Dofinansowanie studiów przez pracodawcę – na jakich zasadach?

Dofinansowanie studiów przez pracodawcę – czy jest to przychód pracownika ze stosunku pracy?

Zgodnie z art. 103(3) Kodeksu pracy pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Zatem dofinansowanie studiów przez pracodawcę jest świadczeniem dodatkowym ze stosunku pracy. Potwierdza to art. 12 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, który za przychody ze stosunku pracy uznaje wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Warto wiedzieć, że zgodnie z art 21. ustawy o PIT wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego są zwolnione podmiotowo od podatku dochodowego.

Wydatki pracodawcy na sfinansowanie studiów, szkoleń, kursów – czy można wliczyć to w koszty uzyskania przychodu?

Dofinansowanie studiów przez pracodawcę może być znaczącym wydatkiem w budżecie firmy, stąd rodzi się pytanie, czy może on wliczyć je w koszty uzyskania przychodu.

Kosztami uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Jednocześnie prawo nie wyklucza całkowicie wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników.

Jednak aby uniknąć ewentualnych problemów z urzędem skarbowym, należy pamiętać, aby zawrzeć z pracownikiem umowę szkoleniową oraz mieć zgromadzoną dokumentację potwierdzającą wydatki. Trzeba też mieć na uwadze, że studia, szkolenie albo kurs muszą mieć związek w zajmowanym przez pracownika stanowiskiem. Ponieważ tylko wtedy można uznać, że jest to wydatek, który może spowodować wzrost przychodów firmy.

Jak udokumentować koszty dofinansowania studiów?

Jeśli firma kieruje pracownika na szkolenie, to ona je zwykle bezpośrednio opłaca. W przypadku dofinansowanie studiów zaocznych przez pracodawcę pracownik musi przedstawić dokumenty pokazujące koszty. Poza tym firma ma obowiązek przechowywania dokumentacji na potrzeby rozliczeń z urzędem skarbowym albo kontroli inspekcji pracy.

Potrzebne dokumenty zależą od podpisanej z pracodawcą umowy oraz panujących w zakładzie zasad. Strony mogą ustalić sposób uiszczać opłaty za studia:

• Jeśli pracownik robi to we własnym zakresie, przedstawia pracodawcy potwierdzenie przelewu oraz fakturę wystawioną przez uczelnię. Na tej podstawie dokonuje się zwrotu kosztów.
• Zdarza się, że faktura z uczelni trafia bezpośrednio do firmy, i to ona jest zobowiązana ja opłacić.
• Inne wydatki zaliczone przez strony do kosztów uczestnictwa w studiach np. przejazdy i noclegi muszą być udokumentowane fakturami.

Kto i w jaki sposób może skorzystać z dotacji z urzędu pracy?

Podstawowym warunkiem ubiegania się o dotację z urzędu pracy jest posiadanie statusu osoby bezrobotnej albo poszukującej pracy. Ponadto w przygotowanym dla zarejestrowanego profilu pomocy i indywidualnym planie działania powinna być uwzględniona taka forma wsparcia.

W zależności od długości przebywania na tzw. bezrobociu, wieku oraz statusu zarejestrowane osoby mogą ubiegać się o: bon szkoleniowy, dofinansowanie szkoleń indywidualnych i grupowych, pożyczkę szkoleniową, finansowanie kosztów egzaminów i licencji oraz dofinansowanie studiów podyplomowych.

Zasadniczo, aby skorzystać z dotacji, trzeba w urzędzie pracy zgłosić chęć udziału w wybranej formie podnoszenia kwalifikacji zawodowych i przedstawić wypełniony wniosek o dofinansowanie studiów podyplomowych albo szkolenia. Zwykle urzędy wymagają dodatkowych dokumentów, np. oświadczenia pracodawcy, że zatrudnieniu bezrobotnego po ukończeniu przez niego szkolenia albo studiów.

Aktualne informacje dotyczące odbywających się szkoleń, zasad przyznawania dotacji oraz wymaganych dokumentów można uzyskać u pośredników pracy Centrum Aktywizacji Zawodowe w każdym urzędzie pracy.

Jak przekonać pracodawcę do finansowania studiów?

