Obwieszczenie w sprawie organizacji czasu pracy jest dokumentem oficjalnym, zatem powinno być podpisane przez prezesa firmy albo właściciela. Pismo musi zawierać:

• datę i miejsce jego sporządzenia;
• pełną nazwę firmy i adres siedziby;
• nagłówek, np.: „Obwieszczenie o systemach i rozkładach czasu pracy oraz stosowanych okresach rozliczeniowych”;
• podstawę prawną sporządzenia dokumentu np. art. 150 § 1 Kodeksu pracy;
• ustalenia dotyczące systemu czasu pracy (podstawowy, równoważny, zadaniowy, przerywany, weekendowy), np.:
  • podstawowy system czasu pracy dla pracowników administracyjnych,  
  • podstawowy system czasu pracy w formie pracy zmianowej dla pracowników produkcji;
• rozkład czasu pracy, czyli czas, w którym pracownicy muszą pozostawać do dyspozycji pracodawcy, w szczególnych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego, np.: 
  • pracownicy administracji wykonują pracę od poniedziałku do piątku od godziny 8:00 do 16:00;
  • pracownicy produkcyjni wykonują pracę od poniedziałku do piątku od godziny 6:00 do 14:00 w przypadku pierwszej zmiany oraz od godziny 14:00 do 22:00 w przypadku drugiej zmiany;
• obowiązujące okresy rozliczeniowe, np. miesięczne lub kwartalne;
• wyszczególnione dni wolne od pracy;
• ​​datę wejścia w życie obwieszczenia;
• podpis osoby uprawnionej.

Obwieszczenie jest oficjalnym ogłoszeniem, w którym dana instytucja lub podmiot podaje do wiadomości publicznej określony fakt, lub decyzję. Jego celem jest poinformowanie o tym wszystkich zainteresowanych.

Art. 150 Kodeksu pracy nakazuje, aby systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy były zawarte w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Natomiast jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym, czyli nie ma w jego firmie organizacji związkowych lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, ponieważ zatrudnia mniej niż 50 pracowników, wtedy powyższe informacje musi ogłosić w obwieszczeniu.

Postanowienia zawarte w obwieszczeniu wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników.

Pracodawca powinien przygotować dokument w formie pisemnej i podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie, np. umieścić na tablicy ogłoszeń w zakładzie pracy lub w intranecie, do którego wszyscy mają dostęp. Zaleca się też archiwizację obwieszczenia jako dokumentu kadrowego. 

Obwieszczenie o czasie pracy musi dotyczyć wszystkich zatrudnionych osób, z wyszczególnieniem systemów i rozkładów czasu pracy dla poszczególnych grup pracowników.

Co istotne, pracodawca ma obowiązek zapoznać z treścią obwieszczenia o czasie pracy każdą nowo zatrudnioną osobę, zanim ta rozpocznie świadczenie pracy. Podpisany przez pracownika dokument powinien zostać umieszczony w jego aktach osobowych.