Jak minimalizować strach pracowników przed powrotem do biura

18.09.20
clock 5 min.
Marlena Charlińska
Forma pracy zdalnej to niewątpliwie bardzo dobre rozwiązanie na czas epidemii. Wiele przedsiębiorstw, które nie było wcześniej przekonanych do takiej formy pracy, z pewnością mogło teraz dostrzec jej zalety. Jak przygotować zespół na powrót do biura i jak odpowiadać na obawy pracowników?

Przeniesienie procesów na formę online umożliwiło organizacjom zapewnienie ciągłości pracy, uzmysłowiło też, że dużą liczbę czynności można wykonywać zdalnie, nie zaburzając przy tym efektywności wyników. Możliwość pracy w trybie home office pokazała też, że takie rozwiązanie może przynieść firmom oszczędności. Dla pracowników natomiast alternatywa dla pracy stacjonarnej z pewnością pozwoliła zapewnić poczucie bezpieczeństwa.

Lubimy prace zdalną

Jak pokazują wyniki badań przeprowadzone przez Hays Poland 67% respondentów za sprawą pandemii patrzy na pracę zdalną bardziej pozytywnie, natomiast tylko 3% deklaruje negatywne podejście do pracy z domu. Prawie 1/3 ankietowanych nie zmieniła zdania na temat tej formy świadczenia pracy. Tę grupę mogą w dużej mierze stanowić osoby, które korzystały już wcześniej z pracy zdalnej i okres epidemii tylko ugruntował ich nastawienie.

Aż 55% respondentów chce pozostać, w różnym zakresie, przy pracy zdalnej.

Obawy przed powrotem do biura

Pomimo zmiany nastawienia do pracy zdalnej i dostrzegania jej atutów wiele firm nie chce rezygnować z pracy stacjonarnej i chociaż dopuszcza możliwość korzystania z home office, to nie w pełnym wymiarze. Jak pokazuje badanie Hays Poland perspektywa powrotu do biura budzi w pracownikach obawy. Blisko połowa respondentów boi się powrotu do standardowej formy świadczenia pracy. Czego dotyczą ich obawy? Najczęściej są to trudności z dojazdem do biura i konieczność korzystania z komunikacji miejskiej lub innych, czasochłonnych form dojazdu.

Około 23% respondentów obawia się pogorszenia ich work-life balance. Ankietowani wskazali również na strach związany z brakiem odpowiedniego przygotowania biura do powrotu i zapewnienia odpowiednich standardów ochrony zdrowia. Część pracowników wątpi, czy firma zorganizuje pracę w sposób, który będzie minimalizować ryzyko zakażenia. Co zatem pracodawca może zrobić, aby zapewnić pracownikom bezpieczny powrót do biura?

Plan powrotu

Zacznijmy od tego, że w procesie przygotowywania powrotu pracowników do stacjonarnej formy pracy dużą rolę będzie odgrywać komunikacja oraz odpowiednio przygotowany plan działań. Na początek musimy pomyśleć o odpowiednim przygotowaniu bezpiecznych warunków pracy.

Bezpieczna przestrzeń biurowa

Zastanówmy się, czy rzeczywiście cały zespół musi powrócić do biura, czy warunki lokalowe naszego biura pozwalają zapewnić odległość 1,5 m między biurkami lub czy możemy zapewnić inne środki techniczne minimalizujące ryzyko zakażenia – jak obudowy pleksiglasowe, oddzielenie stanowisk pracy przegrodami.

Jeśli nie mamy możliwości zapewnienia takich warunków, to warto rozważyć system rotacyjny. Oprócz odpowiedniego przygotowania przestrzeni biurowej, zgodnie z zaleceniami Państwowej Inspekcji Pracy jako pracodawca powinniśmy zapewnić pracownikom również:

  • środki ochrony osobistej (np. półmaski FFP2 i FFP3, N95 itp.)
  • środki behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami)
  • działania przeciwepidemiczne (np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk, blatów, klamek, poręczy, a przede wszystkim pomieszczeń higieniczno-sanitarnych; przypominanie o zasadach higieny – praktyczne informacje rozmieszczone w ogólnodostępnych miejscach zakładu pracy, dostępne na stronach internetowych m.in. Państwowej Inspekcji Sanitarnej)

Szkolenia i informowanie

Oprócz przygotowania odpowiedniej infrastruktury powinniśmy zadbać o komunikację z pracownikami i budowanie ich świadomości w kwestii przestrzegania zasad bezpieczeństwa. Zanim więc zdecydujemy się na ogłoszenie zmian w organizacji i powrót pracowników do pracy stacjonarnej, warto przygotować materiały promujące zdrowe nawyki podczas pandemii. Możemy również zorganizować szkolenie online, w którym poinformujemy pracowników, jakich zasad bezpieczeństwa powinni przestrzegać i jak będzie wyglądać nowa organizacja pracy w naszej firmie.

Możemy także, już w trakcie przygotowywania zmian w przestrzeni biurowej, zorganizować kampanię informacyjną, w ramach której będziemy pokazywać kolejne etapy przygotowywania nowych zasad pracy. W tym celu warto przygotować newsletter, cykl e-maili lub krótkie filmiki.

Na pierwszy dzień powrotu do biura warto rozważyć przygotowanie małych zestawów powitalnych, składających się na przykład z maseczki, środków do dezynfekcji i jakiegoś praktycznego gadżetu. Jest to miły gest w stronę pracownika, który pokazuje, że traktujemy sytuację poważnie, ale cieszymy się też z możliwości powrotu do kontaktu bezpośredniego. Stawiając na stałą komunikację i przejrzystość zasad pomożemy pracownikom zminimalizować ich strach przed powrotem do biura.

Indywidualne podejście

Nie powinniśmy bagatelizować obaw zespołu, gdyż epidemia nadal trwa i dbanie o własne zdrowie i bezpieczeństwo jest naturalną potrzebą każdego z nas. Jeśli więc z perspektywy organizacji pracy nie jest to konieczne, to nie warto zmuszać pracowników do powrotu do stacjonarnego trybu pracy, a raczej dać im możliwość wyboru. Jak pokazuje doświadczenie, pracownicy łatwiej przekonują się do powrotu do pracy bezpośredniej, gdy widzą, jakie warunki zapewniamy pracownikom, którzy zdecydowali się na powrót.

Jeśli nie jest to konieczne, to nie warto zmuszać pracowników do powrotu do stacjonarnego trybu pracy, a raczej dać im możliwość wyboru.

Jeśli natomiast pracownik jest nam niezbędny w biurze, to warto postawić na transparentną komunikację i szukanie dróg porozumienia. Niezależnie od próby poszukiwania kompromisowego rozwiązania ostatecznie to pracodawcy przysługuje prawo do ustalania sposobu i miejsca wykonywanej przez pracowników pracy i dodatkowo, co wynika ze specustawy, pracodawca ma prawo w każdym momencie odwołać pracownika z pracy w trybie zdalnym. Jednak stawianie pracownika pod murem należy traktować jako ostateczność. Epidemia to nie jest standardowa sytuacja, dlatego wymaga nieszablonowego podejścia.

O rozwiązaniach na home office podczas pandemii koronawirusa możecie przeczytać TUTAJ.