Kiedy nowe przepisy w rozporządzeniach zaczynają obowiązywać?
Te nowości już obowiązują. Zmiany te weszły w życie – w stosunku do rozporządzenia:
- ws. dokumentacji pracowniczej – od dnia 17 maja 2023 r.
- ws. świadectwa pracy – od dnia 23 maja 2023 r.,
- ws. wniosków dot. rodzicielstwa – od dnia 18 maja 2023 r.
Nowe przepisy stosujemy do dokumentacji wytwarzanej po wejściu w życie tych zmian. Przykładowo, wszystkie świadectwa pracy wystawiane od 23 maja powinny mieć nową treść, niezależnie od daty nawiązania stosunku pracy.
Jakie nowe dokumenty trafiają do akt osobowych?
W części B akt osobowych będziemy przechowywać dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z niektórych z nowych uprawnień, jakie zostały wprowadzone do kodeksu pracy. W tym zakresie zmienione rozporządzenie wprost nakazuje przechowywanie w części B następujących dokumentów:
- złożone przez pracownika nowe wnioski o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, czyli wnioski składane na podstawie art. 29[3] kodeksu pracy. Przypominam, że na ten wniosek pracodawca musi odpowiedzieć w terminie miesiąca, a jeśli nie uwzględniamy wniosku – należy dodatkowo wskazać także przyczyny odmowy. Odpowiedź pracodawcy także przechowujemy,
- wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy na okres próbny albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny, składany na podstawie art. 29[4] § 3 i 4 kodeksu pracy. Tu warto pamiętać, że złożenie takiego wniosku uzasadnia podejrzenie pracownika, że takie działanie podjęto wobec niego, gdyż skorzystał z któregoś z nowych uprawnień wprowadzonych do kodeksu pracy. Ponownie, odpowiedź pracodawcy przechowujemy wraz z wnioskiem,
- dokumenty dot. elastycznej organizacji pracy, uregulowanej w art. 188[1] kodeksu pracy. Także i tutaj mamy zawsze bezwzględny obowiązek udzielenia odpowiedzi, jednak tym razem w krótkim 7-dniowym terminie, a jeśli odmawiamy, to naszą odmowę musimy pracownikowi przedstawić. W tym przypadku przepis wskazuje na przechowywanie „dokumentów” i chodzi tu przede wszystkim o wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy, ale także i inne dokumenty, jeśli byłyby w tym zakresie sporządzone.
Gdzie trafia wniosek o zwolnienie na siłę wyższą i o urlop opiekuńczy?
Zmienione rozporządzenie stanowi, że takie wnioski przechowujemy poza aktami osobowymi – w części dokumentacji pracowniczej dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy pracownika.
Przepis art. 148[1] kp, który reguluje nowe zwolnienie z powodu siły wyższej, nie wymaga od pracownika składania wniosków w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepis ten w ogóle nie odnosi się do tego, w jaki sposób pracownik ma o takie zwolnienie wnioskować. Przechowywanie takiego wniosku w ww. dokumentacji będzie zatem konieczne wówczas, gdy pracownik taki wniosek złoży.
Z praktycznego punktu widzenia, by nie było wątpliwości co do charakteru zwolnienia, warto w organizacji wprowadzić następcze dokumentowanie skorzystania przez pracownika ze zwolnienia na siłę wyższą. Może być bowiem tak, że sytuacja była tak nagła, że pracownik nie miał możliwości złożenia wniosku (np. na wzorze przygotowanym przez pracodawcę). Z drugiej strony, okres tego zwolnienia jest czasem, w którym pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia, zatem warto zadbać o „podkładkę” potwierdzającą prawidłowość dokonanego naliczenia wynagrodzenia.
UWAGA: Nadal jest tak, że w zakresie dokumentacji pracowniczej dot. czasu pracy, urlopów, wynagrodzenia i odzieży roboczej, rozporządzenie posługuje się zamkniętymi katalogami dokumentów. Oznacza to, że w tych częściach dokumentacji mogą być przechowywane wyłącznie dokumenty wymienione w rozporządzeniu i nic więcej. Inny charakter mają części B i C akt osobowych, w odniesieniu do których rozporządzenie przewiduje katalog otwarty.
Jaka jest nowa treść świadectwa pracy?
W świadectwie pracy wykazujemy teraz dodatkowo korzystanie przez pracownika z tych nowych uprawnień, które są rozliczane w ramach roku kalendarzowego. W treści świadectwa uwzględniamy zatem obecnie informację o:
- zwolnieniu od pracy z powodu siły wyższej,
- urlopie opiekuńczym,
- liczbie dni pracy zdalnej okazjonalnej.
Co nowego we wnioskach rodzicielsko-urlopowych?
Tutaj zmian jest najwięcej i wynikają one z nowego rozporządzenia, które zastąpiło dotychczasowe. Obecnie kwestie te reguluje rozporządzenie z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. W tym rozporządzeniu uregulowano treść poszczególnych wniosków związanych, a także dokumenty, jakie pracownik powinien załączyć do danego wniosku.
Warto tu przypomnieć dwie największe zmiany dotyczące udzielania urlopów rodzicielskich. Dzisiaj pracownik może wykorzystać urlop do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia, a cała pula urlopu może być podzielona na maksymalnie pięć części. W porównaniu do poprzednio obowiązujących przepisów aktualnie pracownik-ojciec może zatem korzystać z urlopu rodzicielskiego w czasie, gdy mama korzysta z macierzyńskiego (gdyż rodzicielski nie musi już przypadać bezpośrednio po macierzyńskim). Same zaś części są bardziej elastyczne – rodziców ogranicza liczba 5 części oraz fakt, że powinny one być udzielane w tygodniach.
Co „ku pamięci” dla pracodawców?
W zależności od podstawy prawnej składanego przez pracownika wniosku, inny będzie sposób procedowania takiego wniosku, a także inne może być miejsce w dokumentacji pracowniczej, do którego ten wniosek powinien trafić. Warto zatem przygotować dobre wzory wniosków dla pracowników. To pomoże najbardziej HRom, które nie będą musiały się domyślać, co pracownik miał na myśli.
Dodatkowo warto też mieć na uwadze, że pracownik może swój wniosek złożyć do różnych osób. Przełożeni, którzy mogą być adresatami takich wniosków, powinni zatem dostać informację, w jaki sposób i jak szybko taki wniosek powinien zostać przez nich „załatwiony” (mają odpowiadać sami? przekazać do HRu?). W niektórych przypadkach pracodawca ma tylko 7 dni (kalendarzowych!) na odpowiedź. W przypadku zaś wszystkich nowych „wnioskowych” uprawnień, nieudzielenie odpowiedzi w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1 do 30 tysięcy złotych.
