Czym są koszty pracodawcy i od czego zależą? – przykłady
Koszty pracodawcy to suma wydatków, jakie poniósł on z tytułu zatrudnienia pracownika. Obejmują one nie tylko wynagrodzenie i obowiązkowe składki, ale także wydatki związane z wypłacaniem chorobowego, szkoleniami zatrudnionych, zleceniami badań związanych z medycyną pracy, nagrody, a także wyposażenie stanowiska pracy. Bardzo często dodatkowo do kosztów wlicza się odprawy pracownicze, bonusy pozapłacowe, np. kawę, herbatę, owoce albo karnety sportowe. Warto jednak pamiętać, że koszty pracodawcy są zmienne, a ich wysokość zależy od wielu czynników. Najważniejsze z nich to rodzaju umowy oraz wysokość pensji.
Kontrolowanie kosztów zatrudnienia to jedno z najważniejszych zadań działów HR. Powinny one być jak najniższe, ale jednocześnie zapewniać najwyższy możliwy poziom jakości. W biznesie koszty dzieli się na bezpośrednie i pośrednie. Podobny podział można zastosować do analizy kosztów pracowniczych.
Trzeba pamiętać, że świadczenia wypłacane na rzecz pracowników, są co do zasady kosztem uzyskania przychodów dla pracodawcy. Przepisy pozwalają mu odliczyć:
- wynagrodzenie;
- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy czy regulaminowe premie;
- wydatki na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych oraz okularów korygujących wzrok;
- składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
- koszt obowiązkowych badań lekarskich;
- diety i inne należności z tytułu podróży służbowych;
- świadczenia przyznane pracownikom według uznania pracodawcy, np. nagrody;
- koszt benefitów, np. karnety sportowe albo prywatna opieka medyczna;
- wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych;
- wydatki na utworzenie zakładowego ośrodka opieki dla dzieci pracowników oraz na jego prowadzenie do 1000 zł miesięcznie na każde dziecko;
- koszty kursów i szkoleń dla pracowników.
Bezpośrednie koszty pracownicze
Koszty bezpośrednie to wydatki, które można przypisać do produkcji towarów albo świadczenia usług. W odniesieniu do zatrudniania pracowników są to nakłady, które można bezpośrednio przypisać do zarządzania kadrą. Są one łatwe do zidentyfikowania i opracowania. Zazwyczaj firmy wliczają je w ogólny budżet spółki. Bezpośrednie koszty pracownicze to przykładowo:
- wynagrodzenie;
- płatne urlopy wypoczynkowe;
- nagrody i premie;
- wynagrodzenie za nadgodziny (często firmy z góry wiedzą, że w danym okresie będzie potrzeba pracy poza standardowym czasem pracy);
- diety z tytułu podroży służbowych;
- narzędzia pracy pracownika, np. komputer, oprogramowanie, samochód służbowy;
- wyposażenie stanowiska pracy;
- badania lekarskie pracowników (wstępne, okresowe);
- szkolenia BHP;
- odzież ochronna i posiłki (w zależności od branży);
- szkolenia zwiększające kwalifikacje zawodowe;
- benefity pozapłacowe, np. karnety sportowe, prywatna opieka medyczna, owoce i warzywa;
- składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP);
- wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK);
- odprawy emerytalne (obowiązują tylko pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników).
Ponieważ nie każda firma oferuje benefity albo wysyła na szkolenia, to i koszty pracownicze będą odmienne.
Pośrednie koszty pracownicze
Pośrednie koszty pracownicze są trudniejsze do oszacowania, ponieważ są one nieprzewidywalne. Do nich zalicza się m.in.:
- wynagrodzenie chorobowe;
- wydatki związane z rekrutacją nowego pracownika: publikacja ogłoszenia, czas pracy rekrutera, proces wdrożenia go na nowym stanowisku przez innego pracownika, który w tym czasie nie wykonuje swoich obowiązków;
- wynagrodzenie za nadgodziny dla pracowników zastępujących osoby na urlopach, zwolnieniach lekarskich;
- zatrudnienie pracowników tymczasowych;
- zapewnienie odpowiednich warunków pracy zgodnie z przepisami BHP;
- zezwolenia i pozwolenia – w przypadku zatrudnienia cudzoziemców.
Koszty pośrednie to nie tylko wydatki natury finansowej, ale też niepokój w firmie w związku z rotacją pracowników, zmęczenie nadgodzinami związane z absencją współpracowników, a także cały proces rekrutacji. Pracownik oddelegowany na spotkania z kandydatami, nie wykonuje w tym czasie swoich obowiązków, to może przyczyniać się do powstania strat.
