Czym jest lean management? Główne cele i założenia

Początki lean management. Jak powstała ta koncepcja?

Koncepcja lean management rozwinęła się dzięki rozwiązaniom opracowanym w XX wieku w Toyota Motor Company w Japonii, określana jest jako System Produkcyjny Toyoty (ang. Toyota Production System – TPS). Projekt był ściśle związany z amerykańskim programem Training Within Industry, którego celem była pomoc w odbudowaniu gospodarki Japonii zniszczonej po II wojnie światowej. System Produkcyjny Toyoty jest często przedstawiony w postaci domu, a jego fundamenty stanowią: 

• zarządzanie wizualne, 
• stabilne i standaryzowane procesy, 
• odpowiednie planowanie i bilansowanie produkcji, czyli heijunka.

Filarami domu jest produkcja na czas oraz automatyzacja, a jego wnętrze reprezentuje kaizen, czyli ciągłe doskonalenie. To także jedna z filozofii TPS – rozwiązywanie kluczowych problemów, ponieważ jest to siła napędowa rozwoju organizacji.

Czym jest lean management? Definicja

Lean management to koncepcja wydajnego zarządzania przedsiębiorstwem polegająca na ciągłym doskonaleniu, dostarczaniu jak najlepszego produktu na klienta przy jednoczesnym ograniczeniu tych elementów produkcyjnych, które nie przyczyniają się do wzrostu jakości produkcji. Wszystko po to, aby skrócić czas produkcji, poprawić jej jakość oraz rentowność. Lean management ma dzięki temu ograniczać koszt prowadzenia przedsiębiorstwa. 

Cele lean management

Po co wprowadza się lean management do organizacji? Przedsiębiorstwa za sprawą wdrożenia tej koncepcji mogą szybciej reagować na zmieniającą się rzeczywistość. Jakie są jej główne cele? 

Sprawna organizacja i zarządzanie

Przede wszystkim ważne są jasne i przejrzyste zasady, elastyczna organizacja, skrócenie czasu produkcji. Może mieć to związek w wieloma sytuacjami – np. zbyt długim obiegiem dokumentów, wydłużonym czasem oczekiwania na naprawienie istotnej maszyny. W lean management zdecydowanie częściej zwraca się uwagę na szczegóły, które mogą mieć znaczenie w usprawnieniu całego procesu. 

Zmniejszenie zapasów

Ze względu na to, że jednym z celów lean management jest obniżenie kosztów działalności przedsiębiorstwa, trzeba zwrócić uwagę na to, jak środki finansowe są wydawane na poszczególne segmenty w organizacji. Zdecydowanym kosztem jest przechowywanie produktów oraz wynajmowanie kolejnych magazynów do tego celu. Ideą lean management jest to, aby produkować tyle, ile klient jest w stanie zapłacić i tyle, ile tego potrzebuje. Gromadzenie produktów na kolejne miesiące, czyli produkcja masowa, stoi w kontrze do tego założenia.

Pozyskanie nowych klientów

Usprawnienie procesów, skrócenie czasu produkcji przy jednoczesnym braku spadku na jakości, może spowodować szansę na pozyskiwanie nowych klientów. Firma poprzez optymalizację kosztów oraz czasu, a co za tym idzie efektywną produkcję, ma czas, środki oraz zasoby ludzkie na to, aby rozszerzyć liczbę klientów.

Krótki cykl produkcyjny 

Lean management to tzw. wyszczuplone zarządzanie, co również łączy się z długością cyklu produkcyjnego. Celem jest wdrożenie takich działań, które mają na celu skrócenie czasu poświęcanego na produkcję, przy jednoczesnym zadowoleniu pracowników oraz braku spadku jakości. Wszystko po to, aby maksymalizować zyski i optymalizować koszty. 

Podstawowe założenia lean management

Główne założenia tej koncepcji nie zmieniają się od lat i przede wszystkim chodzi o to, aby realizować cele i zyskiwać na tle rynkowej konkurencji. 

Zwiększenie znaczenia zasobów ludzkich

Odnosi się to w dużej mierze do filozofii kaizen, czyli ciągłego udoskonalania i rozwiązywania problemów, wykorzystując kreatywność i pomysłowość. W założeniu lean management skraca się dystans pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami. Ci ostatni mają więcej do powiedzenia, ich praca jest dużo bardziej efektywna, otrzymują więcej pomocy. 

Systematyczne zmiany i dążenie do perfekcji 

Filozofia lean management to ciągły proces, w którym rzeczywistość stale się zmienia, więc cały czas trzeba udoskonalać produkcję, usługi i wiedzę pracowników. Nie można się zatrzymywać, bo to oznacza straty dla przedsiębiorstwa. To trwała zmiana kultury organizacyjnej. Jeśli firma traktuje lean management jako jedno z tymczasowych narzędzi, zmiany nie przyniosą oczekiwanego rezultatu. 

Wyeliminowanie marnotrawstwa

W założeniach lean management nie ma miejsca na zapasy – główną koncepcją jest to, że wdrażane są działania, za które klient będzie chciał zapłacić. Przykładami marnotrawienia jest np. nadprodukcja oraz niewykorzystywanie potencjału pracowników.

