Cyfryzacja w księgowości? „To zwiększy prestiż zawodu” [WYWIAD]

Zuzanna Piechowicz: Czy osoby w branży księgowości są otwarte na nowe technologie? Jak pani to ocenia?

Zuzanna Kwiatkowska: Zainteresowanie i otwartość na nowe technologie w księgowości rośnie. Widzę jednak, że pracuję w bardzo zróżnicowanej branży. Młodsze pokolenie księgowych, które wchodzi na rynek, chętnie testuje nowe narzędzia, włącza je do swojej codziennej pracy. Ci bardziej doświadczeni specjaliści są ostrożniejsi. Chociaż również zdają sobie sprawę, że cyfryzacja staje się takim naturalnym, wręcz nieodzownym elementem pracy księgowego. 

Skąd ta ostrożność? Jak ją pani rozumie?

Myślę, że to jest kwestia pewnych obaw i niechęci do zaburzenia procesów utrwalonych w biurach rachunkowych od lat. Każda zmiana budzi pewne lęki przed tym, co nieznane. Warto tu jednak podkreślić, że to właśnie to najbardziej doświadczone pokolenie księgowych mierzyło się z największymi zmianami w procesie obsługi klientów w zakresie cyfryzacji. Wciąż na rynku są osoby, które na początku swojej pracy zawodowej korzystały wyłącznie z ksiąg papierowych. Później nastąpiła era OCR-ów, gdzie księgowi myśleli, że ich praca zostanie zastąpiona. A to tylko przyczyniło się do automatyzacji pewnych procesów. Teraz wchodzimy na jeszcze wyższy poziom cyfryzacji -era KSEF-u, ogólnej inwigilacji podatników JPK ksiąg handlowych, środków trwałych czy też ewidencji uproszczonych. 

Co mogłoby pomóc księgowym lepiej przygotować się na te zmiany? I nie mam na myśli tylko kwestii operacyjnych, ale również nastawienia do nowych technologii. 

Księgowi muszą się otworzyć na media społecznościowe, na docieranie do pewnych grup tematycznych, organizacji zrzeszających biura rachunkowe czy nawet zacząć brać udział w konferencjach branżowych. To te działania zmieniają mindset księgowych. Można wtedy zobaczyć, że każdy z nas mierzy się z tymi samymi problemami, jednocześnie mając do nich inne podejście. Wymiana doświadczeń daje siłę, podobnie jak obycie w branży i nawiązywanie kontaktów. 

Jeśli chodzi o aspekt operacyjny, to kluczowe mogą okazać się praktyczne szkolenia i warsztaty. Szczególnie te, które pokazują realne zastosowania technologii w codziennej pracy. Dostawcy oprogramowania często na swoich stronach piszą różne słowa-klucze, które biura nie zawsze potrafią umieścić w danym procesie czy danym aspekcie obsługi klienta. Z mojego doświadczenia wynika, że aktywne wsparcie od dostawców oprogramowania, które nie sprowadza się tylko do przekazania narzędzia, a wiąże się z realną pomocą jest kluczowe – takie właśnie wsparcie we wdrożeniu KSEF i nie tylko będziemy oferować biurom i ich klientom korzystającym z fillup k24 jako dostawca tego systemu, a ja osobiście, jako jego Ambasador. 

Jak korzystanie z nowych technologii wpływa na relacje biur rachunkowych z klientami?

Mimo obaw w branży  jestem zdania, że cyfryzacja i nowe technologie wpłyną pozytywnie na relacje z klientami. My, jako księgowi, po otrzymaniu uprawnień w KSEF od klienta będziemy mieli dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym. To zdecydowanie ujednolici proces obiegu dokumentów we współpracy klient-biuro i biuro-klient. Musimy się liczyć z tym, że w początkowej fazie wdrożenia KSEF-u może być ciężej. Będzie większa liczba pytań klientów, potrzeba edukowania ich. Obciążenie komunikacyjne w takim kluczowym, kulminacyjnym momencie się zwiększy. W dłuższej perspektywie powinno się to przełożyć na bardziej partnerską i transparentną współpracę z klientem.

