Obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Musi również przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. – Powyższe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2019 r. i od tej daty pracodawcy mogą wybrać preferowaną dla siebie formę prowadzenia akt osobowych – mówi Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy, dyrektorka HR z 20-letnim doświadczeniem, założycielka bloga i społeczności HR na szpilkach. Oprócz tradycyjnej papierowej wersji, pracodawca może zdecydować się na prowadzenie tzw. e-teczek – dodatkowo lub wyłącznie.
Korzyści ze stosowania e-teczek
Specjaliści wskazują, że korzyści ze stosowania e-teczek odnoszą zarówno pracodawca jak i pracownicy. – Elektroniczne akta osobowe, pomimo iż mogą wydawać się trudne do wdrożenia, obniżają koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej oraz zmniejszają koszty prowadzenia firmowego archiwum. Digitalizacja akt umożliwia stały i szybki dostęp do dokumentów, które w szybki sposób można wyszukiwać za pomocą słów kluczowych – przekonuje Monika Smulewicz. Co ciekawe na takim e-dokumencie może pracować jednocześnie kilka osób. Ekspertka zwraca również uwagę na to, że przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci jest bezpieczne, ponieważ dostęp do e-teczki posiadają tylko uprawnione osoby.
Nie do przecenienia jest również fakt, że wyeliminowane zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, który wiąże się m.in. z zakupem tonerów, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dostępu czy prawidłowego niszczenia dokumentów. W niektórych przypadkach może to nawet skutkować możliwością ograniczenia wynajmowanej powierzchni, ponieważ nie potrzeba już miejsca na przechowywanie wielu papierowych teczek. – Mamy też pewność, że dokumenty nie zniszczą się i nie zabrudzą – podsumowuje Smulewicz.
Atutem e-teczek jest również możliwość dostępu do nich z różnych miejsc, w których dysponujemy dostępem do internetu, bez konieczności obecności w biurze. Przy zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania można również ułatwić kontakt między pracownikami a kadrami. Korzyścią dla pracowników jest to, że mają cały czas dostęp do swojej dokumentacji, co nie jest możliwe w przypadku papierowego archiwum. Natomiast automatyzacja procesów związanych z elektroniczną dokumentacją, pozwala oddelegować pracowników działu kadr do bardziej wymagających zadań. Te prostsze wykona sam komputer zaopatrzony we właściwy program. Nie można też zapominać o ekologicznym pozytywnym aspekcie wyboru elektronicznych teczek. Oznaczają one bowiem zdecydowane ograniczenie zużycia papieru w firmie.
Korzystanie z dobrego oprogramowania pozwala również na kontrolowanie zmian w prawie, związanych z dokumentacją pracowniczą. Takie programy są na bieżąco aktualizowane, dlatego osoby odpowiadające w firmie z dokumentacją pracowniczą, mają pewność, że stosują najnowsze, obowiązujące przepisy. Jeśli chodzi o minusy elektronicznej dokumentacji, to specjaliści nie wskazują ani jednego, poza koniecznością digitalizacji dotychczasowych dokumentów, które firma posiada w wersji papierowej.
Zmiana postaci przechowywania akt osobowych pracowników
Wybór jednego ze sposobów przechowywania akt osobowych nie jest nieodwołalny. Pracodawca w dowolnym momencie może zdecydować się na zmianę formy i sposobu przechowywania dokumentów pracowniczych. Jak to zrobić? – Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego np. skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym – tłumaczy Monika Smulewicz. Proces ten jest dużo łatwiejszy w małych firmach. W przypadku dużych, zatrudniających wielu pracowników, dokumentów do zdigitalizowania jest bardzo dużo. Specjaliści przekonują jednak, że i tak warto podjąć się tego trudu, dla przyszłych korzyści.
Pięć części akt osobowych
Od 25 marca 2023 r. akta osobowe zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, muszą składać się z pięciu części określonych nazwami liter: A, B, C, D oraz E. Monika Smulewicz tłumaczy, że w każdej z nich znajdują się innego rodzaju, konkretnie określone dokumenty.
Część A to dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie, jak również skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych oraz kontrolnych badań lekarskich
Część B zawiera dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (m.in. umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i BHP, potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym, wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem oraz dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy).
Część C to dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Część D zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.
Część E to dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Bezpieczeństwo e-teczek
Prowadząc dokumentację pracowniczą w formie e-teczek, pracodawca jest zobowiązany do stosowania rozwiązań technicznych, zapewniających używalność, dostępność i wiarygodność dokumentacji. Musi też dbać o to, by odwzorowania cyfrowe dokumentów miały dobrą jakość i spełniały minimalne wymagania techniczne, wynikające z przepisów. Dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone, a osoby mające do nich dostęp w pełni zidentyfikowane. Istnieje wymóg, by każda osoba, która ma dostęp do e-dokumentów, posługiwała się indywidualnym loginem. Jest to niezbędne, by było wiadomo, kto wprowadził lub usunął dany dokument. Oczywiście, biorąc pod uwagę przepisy RODO, dostęp do dokumentów jest ściśle ograniczony tylko dla osób, w przypadku których jest on niezbędny.
Pracodawca musi też regularnie sporządzać kopię zapasową dokumentów i przechowywać ją na innym nośniku. To forma zabezpieczenia przed utratą dokumentacji pracowniczej. Obowiązkiem pracodawcy w kontekście e-teczek jest również zabezpieczania infrastruktury informatycznej i komputerowej przed cyberatakiem. Pracownicy kadr muszą blokować swoje komputery, gdy odchodzą od stanowiska pracy. Monitory natomiast muszą być ustawione tak, by tylko oni widzieli, co na nich się znajduje.
