Czym jest i kogo obowiązuje ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to dokument zawierający informacje o liczbie przepracowanych godzin, dniach wolnych ustawowo, urlopach oraz innych nieobecnościach usprawiedliwionych jak np. zwolnienia lekarskie.
Przypomnijmy, że czas pracy przepisy definiują jako czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Co do zasady wynosi on 8 godz. dziennie i nie może przekroczyć 40 godz. tygodniowo (48 godz. z nadgodzinami) w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.
Jak stanowi Kodeks Pracy ewidencja czasu pracy służy do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Dotyczy ona wszystkich zatrudnionych i musi być prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie. Co więcej, zatrudnieni mają prawo do wglądu w dokumenty.
Od tej zasady są wyjątki. W stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ma obowiązku ewidencji godzin pracy. Jednak dla tych osób pracodawca musi prowadzić rejestr urlopów, dyżurów, zwolnień od pracy, nieobecności np. z tytułu opieki nad dzieckiem albo innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych absencji w pracy. Taki wykaz nazywa się uproszczoną ewidencją czasu pracy.
Pracodawca powinien pamiętać, że uproszczona ewidencja czasu pracy nie zwalnia go z prowadzenia innej wymaganej przez prawo dokumentacji pracowniczej.
Ewidencja czasu pracy – umowa zlecenie
Ewidencja czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników mających nawiązany z pracodawcą stosunek pracy, czyli zatrudnionych na umowy o pracę, mianowanych, powołanych oraz pracujących na podstawie wyboru. Z tego wynika, że nie dotyczy to osób świadczących pracę na mocy umowy zlecenia.
Jednocześnie jednak prawo zobowiązuje strony do potwierdzenia liczby przepracowanych godzin, co wynika z przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przy czym nie ma określonej formy, w jakiej ma być prowadzona taka ewidencja godzin pracy.
Najważniejszą zasadą jest, aby z rejestru wynikało, ile godzin w danym miesiącu zleceniobiorca przepracował i czy w związku z tym zostanie zachowane ustawowe minimalne wynagrodzenie godzinowe. Uproszczona ewidencja czasu pracy powinna też być podpisana przez strony, co nada jej wiarygodność np. przy kontroli przez inspektora pracy.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dokładnie określa, co powinno znaleźć się w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Są to m.in.:
- ewidencja czasu pracy (przed wejściem przepisów była to karta czasu pracy) zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- liczbie przepracowanych godzin w porze nocnej;
- liczbie godzin nadliczbowych;
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
- rodzaju i wymiarze nieobecności w pracy;
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
- wnioski pracownika dotyczące m.in.:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem;
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy;
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej i in. systemach wymienionych w k.p.;
- ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego;
- dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy;
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
- zgody pracownika wynikające z k.p. dotyczące czasu pracy.
Oznaczenia w ewidencji czasu pracy
Przepisy nie określają ani wzorów, ani symboli, jakie pracodawca musi zastosować w ewidencji czasu pracy. Jednak powinny być one na tyle jasne i jednoznaczne, by w trakcie kontroli inspektor Państwowej Inspekcji Pracy nie miał wątpliwości np. z jakiego powodu pracownik dostał dni wolne od pracy albo powstała nieobecność w pracy.
Najczęściej spotykane oznaczenia to:
- Ch – choroba;
- OP – opieka nad dzieckiem albo członkiem rodziny;
- UW – urlop wypoczynkowy
- UŻ – urlop na żądanie;
- UM – urlop macierzyński;
- URodz- urlop rodzicielski;
- UOjc – urlop ojcowski;
- UO – urlop okolicznościowy;
- UB – urlop bezpłatny;
- BL – badania lekarskie
- SB – szkolenie BHP
- WP – wyjście prywatne;
- S — sobota;
- N — niedziela;
- Ś — święto;
- WS — dzień wolny za pracę w sobotę;
- WN — dzień wolny za pracę w niedziele;
- WŚ — dzień wolny za pracę w święto;
- W5 — dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy;
- NUP — nieobecność usprawiedliwiona płatna;
- NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.
W jakiej formie prowadzić ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (w arkuszu kalkulacyjnym albo specjalnym programie). Tutaj pracodawcy mają dowolność. Najważniejsze jest, aby zawierała wymagane elementy. Przy czym, jeśli do elektronicznej ewidencji czasu pracy dołączane są dokumenty w formie papierowej, pracodawca lub upoważniony pracownik sporządza jego odwzorowanie cyfrowe i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej.
Niezależnie jednak od formy karta ewidencji czasu pracy musi być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności wyłącznie przez osoby upoważnione, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Pracodawca powinien pamiętać, że jeśli pozostawia dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, lub też nie archiwizuje jej przez wymagany okres, naraża się na karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 tys. zł. Do przeprowadzania kontroli w tym zakresie są upoważnieni inspektorzy PIP.
Jaki jest okres przechowywania ewidencji czasu pracy?
Karta ewidencji czasu pracy jest elementem dokumentacji pracowniczej. Zatem zgodnie z art. 94 k.p. pracodawca ma obowiązek jej przechowywania przez okres zatrudnienia oraz przez 10 kolejnych lat po ustaniu lub rozwiązaniu stosunku pracy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Niektórzy pracodawcy prowadzą wyłącznie listę obecności zamiast tradycyjnej ewidencji czasu pracy. Jest to duże zaniedbanie, ponieważ są to dwa różne dokumenty. Karta czasu pracy jest obowiązkowa i wykazuje m.in. przepracowane godziny i czas wolny. Z kolei lista świadczy tylko o tym, że pracownik stawił się w miejscu pracy i na dodatek nie jest ustawowo obowiązkowa. Może ona speniać rolę ewidencji czasu pracy, o ile będzie zawierała wymagane przez przepisy elementy, np. godziny rozpoczęcia i zakończenia pełnienia obowiązków zawodowych, nieobecność w pracy oraz dni wolne od pracy wraz z ich oznaczeniem.
Podsumowanie
Ewidencja czasu pracy, która zastąpiła kartę czasu pracy, jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Dokument powinien zawierać wszelkie informacje dotyczące godzin rozpoczęcia i zakończenia świadczenia obowiązków zawodowych, liczby przepracowanych godzin, zwolnień od pracy, nieobecności w pracy oraz dni wolnych od pracy. Zgromadzone dane stanowią dowód, że pracodawca przestrzega przepisów o dobie pracowniczej i zapewnia zatrudnionym minimalny odpoczynek. Co więcej, ewidencja czasu pracy jest podstawą do ustalenia wynagrodzenia. Za brak dokumentacji PIP może wymierzyć karę w wysokości nawet 30 tys. zł.