Jednym z obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Jednak żaden przepis nie obliguje go do dofinansowania studiów magisterskich, podyplomowych, szkoleń albo kursów. Jeśli w firmie praktykuje się dofinansowanie studiów przez pracodawcę albo całkowite finansowanie szkoleń i kursów zawodowych, to zasady przyznawania środków będą zawarte w regulaminie pracy i wynagrodzeń. Aczkolwiek w każdym przypadku trzeba przekonać pracodawcę, że warto zainwestować w nasz rozwój.

Jak umotywować wniosek o dofinansowanie studiów? Przede wszystkim należy w nim podkreślić, co zyska pracodawca, jeśli zechce współfinansować naszą edukację. Studia albo szkolenie zawodowe bez wątpienia podnoszą kompetencje. Zwykle wiedzę i nowe umiejętności można wykorzystać w realizowaniu codziennych zadań. To z pewnością poprawi efektywność i jakość pracy nie tylko uczącego się pracownika, ale też wpłynie pozytywnie na cały zespół. Studia, szkolenia albo kursy prowadzą doświadczone osoby, znające najnowsze technologie i trendy. Dzięki uczestnictwu w zajęciach pracownik będzie mógł je poznać i zaproponować wprowadzenie różnych innowacyjnych rozwiązań w firmie. Mogą one przyczynić się do rozwoju firmy i utrzymania konkurencyjnej pozycji w branży.

Pracodawca powinien też pamiętać, że dofinansowanie studiów podyplomowych przez pracodawcę, kursów i szkoleń zwiększa motywację do pracy i zaangażowanie pracownik w rozwiązanie problemów. Co więcej, wzmacnia się pozycja firmy, jako atrakcyjnego pracodawcy, który dba o zatrudnionych ludzi i nie boi się inwestować w kadrę. W ten sposób powstaje lojalny i oddany zespół.

Oczywiście, zanim złożymy wniosek, musimy dać się poznać jako rzetelny, lojalny i wartościowy pracownik. Zawsze warto wychodzić z własną inicjatywą, pokazać, że zależy nam na pracy i sukcesie firmy.

Jak napisać wniosek o dofinansowanie studiów, szkolenia, kursu przez pracodawcę?

Podanie o dofinansowanie studiów przez pracodawcę powinno być napisane klarownie i zwięźle, ale jednocześnie zawierać niezbędne informacje, które pomogą podjąć przełożonym pozytywną dla nas decyzję. W niektórych firmach istnieją gotowe formularze, które wystarczy uzupełnić i przekazać do działu kadr.

Jeśli takowego nie ma, można sporządzić go samemu. Wniosek o dofinansowanie studiów przez pracodawcę powinien zawierać:

• imię i nazwisko wnioskodawcy, stanowisko i dział;
• datę wniosku;
• imię i nazwisko adresata, stanowisko;
• tytuł np. „Wniosek o dofinansowanie szkolenia z zakresu księgowości”;
• krótki wstęp informujący o celu wniosku i typie szkolenia;
• uzasadnienie, czyli argumentacja, dlaczego szkolenie/ jest ważne dla pracownika i firmy, jakie przyniesie korzyści oraz jak zdobytą wiedzę będzie można wykorzystać w firmie w praktyce;
• szczegóły szkolenia/studiów: nazwa, termin, miejsce oraz nazwa organizatora; agenda lub główne tematy, jakie będą poruszane, a także koszt udziału;
• krótkie podsumowanie głównych argumentów wraz z prośbą o pozytywne rozpatrzenie podania; 
• formuła grzecznościowa oraz podpis pracownika;
• załączniki: program studiów, szkolenia albo kursu, cennik lub oferta.

Podsumowanie

Dofinansowanie studiów przez pracodawcę znacznie odciąża budżet zatrudnionego i podnosi jego kwalifikacje. Dlatego warto wystosować prośbę w firmie o takie wsparcie. 

Trzeba pamiętać, że pracodawca ma obowiązek umożliwiać pracownikowi rozwoju, ale nie musi już do niego dopłacać. Zwykle trzeba napisać wniosek i uzasadnienie przydatności studiów podyplomowych w pracy i wykazać chęć podzielenia się wiedzą. Pracodawca często też podpisuje z pracownikiem umowę lojalnościową, że ten w zamian za dofinansowanie, przepracuje w firmie określoną liczbę lat lub miesięcy