Każdy projekt, niezależnie od jego tematyki, powinien przejść przez te same fazy. Są to:
- Inicjowanie
- Planowanie
- Realizacja projektu
- Kontrolowanie
- Zakończenie
W trakcie każdej z faz równolegle powinny odbywać się procesy monitorowania i kontroli, które służą sprawdzaniu i regulowaniu postępu projektu. Fazy mogą częściowo się pokrywać, co jest naturalne. Mimo że przebieg etapów projektu jest zunifikowany, w zależności od charakteru projektu, przebieg każdej z faz może wyglądać zupełnie inaczej.
1. Inicjowanie
Rozpoczynając projekt, prowadzimy często niekończące się dyskusje, rozmawiamy o wszystkim, co jest jakkolwiek związane z jego treścią. Dlatego najlepiej, żeby wszystkie tego rodzaju spotkania były prowadzone przez osobę, która będzie pełniła w ramach projektu funkcję project managera. Dzięki temu będzie w stanie nadać ramy dyskusjom i łączyć różne pomysły. Na ich podstawie można określić cel projektu. Dobrze sformułowany cel mieści się w czasie, budżecie i opisuje całość zadań.
Powtarzanie etapu inicjowania na początku kolejnych etapów projektu ułatwia dostosowanie działań do wymagań biznesowych. Może się okazać w trakcie projektu, że jego założenia się zdezaktualizowały i należy uaktualnić kierunek projektu bądź zakończyć daną inwestycję.
2. Planowanie
Jest to bardzo ważny etap, należy jednak pamiętać, że w projekcie nie chodzi o dokumentację projektową, a o wdrażanie zmian. W ramach planowania powinno się określić takie elementy, jak:
- zakres projektu, w tym rezultaty projektu (są to wyniki pracy),
- aktywności, jakie powinny być podjęte w ramach projektu,
- harmonogram pracy,
- koszty,
- zasoby,
- ryzyko.
Na tym etapie warto zebrać oczekiwania interesariuszy np. zarządu i pracowników firmy względem przygotowywanego przez nas rozwiązania np. systemu motywacyjnego czy programu rozwojowego.
3. Realizacja projektu
Ten etap jest urzeczywistnieniem założeń projektowych. W ramach niego pojawiają się takie procesy, jak: realizowanie planu projektu, ocena jakości, rozwój zespołu projektowego, dystrybucja informacji, wyceny, zarządzanie umowami.
Podobnie jak wcześniejsze etapy projektu, również ten wymaga bliskiej współpracy z klientem (niezależnie czy jest on wewnętrzny czy zewnętrzny) i sprawdzania, czy urzeczywistnianie założeń projektowych jest zgodne z jego oczekiwaniami. Jeśli wprowadzamy nowy program, warto wdrożyć zmiany testowo (na grupie testowej pracowników) bądź iteracyjnie.
4. Kontrolowanie
Niezależnie od etapu projektu, trzeba również realizować procesy kontrolne, czyli weryfikować, czy jako zespół działamy zgodnie z poczynionymi założeniami, ale nie tylko… Procesy kontrolne powinny poza zakresem projektu, dotyczyć również takich elementów, jak: harmonogram, koszt, jakość, wydajność czy zarządzanie ryzykiem.
5. Zamykanie
Wymaga stosunkowo niewiele nakładów pracy (w stosunku do pozostałych faz projektu). Jest to etap podsumowujący wyniki projektu oraz domykający kwestie formalne, np. umowy.
Na szczęście istnieje wiele narzędzi i procesów, które podpowiadają, w jaki sposób skutecznie realizować zadania w ramach poszczególnych etapów projektu. Ich celem jest usprawnianie procesu projektu i zwrócenie project managerowi uwagi na elementy, które łatwo przeoczyć, co może utrudnić pracę w kolejnych etapach. Główną korzyścią stosowania podejścia projektowego w realizacji działań HR jest to, że w ten sposób łatwiej odpowiedzieć na potrzeby biznesu i dostosowywać nasze działania do potrzeb interesariuszy (czyli np. zarządu, pracowników danego działu czy całej firmy).
Artykuł napisany na podstawie: A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK Guide)
