Olx praca / W pracy / Gotowe formułki, które oszczędzają czas i energię

Gotowe formułki, które oszczędzają czas i energię

06.03.26
clock 5 min.
Bożena Kowalkowska Bożena Kowalkowska
Gotowe formułki, które oszczędzają czas i energię
Ile razy dziennie piszesz to samo, tylko trochę innymi słowami? „Dziękuję za wiadomość”, „Wracam z odpowiedzią”, „Czy możemy przełożyć spotkanie?”, „Proszę o doprecyzowanie.” Nie do końca mamy wpływ na to, ile wiadomości dostajemy, ale możemy mieć wpływ na to, jak sprawniej sobie z nimi radzić.
W tym artykule:
  1. Stała formuła, mniej tłumaczenia
  2. Pomoc w stawianiu granic
  3. Jak wdrożyć to w praktyce?
  4. Krótko i na temat: jak skrócić czas pisania maili?

Stała formuła, mniej tłumaczenia

Problem z pisaniem wiadomości polega na tym, że za każdym razem traktujemy je jak coś nowego, nawet jeśli sytuacja powtarza się po raz setny. Zaczynamy od pustego ekranu, zastanawiamy się nad pierwszym zdaniem, nad tonem, nad długością odpowiedzi, mimo że schemat jest niemal identyczny jak w poprzednich mailach. Tymczasem można to uprościć: przygotować wcześniej kilka gotowych formułek i później jedynie dopasowywać je do kontekstu. Nie chodzi o rozbudowaną bazę szablonów ani automatyczne odpowiedzi wysyłane bez refleksji. W praktyce wystarczy kilka najczęściej powtarzających się sytuacji, takich jak potwierdzenie otrzymania wiadomości, uprzejma odmowa czy prośba o przesunięcie terminu. Kiedy masz je zapisane, nie zaczynasz od zera – zaczynasz od sprawdzonej struktury, którą tylko uzupełniasz szczegółami.

Pomoc w stawianiu granic

Gotowe formułki bardzo pomagają w stawianiu granic, bo zdejmują z Ciebie konieczność każdorazowego wymyślania „jak to powiedzieć”. W sytuacji, gdy ktoś prosi Cię o dodatkowe zadanie, udział w projekcie albo szybkie spotkanie, największy opór często dotyczy nie samej decyzji, ale sposobu jej zakomunikowania. Zaczynasz pisać, kasujesz, dopisujesz wyjaśnienia, tłumaczysz się nadmiarem pracy, sytuacją prywatną albo „tym razem wyjątkowo”. W efekcie wiadomość staje się dłuższa, mniej klarowna i zostawia przestrzeń do dalszych negocjacji. Stała, krótka formuła w rodzaju: „Dziękuję za propozycję. W tym momencie nie będę mogła/mógł się tego podjąć” zamyka temat bez eskalowania emocji i bez dodatkowych zobowiązań. Nie oznacza braku uprzejmości, tylko konsekwencję. Dzięki temu nie musisz za każdym razem zużywać energii na tłumaczenie swojej decyzji, a druga strona dostaje jasną informację, na której może się oprzeć.

Jak wdrożyć to w praktyce?

Najprościej zacząć od obserwacji. Przez kilka dni zwróć uwagę na to, które wiadomości piszesz w bardzo podobny sposób, nawet jeśli zmienia się temat czy adresat. Zapisz te powtarzalne odpowiedzi w jednym dokumencie, np. pod nazwą „Formułki mailowe”, a następnie skróć je i uprość, tak aby zostało tylko to, co naprawdę potrzebne. Warto zapisać je w możliwie neutralnej wersji, bez nadmiaru szczegółów, dzięki czemu łatwo będzie je później dopasować do konkretnej sytuacji. Gotowe zdania nie muszą brzmieć sztywno ani bezosobowo, możesz dodać jedno zdanie odnoszące się do kontekstu rozmowy, ale podstawowa struktura wiadomości może za każdym razem pozostać taka sama.

Krótko i na temat: jak skrócić czas pisania maili?

· Spisz najczęstsze sytuacje, w których odpowiadasz podobnie.
· Stwórz 5 uniwersalnych formułek.
· Uprość je do konkretu, bez zbędnych zdań.
· Korzystaj z nich zamiast pisać od nowa.
· Zostaw miejsce na jedno zdanie osobiste.

