Dane do faktury – co powinna zawierać faktura VAT? Jakie dane do faktury imiennej?

Jakie dane są potrzebne do faktury?

Zasadniczo faktura jest potwierdzeniem dokonania transakcji. Wystawiają ją przedsiębiorcy, szczególnie Ci, będący czynnymi podatnikami VAT.

 

Regulacje dotyczące podatków od towarów i usług, w tym informacje o tym, jakie dane są potrzebne do faktury, są zawarte w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Niezbędnymi danymi na fakturze są przede wszystkim:

• dane zbywcy (nazwa, adres i NIP);
• dane nabywcy (nazwa, adres, NIP);
• numer porządkowy faktury;
• data i miejsce wystawienia;
• nazwa towaru i usługi;
• cena jednostkowa brutto i netto;
• stawka podatku;
• wartość brutto.

Dane do faktury VAT

Zgodnie z ustawą, faktura VAT musi zawierać następujące informacje:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który pozwoli na jej identyfikację,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (NIP);
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę lub rodzaj towaru, lub usługi;
• miarę i ilość lub liczbę sprzedanych towarów, lub usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto);
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym przyznanych w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem brutto.

W niektórych sytuacjach, dane do faktury powinny być uzupełnione o dodatkowe informacje takie jak:

• zwrot metoda kasowa – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania całości lub części zapłaty;
• zwrot odwrotne obciążenie – gdy obowiązek rozliczenia podatku leży po stronie nabywcy towarów lub usług;
• wyraz samofakturowanie – w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1;
• sformułowanie procedura marży dla biur podróży – dla wykonywania usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży;
• wyrazy: procedura marży – towary używane, procedura marży – dzieła sztuki lub procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki – dla dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.

Dane do faktury bez VAT

Fakturę bez VAT wystawia się w przypadkach:

• korzystania ze zwolnienia podmiotowego w związku z niską sprzedażą (obroty muszą być niższe niż 200 tys. zł w skali roku);
• korzystania ze zwolnienia przedmiotowego, związanego z rodzajem wykonywanej działalności i są możliwe tylko, gdy świadczone usługi są zwolnione z VAT.

Zgodnie z przepisami dane potrzebne do faktury tego rodzaju to:

• data wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje;
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (najczęściej NIP);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (NIP);
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość lub liczbę dostarczonych towarów, lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku;
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym rabaty z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług (wartość sprzedaży);
• kwotę należności ogółem;
• wskazanie:
  • przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku;
  • przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług;
  • innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

W przypadku zwolnienia z podatku, na fakturze w miejscu VAT należy wpisać skrót zw, a dla faktur dla czynności niepodlegających VAT, wpisuje się skrót np.

Dane do faktury – faktura uproszczona

Faktura uproszczona to dokument potwierdzający zawartą transakcję. Można ją wystawić, jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, a na dokumencie znajdują się dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Niezbędne dane do wystawienia faktury tego rodzaju to:

• daty wystawienia i sprzedaży;
• kolejny numer faktury;
• dane sprzedawcy, w tym jego NIP;
• NIP nabywcy;
• nazwę towaru lub usługi;
• kwotę wszelkich ulg lub obniżek cen, w tym udzielonych w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• kwotę należności ogółem;
• informacje pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku.

Dane do faktury – faktura korygująca

Fakturę korygującą, czyli popularnie nazywaną korektę, należy wystawić, gdy po wystawieniu faktury:

• uległa zmianie podstawa opodatkowania lub kwota podatku wykazana w fakturze VAT;
• dokonano zwrotu towarów i opakowań;
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury VAT.

Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, niezbędne dane do wystawienia faktury korygującej to:

• numer kolejny oraz data jej wystawienia;
• numer identyfikujący dokument w Krajowym Systemie e-Faktur, którego dotyczy faktura korygująca – jeśli takowy został nadany;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta:
  • data wystawienia;
  • numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji;
  • imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP);
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• jeśli korekta nie wpływa na podstawę opodatkowania – prawidłową treść korygowanych pozycji;
• ewentualnie można zawrzeć tytuł dokumentu Faktura korygująca lub Korekta i podać przyczynę wystawienia dokumentu.

W przypadku gdy przedsiębiorca udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Dane do faktury zaliczkowej

Niektórzy przedsiębiorcy, zanim transakcja dojdzie do skutku, pobierają od swoich kontrahentów zaliczkę. Zwykle przeznaczona jest ona na pokrycie kosztów związanych z przeprowadzeniem transakcji lub stanowi zabezpieczenie. Warto wiedzieć, że faktura zaliczkowa nie generuje przychodu z jednej strony i nie jest kosztem z drugiej. Jednak rodzi obowiązek podatkowy VAT.

Oto, jakie dane do faktury zaliczkowej są niezbędne:

• data wystawienia;
• numer kolejny faktury;
• nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• data otrzymania całości lub części należności, o ile różni się ona od daty wystawienia dokumentu;
• kwota otrzymanej zaliczki;
• stawka podatku;
• kwota podatku;
• informacje na temat wcześniej pobranych zaliczek;
• data dokonania transakcji (o ile jest określona);
• dane dotyczące umowy lub zamówienia.

W przypadku pobrania zaliczki, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową wg ogólnej zasady, czyli nie później, niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wręczono zaliczkę. Dopuszczalne jest wystawienie dokumentu przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej niż na 30 dni.

Jakie dane do faktury dla osoby prywatnej? – faktura imienna

Faktura imienna jest dokument potwierdzający transakcję przedsiębiorcy z osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Dane do faktury imiennej, jakie trzeba umieścić na dokumencie to:

• numer faktury i datę jej wystawienia;
• nazwa i adres przedsiębiorcy oraz jego NIP;
• imiona, nazwiska oraz adresy nabywcy (ew. NIP lub PESEL);
• nazwa towaru lub usługi;
• data dokonania lub zakończenia transakcji;
• data otrzymania zapłaty za towar lub usługę;
• jednostka miary i liczba lub ilość sprzedanych towarów, lub usług;
• cena jednostkowa netto;
• wartość netto;
• wartość brutto;
• kwoty rabatów lub zniżek – o ile zostały udzielone;
• stawka i wartość podatku VAT;
• suma sprzedaży netto z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwoty podatku VAT – z podziałem na poszczególne stawki.

Obowiązek wystawienia faktury VAT imiennej jest w przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej i sprzedaż dokumentuje fakturą przychodową, lub gdy klient zażądał jej wystawienia (ma na to 3 miesiące od momentu nabycia towaru lub usługi).

Co ważne, gdy przedsiębiorca nie korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej, a na życzenie klienta wystawił fakturę do paragonu, powinien zarejestrować transakcję na kasie, a paragon podpiąć pod egzemplarz faktury.