Zatem czas i zasoby wykorzystywane do zarządzania pracownikami również stanowią koszty. Co więcej, błędy pracownika prowadzące do powstania strat finansowych np. kar za opóźnienie, popsucia relacji biznesowych albo niewykorzystania okazji to także są koszta pracownicze. Takie ryzyko pracodawca zawsze musi uwzględnić, zatrudniając kolejną osobę. Oczywiście błędy nie zawsze wynikają ze złej woli. Ich przyczyną mogą być wspomniane wyżej sytuacje spowodowane brakami kadrowymi albo słabe umiejętności zawodowe.
Jak obliczyć koszt pracownika?
Aby obliczyć koszt pracownika, trzeba pamiętać o kilku kwestiach. W 2024 r. minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie wynosi od lipca do grudnia 28,10 zł. Natomiast minimalne wynagrodzenie to 4300 zł brutto.
Na umowie zlecenie, która stanowi jedyny dochód dla zleceniobiorcy, obowiązują składki ZUS, które są opłacane przez zleceniodawcę oraz zleceniobiorcę. Koszty dla pracodawcy związane ze standardową umową zlecenie są takie same jak dla osoby zatrudnionej na umowę o pracę i obejmują:
- Wynagrodzenie brutto, czyli pensja pracownika przed potrąceniem podatków i składek.
- Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę:
- ubezpieczenie emerytalne 9,76%;
- rentowe 6,50%
- wypadkowe od 0,67% do 3,33%, wysokość składki jest uzależniona od charakteru działalności firmy oraz ilości zatrudnionych osób, dla małej firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi ona 1,67%;
- FP 2,45%;
- FGŚP 0,10%
- Składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę: emerytalne (9,76%), rentowe (1,50%), zdrowotne (9%) i dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (2,45%).
- Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) − podstawowa wpłata wynosi 1,5% wynagrodzenia zleceniobiorcy, z możliwością dodatkowej wpłaty do 2,5% wynagrodzenia, o ile pracownik nie złoży deklaracji o rezygnacji z PPK.
Oto przykładowy koszt pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie, którego wynagrodzenie wynosi 4300 zł brutto i nie korzysta on z PPK.
Składki finansowane przez zleceniodawcę liczone od kwoty brutto 4300 zł:
- ubezpieczenie emerytalne: 9,76% – 419,68 zł;
- ubezpieczenie rentowe: 6,5% – 279,50 zł;
- ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% – 71,81 zł;
- FP: 0,1% – 4,30 zł;
- FGŚP: 2,45% – 105,35 zł.
Suma składek finansowanych przez zleceniodawcę to 880,64 zł.
Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia wynosi 4300 zł + 880,64 zł, czyli 5180,64 zł.
W przypadku zatrudnienia na umowę o dzieło jedynym kosztem jest wynagrodzenie brutto. Co więcej, w tego typu umowach nie obowiązują minimalne wynagrodzenia ani stawki godzinowe.
Pracodawca musi też od wynagrodzenia pracownika pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Pracownik może też złożyć oświadczenie, aby pracodawca, odciągając podatek, uwzględnił kwotę wolną od podatku.
Koszty, jakie ponosi pracodawca – zależnie od rodzaju umowy
Zasadniczo koszty pracodawcy różnią się w zależności od rentowności firmy, jej wielkości i renomy oraz od budżetu firmy. Bogata firma dbająca o swoich pracowników zapewnia im nie tylko odpowiednio wysokie wynagrodzenie, ale też komfortowe warunki pozapłacowe. Koszty zatrudnienia danego pracownika będą też odmienne w zależności od formy zatrudnienia.
Umowa o pracę
Umowa o pracę to najpopularniejsza forma zatrudnienia. Regulują ją przepisy Kodeksu pracy. Niezależnie czy jest ona zawarta na czas określony, nieoznaczony albo na próbny, na pełen etat lub ½ etatu pracodawca ponosi podobne koszty związane z zatrudnieniem pracownika. Są to przede wszystkim wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz na FP i FGŚP. Ponadto do kosztów całkowitych zatrudnienia zalicza się te m.in.:
- zlecenie badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych);
- szkolenia BHP;
- wypłaty wynagrodzenia chorobowego;
- zapewnienie płatnego urlopu wypoczynkowego;
- rekompensowania ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych (dodatek albo czas wolny);
- zapewnienia wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy na przykład w okresie przestoju niezawinionego przez pracownika (art. 81 Kodeksu pracy);
- wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe;
- koszt odzieży ochronnej i posiłków, o ile wymagają tego przepisy;
- wyposażenie stanowiska pracy;
- wypłaty bonusów np. ubezpieczenie na życie, prywatna opieka lekarska.
Umowa zlecenie
Umowa zlecenia to umowa cywilnoprawna regulowana przepisami Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Zawierając taką umowę, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej, za którą dostanie ustalone wynagrodzenie. Stronami umowy mogą być osoby fizyczne, jak i osoby prawne.
