Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek pracodawcy, który wymaga dopełnienia szeregu formalności. W praktyce działalności zakładu pracy niezbędne jest najczęściej wdrożenie procedury, która umożliwi codzienne sprawdzanie obecność pracowników. Jednym ze sposobów potwierdzania stawiennictwa w pracy jest lista obecności. Sprawdź, na czym polega taki dokument, zweryfikuj, czy jest obowiązkowy i pobierz gotowy wzór.
W tym artykule:
Lista obecności w pracy - wzór
Lista obecności - co to?
Lista obecności pracowników to dokument, który potwierdza obecność poszczególnych podwładnych w pracy. Może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Lista obecności do druku sprawdzi się do podstawowego ewidencjonowania czasu pracy, w tym potwierdzania frekwencji, odnotowywania nieobecności w pracy i liczby przepracowanych godzin. Pobierz gotowy wzór listy obecności w pracy, który możesz wykorzystać w swoim przedsiębiorstwie.
Co powinna zawierać lista obecności?
Lista obecności to dokument, który nie ma ustalonego wzoru. Dzięki temu pracodawca ma dowolność przy tworzeniu jego układu. Najczęściej stosowane są proste tabele z listą obecności.
W liście obecności powinny się znaleźć informacje takie jak przede wszystkim:
- imię i nazwisko pracownika,
- data potwierdzenia obecności,
- podpis pracownika, który potwierdzi zapis.
Często wykorzystywanym w praktyce działalności zakładów pracy rozwiązaniem jest również tworzenie listy obecności z godzinami. W takim przypadku pracownik, który stawia się w biurze, musi wpisać do dokumentu godzinę rozpoczęcia pracy, a przy wyjściu dopisać do niej godzinę zakończenia. Odnotowaniu podlegają również spóźnienia czy wyjścia w ciągu dnia w celu załatwienia spraw osobistych.
W zależności od decyzji pracodawcy w zakładzie może funkcjonować indywidualna lista obecności dla każdego pracownika albo grupowy dokument, który będzie dotyczyć wszystkich zatrudnionych bądź np. konkretnego zespołu czy zmiany.
Listę obecności w pracy pracodawca może przygotować samodzielnie, tworząc dostosowaną do potrzeb danego przedsiębiorstwa tabelę albo skorzystać z naszej listy obecności pracownika do druku.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy
Lista obecności w pracy to nie to samo co ewidencja czasu pracy. Podczas gdy pierwszy dokumenty jest fakultatywny, ewidencjonowanie to obowiązek, który na pracodawcę nakładają przepisy.
Zgodnie z art. 149 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Na żądanie zatrudnionego ma obowiązek ją udostępnić. Lista obecności pracownika może być częścią ewidencji czasu pracy, jednak nie istnieją regulacje, które nakazywałyby jej prowadzenie.
Ewidencja czasu pracy i lista obecności różnią się również zakresem informacji, które zawierają. Podczas gdy lista obecności służy jedynie dokumentowaniu obecności pracownika w pracy, w ewidencji umieszcza się również dodatkowe informacje, w tym m.in. o godzinach nadliczbowych, urlopach, dniach wolnych od pracy czy zwolnieniach lekarskich. Dodatkowo mogą się w niej znaleźć także takie dokumenty jak np. wnioski o indywidualny czas pracy czy pracę w godzinach nadliczbowych.
Podczas gdy lista obecności jest najczęściej dostępna w biurze i pośredni dostęp do niej mogą mieć różni pracownicy, ewidencja czasu pracy musi być przechowywana w sposób, który uniemożliwi dostęp do niej osobom nieuprawnionym. Mimo że oba dokumenty mogą być prowadzone w dowolnej formie, w przypadku ewidencji czasu pracy ewentualny system elektroniczny musi umożliwiać jej wydruk na wypadek kontroli.
Lista obecności a przepisy RODO
Przepisy RODO wprowadzają zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych oraz generalną minimalizację danych. Na tej podstawie wykorzystywane informacje muszą być maksymalnie ograniczone i wykorzystywane jedynie do konkretnych celów. Z tego powodu na liście obecności powinny się znaleźć tylko niezbędne informacje.
Na podstawie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w liście obecności zgodnej z RODO można zamieścić imię i nazwisko pracownika oraz w sposób ustalony w danym zakładzie pracy oznaczać jego obecności. Na liście obecności nie może się z kolei pojawić żadna informacja wrażliwa, w tym m.in. przyczyna nieobecności pracownika, ponieważ wspomniane regulacje zabraniają przetwarzania danych osobowych dotyczących stanu zdrowia.
Lista obecności – mimo że nie jest obowiązkowa – może okazać się użyteczna pod kątem dokumentowania obecności pracownika w pracy. Każdy zakład ma prawo ustalić swój własny wzór dokumentu albo wykorzystać gotową listę obecności w PDF. Trzeba jednak pamiętać, aby umieścić w niej tylko bezwzględnie potrzebne informacje i zachować w ten sposób zgodność z RODO. W większych przedsiębiorstwach warto także rozważyć wdrożenie elektronicznych sposobów potwierdzania obecności w pracy.