Narzędzia lean management

Do usprawniania pracy oraz optymalizacji kosztów w lean management potrzebne są odpowiednie narzędzia. Aby przynosiły zadowalające rezultaty, na samym początku trzeba włożyć wiele wysiłku, aby je wdrożyć i żeby pracownicy w stu procentach realizowali swoje zadania. Narzędzia służące do wdrażania lean management mają niwelować błędy, m.in. w obszarze optymalizacji produkcji, efektywności, unikania marnotrawstwa. 

JIT

JIT oznacza just in time. Koncepcja zaprojektowana przez Taichi Ohno, który był twórcą oraz propagatorem Toyota Production System. Fundamentem tej metody jest założenie, że trzeba produkować to, co jest potrzebne, w dokładnie takiej ilości, jaka jest potrzebna. System jest prosty – żadnych zapasów. Przeciwieństwem tej metody jest produkcja masowa, która może objawiać się tym, że dany produkt jest magazynowany w oczekiwaniu na dogodny moment na sprzedaż. 

5S

Ma związek z ładem, stabilnością procesów oraz poprawą w organizowaniu środowiska pracy. To pięć kroków, które w językach japońskim oraz polskim zaczynają się na literę „S”. 

1. Seiri (sortowanie) – np. pozbycie się wszystkich niepotrzebnych rzeczy ze stanowiska pracy.
2. Seiton (systematyka) – wszystko na swoim miejscu, dobrze oznaczone.
3. Seiso (sprzątanie) – porządki, odkładanie rzeczy na swoje miejsca, używanie środków czystości. 
4. Seiketsu (standaryzacja) – utrzymywanie standardów na stanowisku pracy, przestrzeganie trzech pierwszych punktów, nauka powtarzalności.
5. Shitsuke (samodyscyplina) – wyrobienie nawyków oraz przyzwyczajeń, potrzebnych do tego, aby odpowiednio wykonywać swoją pracę. To bardzo często wymaga czasu, aby pracownik w pełni zrozumiał cały proces i pracował efektywnie. 

SMED

W obszarze produkcji jednym z największych problemów jest marnotrawienie czasu przez przestoje w miejscu pracy. Wynikają one np. z napraw maszyn, złej organizacji. Skracanie czasów przezbrojeń maszyn i urządzeń, czyli SMED (ang. single minute exchange of die), to metoda, której celem jest doprowadzenie do krótszego procesu produkcji tak, aby był bardziej efektywny. Chodzi o to, aby minimalizować straty, realizować szybciej zamówienia i maksymalnie upraszczać cały proces produkcyjny. 

 Poka-Yoke

Ten japoński termin oznacza zapobieganie błędom. Każdy pracownik jest narażony na pomyłki i każdemu mogą się one przytrafić. Głównym założeniem tej metody jest zapobieganie im. Rozwiązania poka-yoke mają minimalizować lub eliminować całkowicie błędy wynikające np. z braku koncentracji. Do tego używa się np. kamer i czujników kontroli ruchu, stosuje się blokady, gdy np. pracownik dokonuje błędnego montażu. Jakie znamy przykłady z życia związane z tą metodą? Na przykład używanie karty płatniczej w bankomatach – karta działa tylko wtedy, gdy z odpowiedniej strony ją włożymy. Podobnie jest z kartą SIM w telefonie. 

Zarządzanie wizualne

Zarządzanie wizualne pomaga w przedstawieniu szczegółowych informacji w sposób czytelny i w pełni zrozumiały dla pracowników oraz kadry kierowniczej. Przykładem są przepisy BHP – zarządzanie wizualne ma pomóc w zrozumieniu tych zasad poprzez odpowiednią treść, dobre zobrazowanie tematyki (infografiki, kolorystyka, podkreślanie najważniejszych informacji), odpowiednie umiejscowienie (w miejscach widocznych i powszechnie dostępnych).

Korzyści z wdrożenia lean management

Wdrożenie kultury lean management do organizacji może przynieść spore korzyści. Jednymi z nich mogą być: skrócenie czasu produkcji, optymalizacja jej kosztów, maksymalizacja zysków. Produkcja może stać się dużo wydajniejsza, a jakość obsługi oraz produktów bardziej profesjonalna. Założenia lean management mogą pomóc także pracownikom – organizacja może być na wyższym poziomie, stanowisko pracy zdecydowanie bardziej profesjonalne, a kadra zarządzająca jest zdecydowanie bardziej przychylna na dokształcanie pracowników poprzez ich udział w kursach, warsztatach, szkoleniach. 

W założeniach lean management brzmi bardzo profesjonalnie, jednak przedsiębiorstwa muszą zdawać sobie sprawę z tego, jak trudno w stu procentach wprowadzić je do działalności na co dzień. Wszystko przez szeroki zakres obowiązków oraz długotrwały proces – koncepcja dotyka wielu odnóg przedsiębiorstwa, zwraca uwagę na każdy detal. Wszystko musi być organizowane w jasny, czytelny, zrozumiały, ustandaryzowany dla wszystkich pracowników sposób. Ta metoda zarządzania przedsiębiorstwem wymaga również zaufania kadry pracowniczej – mogą oni stawiać opór przed wprowadzeniem nowych rozwiązań przez np. niewiedzę, strach przed nowym. Ważne jest także podejście kierownictwa – jeśli ono nie będzie dla pracowników wsparciem, korzyści płynące z lean management nie będą takie, jak się spodziewano.