Jak globalne przedsiębiorstwo rekrutuje i zarządza zespołem podczas pandemii?

18.05.20
clock 9 min.
Aleksandra Wróbel
Koncentrowaliśmy się przede wszystkim na utrzymaniu aktualnego zatrudnienia, a jednocześnie postanowiliśmy utrzymać wszystkie te procesy rekrutacyjne, które były kluczowe dla zapewnienia płynnego funkcjonowania naszych jednostek – opowiada w rozmowie Rafał Budziński piastujący stanowisko krajowego Recruitment & Sourcing Menagera w IKEA Retail Polska.

Jak pandemia wpłynęła na funkcjonowanie sklepów IKEA?

– Nowa rzeczywistość oczywiście bardzo szybko wpłynęła na zmianę naszego podejścia do prowadzonego biznesu i metod pracy, przy jednoczesnej koncentracji na bezpieczeństwie naszych pracowników i klientów. W związku z tym już na samym początku pandemii zdecydowaliśmy z własnej inicjatywy zamknąć nasze sklepy stacjonarne dla klientów i przejść wyłącznie na sprzedaż internetową oraz telefoniczną. Wymagało to szybkiego opracowania nowych metod pracy oraz błyskawicznego dopasowania kompetencji pracowników do nowych zadań. Ogromne zainteresowanie zakupami online spowodowało m.in. to, że osoby ze sklepów oraz naszego głównego biura, po wcześniejszym przeszkoleniu, rozpoczęły wspieranie naszego Centrum Obsługi Klientów Domolinia.

W samych sklepach natomiast robiliśmy co w naszej mocy, żeby sprawnie zabezpieczyć obsługę zamówień. To wiązało się np. z tym, że osoby spoza działu logistyki, po szybkim wdrożeniu, pomagały w kompletowaniu towarów dla klientów. Z kolei pracownicy gastronomii, oprócz pomocy w innych działach, przygotowywali posiłki nie tylko dla pracowników, lecz także dla personelu medycznego, fantastycznie wspierając akcję #WzywamyPosiłki. Nowe metody pracy oczywiście od samego początku pandemii obejmowały również koncentrację na zapewnieniu bezpieczeństwa wszystkim pracownikom przebywającym w naszych jednostkach, stąd priorytetowe podejście do higieny i dezynfekcji.

Czy wprowadzono w tym czasie nowe rozwiązania, udogodnienia dla pracowników?

– W sytuacjach gdzie rodzaj pracy na to pozwala – przeszliśmy na pracę zdalną, większość pracowników biurowych nadal pracuje z domów. W tym czasie postawiliśmy też bardzo mocno na rozwój kompetencji, nie tylko poprzez zmianę zakresu codziennych zadań, a często również rodzaju pracy, jaką na co dzień wykonujemy, lecz także poprzez wzmocnienie możliwości korzystania z oferty szkoleniowej online. Udostępniliśmy ponad 100 nowych materiałów do nauki w formie e-learningu, inspiracji, wywiadów czy artykułów, które dotyczyły zarówno naszego asortymentu, jak i pozwalały lepiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Dodatkowo nowe czasy spowodowały, że jeszcze bardziej mogliśmy zaangażować się w pomoc lokalnym społecznościom, przeznaczając w Polsce 4,5 mln złotych na wsparcie bardzo konkretnych działań, które realnie wspierają grupy osób szczególnie dotknięte epidemią, m.in. Gminne Centra Kwarantanny, szpitale, Obiekty Infrastruktury Krytycznej w Polsce, a wspólnie z organizacją Habitat for Humanity wspieramy osoby w kryzysie bezdomności. Można śmiało powiedzieć, że pomimo niepewności co do tego, jak sytuacja w kraju i na świecie będzie się zmieniać, ta trudna sytuacja zmobilizowała nas do kreowania jeszcze bardziej niestandardowych rozwiązań, w których bezpieczeństwo naszych pracowników i klientów jest najważniejsze. Wynikiem ogromnego zaangażowania pracowników było powołanie oddolnej inicjatywy #działaMYrazem, w ramach której wymieniamy się pomysłami, czy po prostu pokazujemy, jak każdy z nas odnajduje się w tej nowej sytuacji.

Jak się zmieniła liczba prowadzonych rekrutacji?

