jakich tematów lepiej nie poruszać. Unikaj przede wszystkim kwestii związanych z życiem osobistym, orientacją seksualną czy wyznaniem. Takie zagadnienia absolutnie nie powinny pojawiać się podczas spotkania i pod żadnym pozorem nie mogą stanowić kryterium oceny aplikanta.
Uważaj też na inne błędy, które popełniają niedoświadczeni rekruterzy. Mowa między innymi o niesłuchaniu kandydata czy braku kontaktu po spotkaniu. Podczas rozmowy skoncentruj się na wypowiedziach aplikanta, zamiast spoglądać na zegarek, a z chwilą zakończenia całego procesu rekrutacyjnego koniecznie poinformuj kandydata o podjętej decyzji – także wtedy, gdy jest ona dla niego negatywna.
Jeśli dopiero zaczynasz pełnić obowiązki związane z rekrutacją i jeszcze nie do końca wiesz, jak wygląda rozmowa o pracę z perspektywy firmy, nie prowadź spotkań samodzielnie. Skorzystaj z pomocy bardziej doświadczonego pracownika lub poproś o konsultację i towarzystwo kogoś z działu HR. W przeciwnym razie kandydaci mogą zauważyć Twój brak profesjonalizmu lub słabe przygotowanie, a to jedne z najpoważniejszych błędów, jakie Ci grożą.
Jak rozładować napiętą atmosferę?
Stres to naturalna reakcja w takich sytuacjach jak rozmowa o pracę. Aby rozładować napięcie już na starcie, rekruter powinien zaproponować coś do picia kandydatowi. Niezależnie od jego odpowiedzi, spotkanie nie może zejść od razu na najtrudniejsze tematy. Warto zacząć od small talku, dotyczącego choćby drogi do biura, pierwszych wrażeń czy ciekawych wydarzeń kulturalno-sportowych ostatnich dni. Jeśli rozmówca zestresuje się natomiast już w trakcie rozmowy o poważniejszych kwestiach, możesz rozluźnić atmosferę na przykład przygotowaną specjalnie na tę okazję anegdotą.
Jak rozmawiać o wynagrodzeniu podczas rozmowy rekrutacyjnej?
Kandydat z pewnością będzie zainteresowany tematem zarobków. Jako rekruter nie możesz więc udawać, że ta kwestia nie istnieje. Pytając rozmówcę o jego oczekiwania finansowe, nie musisz się do nich w żaden sposób odnosić. To oczywiste, że ostateczne decyzje zostaną podjęte dopiero z czasem. Niemniej podziękuj za informację i zadeklaruj, że przedstawisz ją odpowiednim osobom.
Do tematu wynagrodzenia staraj się przede wszystkim podchodzić otwarcie i bez uprzedzeń. Nigdy nie składaj też obietnic bez pokrycia. Możesz odwołać się co najwyżej do widełek płacowych, jeżeli zostały one zawarte w ogłoszeniu o pracę.
Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną online?
Szczególnym wyzwaniem może okazać się prowadzenie rozmowy rekrutacyjnej przez telefon lub wideoczat. Dla jednych będzie to zadanie łatwiejsze niż spotkanie w cztery oczy, a dla innych wręcz przeciwnie. Takie rozwiązania są jednak coraz powszechniejsze – często wykorzystuje się je zwłaszcza w ramach wstępnych etapów rekrutacji. Jak przeprowadzić rozmowę o pracę w takiej formie?
Przede wszystkim wybierz sprawdzone i niezawodne narzędzie do wideokonferencji. Możesz sięgnąć choćby po Google Meet, Microsoft Teams czy Zoom. Najlepiej sprawdzą się proste programy, których obsługa nie sprawi nikomu żadnych problemów. Pamiętaj również o tym, aby niezbędne dostępy przesłać kandydatowi z odpowiednim wyprzedzeniem.
Sam przebieg rozmowy nie będzie różnił się od tradycyjnego spotkania. Uważaj jedynie na kwestie techniczne, takie jak niestabilne połączenie czy opóźnienie dźwięku lub obrazu. Jeśli warunki nie będą sprzyjały komunikacji, zaproponuj jakąś alternatywę lub przełóż rozmowę na inny – dogodny dla obu stron – termin.
Jak przygotować się na rozmowę o pracę? Podsumowanie
Dzięki powyższej lekturze wiesz już, jak powinna wyglądać przykładowa rozmowa kwalifikacyjna. Organizacja takich spotkań to spora odpowiedzialność, ale też szansa na rozwój kariery w ciekawym kierunku. Dołóż więc wszelkich starań, aby dobrze się do nich przygotować, i zadbaj o pozytywny wizerunek swojej firmy już od pierwszego kontaktu z potencjalnymi pracownikami!