Bożena Kowalkowska

Bożena Kowalkowska

Pasjonatka planowania i organizacji życia. Jak sama mówi: odzyskuję czas na rzecz przyjemności, odpoczynku i najbardziej komfortowej codzienności w pracy i w domu. Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Swoje doświadczenie związane z planowaniem zdobywała, będąc sekretarzem redakcji wielu niszowych magazynów („A4”, „Kikimora”, „Vice”), w tym ostatniego wydania „Twojego Weekendu”, który zdobył m.in. Grand Prix w Cannes w kategorii projektów zmieniających świat. Była również współwydawcą rocznika o polskich formach drukowanych „Print Control” oraz koordynatorką wielu publikacji i inicjatyw. Od 6 lat jest producentką wykonawczą wydarzenia Warsaw Gallery Weekend. Współpracowała z dużymi i małymi markami oraz fundacjami. Jako dziennikarka pisała m.in dla Vogue.pl, Gazety Wyborczej, Wysokich Obcasów, Zwykłego Życia. Jest autorką poradnika „Odzyskać czas” (2020 r.) i książki zawierającej serię felietonów „Poza czasem. O potyczkach z codziennością” (2021 r.) Jej najnowszy poradnik „W swoim czasie. 27 historii o odzyskiwaniu życia” (2022 r.), wyd. Wielka Litera, to efekt ostatnich kilku lat, podczas których pomagała wielu osobom i zespołom ułożyć się z czasem. Prowadzi wykłady, warsztaty oraz konsultacje indywidualne dotyczące planowania i organizacji pracy i życia codziennego.

Sprawdź nasze inne artykuły

Zobacz więcej
Jedno „ping” i po skupieniu. Dlaczego powiadomienia są największym złodziejem czasu?
W pracy
Jedno „ping” i po skupieniu. Dlaczego powiadomienia są największym złodziejem czasu?

Siedzisz nad zadaniem. Myśl zaczyna się układać. Wchodzisz w rytm. I wtedy: „ping”. Albo wibracja. Albo czerwone kółko w rogu ...

date 12.03.2026 clock 5 min.
Dlaczego puste sale, biblioteki i pociągi działają lepiej niż biurko?
W pracy
Dlaczego puste sale, biblioteki i pociągi działają lepiej niż biurko?

Siedzisz przy swoim biurku., przy którym często pracujesz jesz, ale też jesz, odbierasz telefony, scrollujesz, odpisujesz, poprawiasz, zaczynasz i nie ...

date 11.03.2026 clock 6 min.
Sprawdź, zanim wyślesz. Dlaczego lista kontrolna ratuje Cię w pośpiechu?
W pracy
Sprawdź, zanim wyślesz. Dlaczego lista kontrolna ratuje Cię w pośpiechu?

Najwięcej błędów nie robimy wtedy, gdy czegoś nie wiemy, tylko wtedy, gdy się spieszymy. Załącznik bez pliku, mail wysłany do ...

date 09.03.2026 clock 5 min.
Dlaczego przy kimś pracuje się szybciej? O sile body doubling (nawet zdalnie)
W pracy
Dlaczego przy kimś pracuje się szybciej? O sile body doubling (nawet zdalnie)

Siedzisz sam/a przed komputerem. Lista zadań otwarta. Kawa stygnie. Niby masz czas, niby wiesz, co robić a jednak trudno ruszyć. ...

date 05.03.2026 clock 5 min.

Oferty pracy

Zobacz więcej
Ogłoszenie wyróżnione
Specjalista ds. kadr (Kadrowa / Kadrowy)
Mińsk Mazowiecki 06.04.2026
Ogłoszenie wyróżnione
Młodszy/a Specjalista/ka ds. Kadr
Łodzinka Górna 06.04.2026
Ogłoszenie wyróżnione
Specjalista ds. Kadr i Płac
Warszawa 06.04.2026
Krynica Vitamin S.A. Ogłoszenie wyróżnione
Specjalista / Specjalistka ds. kadr i płac.
Dziadkowskie-Folwark 06.04.2026