– W zaistniałej sytuacji zmodyfikowaliśmy nasze podejście do rekrutacji, rezygnując ze spotkań bezpośrednich, na rzecz kontaktu online. Akurat takie metody komunikacji z kandydatami, jak np. wideorekrutacja stosujemy już od kilku lat, więc bardzo szybko zaimplementowaliśmy je do wszystkich procesów rekrutacji. Od momentu kiedy zdecydowaliśmy się zamknąć nasze sklepy stacjonarne, wstrzymaliśmy mniej więcej połowę naszych rekrutacji. Oczywiście koncentrowaliśmy się przede wszystkim na utrzymaniu aktualnego zatrudnienia, a jednocześnie postanowiliśmy utrzymać wszystkie te procesy rekrutacyjne, które były kluczowe dla zapewnienia płynnego funkcjonowania naszych jednostek.

Takie metody komunikacji z kandydatami, jak np. wideorekrutacja stosujemy już od kilku lat, więc bardzo szybko zaimplementowaliśmy je do wszystkich procesów rekrutacji.

Decyzja ta wynikała także z braku wiedzy na temat tego, kiedy ponownie otworzymy nasze sklepy i jak dalej będą rozwijać się nasze potrzeby biznesowe i rekrutacyjne.

A czy trudno jest pozyskać obecnie nowych pracowników?

– Mniejsza liczba otwartych rekrutacji powoduje, że jest nam łatwiej znaleźć odpowiednich kandydatów. Jednak w dużych miastach i ich bliskich okolicach można znaleźć dużo ofert pracy dla pracowników zajmujących się bezpośrednią lub zdalną obsługą klientów czy pracowników logistyki. To powoduje, że nadal nie jest łatwo pozyskać kandydatów z tych obszarów. Jednocześnie obserwujemy, że wzrosła liczba aplikacji osób poszukujących dodatkowego zatrudnienia lub pracy tymczasowej w związku z utratą wcześniejszego stanowiska w innej branży i czekaniem na ponowne pojawienie się ofert odpowiadających zainteresowaniom zawodowym.

Czy w obliczu odmrażania gospodarki IKEA wznawia procesy rekrutacyjne?

– Na bieżąco monitorujemy rozwój sytuacji i adekwatnie będziemy dopasowywać nasze plany rekrutacyjne. Mamy nadzieję, że bardzo duża liczba klientów, którzy odwiedzili nas już pierwszego dnia po ponownym otwarciu naszych sklepów będzie dobrym sygnałem do tego, żeby móc jak najszybciej odczuć pozytywne skutki odmrożenia gospodarki i uruchomić wstrzymane rekrutacje. Obecnie najważniejsze dla nas jest to, aby dalej koncentrować się na bezpieczeństwie naszych pracowników i klientów oraz zapewnić stabilność naszej organizacji. Na razie nie wiemy więc jeszcze, kiedy dokładnie wznowimy rekrutacje.

Czy ci pracownicy, którzy wracali do pracy po otwarciu sklepów, nie bali się powrotu?

– Większość pracowników pracowała w trakcie zamknięcia sklepów, zmieniając jedynie swój zakres obowiązków czy sposób ich realizacji na zdalny, więc powrót rzeczywiście dotyczy tylko części z nich. Oczywiście największą zmianą w tej sytuacji jest możliwość ponownego powitania naszych klientów w sklepach stacjonarnych. Z jednej strony pojawiały się obawy co do tego, na ile komfortowo będzie przebiegać obsługa klientów, przy jednoczesnym zapewnieniu przestrzegania zasad bezpieczeństwa przez wszystkie osoby obecne w sklepie. Z drugiej strony większość z nas już nie mogła się doczekać, żeby ponownie otworzyć nasze sklepy i powitać w nich klientów.

Wierzymy, że ponowne otwarcie naszych sklepów jest sygnałem, że sytuacja w kraju zaczyna się stabilizować. Jednocześnie jeśli pracownicy nie czują się komfortowo w tej sytuacji, to oczywiście mogą o tym otwarcie porozmawiać ze swoimi przełożonymi, zasięgnąć porady w lokalnym dziale personalnym lub skorzystać z telefonicznego wsparcia psychologicznego, które udzielane jest przez specjalistów placówek Medicover, z którymi na co dzień, współpracujemy w zakresie opieki medycznej.

Jakie rozwiązania wprowadziła firma, by zadbać o bezpieczeństwo pracowników?