Koszty pracodawcy zależą od tego, z kim zawiera umowę.
- Jeśli dla zleceniobiorcy umowa jest jedynym źródłem dochodu, to jest ona objęta obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym, w tym składkami na FP i FGŚP. Wyjątkiem jest składka na ubezpieczenie chorobowe od zleceniobiorcy, która jest dobrowolna i której podstawa nie może miesięcznie przekroczyć 250% przeciętnego wynagrodzenia.
- W sytuacji, kiedy zleceniobiorca ma też inne źródła przychodu np. umowę o pracę, inne umowy zlecenia, albo prowadzi działalność gospodarczą, podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z jednej umowy – najwcześniej podpisanej lub wybranej. Kolejne są już zwolnione ze składek, pod warunkiem że z innego źródła współpracownik uzyskuje przynajmniej minimalne wynagrodzenie. Składki na ubezpieczenie zdrowotne są obowiązkowe od każdej umowy.
- Umowa zlecenie z własnym pracownikiem, zatrudnionym na umowie o pracę, jest w pełni oskładkowana.
- Zatrudnienie na zlecenie emeryta albo rencisty, także wymaga zapłacenia pełnych składek do ZUS, aczkolwiek zleceniodawca zwolniony jest z opłacania składek na FP i FGŚP w sytuacji, gdy współpracownik osiągnął wiek 55 lat (u kobiet) lub 60 lat (u mężczyzn).
- Ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu nie podlega natomiast umowa zlecenie z: uczniem szkoły ponadpodstawowej i studentem, który nie ukończył 26 lat.
Z tytułu umowy zlecenie pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 12%. Pracownicy do 26 roku życia są zwolnieni z podatku. Odlicza się też koszty wynoszące 20% lub 50% przychodu, jeśli przedmiotem umowy jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego (przy czym koszty nie mogą przekroczyć limitu 85 tys. 528 zł). Przy czym, nie odlicza się kosztów uzyskania przychodów od umów do 200 zł, zawartych z osobą niebędącą pracownikiem.
Zatem zatrudniając współpracownika na umowę zlecenie, koszty pracodawcy w zakresie ZUS są takie same, jak przy umowie o pracę, chyba że zleceniobiorca jest objęty ubezpieczeniem społecznym z innych tytułów w innej firmie.
Umowa o dzieło
Umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, która nie podlega Kodeksowi pracy, a Kodeksowi cywilnemu. Na jej podstawie przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania określonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.
Od umowy o dzieło, nie odprowadza się składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne ani na fundusze pozaubezpieczeniowe, czyli na FP i FGŚP. Wyjątkiem są sytuacje kiedy:
- pracodawca zawiera umowę z własnym pracownikiem;
- pracownik zawiera umowę z innym podmiotem w celu wykonania zadania na rzecz obecnego pracodawcy.
Wtedy firma musi odprowadzić składki ZUS. Ponadto każdą umowę o dzieło trzeba w ciągu 7 dni od jej zawarcia zgłosić do ZUS-u.
Od umowy o dzieło trzeba odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 12% podatku (nawet jeśli zleceniobiorca ma mniej niż 26 lat). Odlicza się też koszty wynoszące 20% albo 50% przychodu. Natomiast w przypadku umów do 200 zł, odprowadza się zryczałtowany podatek 12%, o ile zleceniobiorcą nie jest pracownik strony umowy i nie odlicza się kosztów uzyskania przychodu.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – podsumowanie
Rozwój firmy nieodłącznie związany jest z zatrudnianiem pracowników, co oczywiści generuje koszt, ale jednocześnie zwiększa zyski. Koszty pracodawcy zależą od rodzaju zawartej z pracownikiem umowy, jego wieku oraz stanowiska pracy.
Najmniej obciążeń generują umowy o dzieło oraz studenci i uczniowie szkół ponadpodstawowych (do 26 r.ż.). Pracodawca w takich przypadkach nie musi opłacać składek społecznych do ZUS-u, odciąga tylko od wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy. Większe koszty generują zatrudnieni na umowę o pracę. Firma musi uwzględniać ich prawa wynikające z kodeksu pracy, czyli m.in. wynagrodzenie chorobowe, płatne urlopy oraz okresowe badania lekarskie i szkolenia BHP.
Na całkowity koszt zatrudniania pracownika składają się też wydatki na jego pozyskanie, stworzenie stanowiska pracy, wyposażenie go w niezbędne narzędzia oraz czas potrzebny na jego wdrożenie w codzienne obowiązki. Nie zapominajmy też o bonusach do wypłaty takich jak „owocowe czwartki”, premie uznaniowe i planowane albo karty multisport. Na szczęście większość wydatków, firmy mogą wliczyć w koszty uzyskania przychodów i odliczyć je od podatku.