W raporcie „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025” ciekawe jest to, że 39% księgowych planuje inwestycje w nowe technologie, ale aż 32,5% księgowych nie chce ingerować w obecne procesy. Jak pani rozumie obie pozycje tych osób, tych grup?

Pierwszej grupie w mojej ocenie zależy na chęci automatyzacji i poprawie efektywności pracy w biurze rachunkowym. To może zwiększyć marżę obsługi klientów. Z bardziej przyziemnych kwestii kluczową rolę odgrywa tu też presja legislacyjna, którą mamy ze strony Ministerstwa Finansów. Przygotowanie się na KSEF wymagają inwestycji w nowe technologie. To nieuniknione. Wymaga od księgowych zintegrowanych narzędzi do wdrożenia ustrukturyzowanego fakturowania, wyłączenia papierowego prowadzenia ewidencji podatkowych czy też digitalizacji danych księgowych klientów. 

Jeśli chodzi o tę drugą grupę księgowych, którzy nie chcą ingerować w obecne procesy to z moich obserwacji i rozmów z osobami pracującymi w biurach rachunkowych mam parę przemyśleń. Przede wszystkim problem z wyborem narzędzi. Rynek oferuje nam obecnie bardzo dużo różnych narzędzi technologicznych, natomiast skąd mamy wiedzieć, że to jedno, jedyne będzie najlepsze dla nas w biurze rachunkowym.

Często też dochodzi do tego oczywiście przywiązanie do obecnych metod, brak pewności w poruszaniu się po nowych narzędziach, czy też lęk przed tym, że może to wpłynąć na stabilność pracy zespołu. 

Myślę, że kluczowe jest podejście do tych zmian ze spokojem. Bo każda zmiana może być stresująca. A w stresie możemy przeoczyć korzyści, jakie ta zmiana może przynieść w dłuższej perspektywie. Nie chodzi mi tylko korzyści finansowe związane z automatyzacją, zwiększoną marżą i optymalizacją. To może poprawić postrzeganie zawodu księgowego na rynku. Ta wizja księgowego jako osoby merytorycznej, audytora, doradcy biznesowego dla klientów jest zdecydowanie bardziej prestiżowa. 

W Barometrze widać jednak, że gotowość na KSEF jest niewielka. 

To wynika przede wszystkim z niepewności legislacyjnej i związanej z nowym system. Brak jasnych i stabilnych wytycznych ze strony Ministerstwa Finansów może rzutować na to, jak faktycznie te aspekty techniczne wdrożenia będą przebiegały. Jako dostawca oprogramowania fillup k24 chcemy zaoferować jak najbardziej intuicyjne narzędzie, które ma za zadanie zapewnić zarówno wdrożenie tego oprogramowania, a także bezpłatnej integracji z KSEF u klientów, jak i zagwarantować najwyższy komfort pracy księgowych w trakcie samego użytkowania systemu. 

Jednak chaos informacyjny i obawa, czy serwery Ministerstwa finansów to wytrzymają, są realne. Za to już nie odpowiadają ani biura rachunkowe, ani dostawcy oprogramowania. A to wpłynie na naszą pracę w czasie tej transformacji. 

Rozmawiając o nowych technologiach trudno nie wspomnieć o rozwoju sztucznej inteligencji. Czy AI zastąpi księgowych?

Moim zdaniem wręcz przeciwnie. AI to game changer. Może przejąć w biurach rachunkowych te żmudne i powtarzalne zadania, dzięki czemu uwolni czas na działania doradcze, interpretacyjne i strategiczne. Co w dłuższej perspektywie zwiększy atrakcyjność zawodu. A co za tym idzie, chęci osób aktywnych na rynku pracy do zostania jednym z nas.