– Bezpieczeństwo pracowników oczywiście od zawsze jest jednym z priorytetów działalności IKEA, który w ostatnich latach zyskał jeszcze większą rangę, dzięki wdrożeniu w 2012 r. globalnej strategii zrównoważonego rozwoju „People & Planet Positive”. Epidemia koronawirusa oczywiście przyczyniła się do wdrożenia wielu nowych rozwiązań z tego obszaru tak, aby w miarę możliwości móc odpowiadać na bieżące wyzwania oraz potrzeby pracowników. Jednym z priorytetów było zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do sprawdzonych informacji na temat koronawirusa. Właśnie dlatego w intranecie IKEA uruchomiliśmy dla pracowników w Polsce specjalną stronę „Koronawirus – Centrum Informacji”. Znajdują się tam aktualności, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, informacje o aktualnych decyzjach czy wytycznych np. dotyczących bezpieczeństwa i higieny w pracy. Ponadto są tam umieszczone także przydatne linki do rzetelnych źródeł informacji, takich jak: strony służb sanitarnych, portali rządowych oraz Światowej Organizacji Zdrowia.

W tym trudnym czasie staramy się oczywiście zapewnić bezpieczeństwo naszym pracownikom także w trakcie obsługi klientów i ich zamówień. Zarówno w okresie zamknięcia sklepów, jak i teraz, po ich otwarciu, wprowadziliśmy szereg działań prewencyjnych. Polegają one m.in. na zapewnieniu czystych, zdezynfekowanych miejsc pracy, łatwym dostępie do płynów dezynfekujących czy maseczek ochronnych, przyłbic i rękawiczek. Stosujemy także zalecenia związane z zachowaniem dystansu społecznego. Stąd też w restauracjach pracowniczych została ograniczona liczba miejsc, a na terenie sklepu może przebywać ograniczona liczba klientów, zgodnie z wytycznymi obowiązującymi obecnie w handlu. Każdy sklep obowiązkowo przeszedł audyt przed otwarciem związany z bezpieczeństwem. Zapewniliśmy wszelkie środki bezpieczeństwa i przygotowaliśmy specjalną komunikację dla klientów informującą o obowiązujących zasadach robienia zakupów. Zapewnienie bezpieczeństwa jest kluczowym kryterium decyzji i działań, jakie podejmujemy.

Jako firma o włączającej kulturze pracy i zróżnicowanym zespole, zatrudniamy także osoby, dla których pandemia jest większym wyzwaniem w zakresie zdrowia, ponieważ znajdują się w grupie podwyższonego ryzyka. Do takich przypadków zawsze podchodzimy indywidualnie, z otwartością na rozmowę i wspólne poszukiwanie rozwiązań, np. możliwości pracy zdalnej lub szkoleń online. Ponadto, każdy pracownik, który tego potrzebuje, może skorzystać ze wsparcia psychologicznego udzielanego przez telefon przez specjalistów placówek Medicover, z którymi na co dzień współpracujemy w zakresie opieki medycznej. W każdym sklepie pracownicy mogą również na własną prośbę skorzystać z pomiaru temperatury.

Oczywiście na bieżąco śledzimy i wdrażamy zalecenia i wytyczne władz lokalnych, zapewniając, że bezpieczeństwo pracowników i klientów jest dla nas priorytetem.

A jak wygląda podejście do pracowników, którzy mają dzieci pod opieką?

– Na tych stanowiskach, gdzie było to możliwe, wprowadziliśmy jeszcze bardziej elastyczne podejście do godzin rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy. Wprowadziliśmy również zalecenie korzystania w jak największym stopniu z pracy zdalnej, tak aby móc zapewnić bezpieczeństwo oraz ułatwić łączenie życia zawodowego z nowymi codziennymi obowiązkami związanymi właśnie z koniecznością opieki nad swoimi dziećmi.

Wprowadziliśmy również zalecenie korzystania w jak największym stopniu z pracy zdalnej.

W okresie od 15 marca do 12 kwietnia 2020 r. IKEA dofinansowywała 20-procentową różnicę do wysokości pełnego wynagrodzenia rodziców korzystających z zasiłku opiekuńczego. Samotni rodzice we wspomnianym okresie mieli także możliwość pozostania z dzieckiem w domu nawet, jeżeli ukończyło ono 8 lat (do ukończonych 12 lat) oraz zapewniliśmy wsparcie w wysokości pełnego wynagrodzenia za okres maksymalnie 10 dni szkolnych. W trakcie zamknięcia sklepów osoby wykonujące tam pracę miały zapewnione posiłki za 1 zł, a także możliwość dokonywania zakupów z większymi niż dotychczas rabatami, np. dodatkowe 50% zniżki na zakup produktów spożywczych w naszym Sklepiku Szwedzkim IKEA.

Rozmowę przeprowadziła Aleksandra Wróbel.