Sezon na audyty przypada z reguły na koniec roku. To dobry czas na podsumowania, rozliczenia i plany na przyszłość, a jeśli firma odczuwa potrzebę wdrożenia zmian organizacyjnych lub poprawy wydajności – audyt wydaje się być najlepszym możliwym rozwiązaniem.
Zespół audytorów w zewnętrznej instytucji dokonuje wnikliwej oceny poszczególnych obszarów działania organizacji, a także poddaje ocenie pracowników – zarówno menedżerów, jak i tych pracujących na niższych szczeblach. Audytu nie wykonuje się po to, aby zwolnić część załogi, ale wykonać dogłębną analizę sposobu funkcjonowania firmy, wydajności pracy członków zespołu i przede wszystkim – aby odszukać i zidentyfikować obszary, w których można podnieść jakość pracy, ograniczyć jej koszty czy uczynić działanie prostszym.
Mierzenie wydajności pracowników pozwala na stwierdzenie, czy dany zespół nie jest zbyt mocno obciążony pracą bądź nie przeznacza części czasu pracy np. na pomaganie innemu zespołowi, wskutek czego nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.
W czasach regresu gospodarczego spowodowanego pandemią COVID-19 firmy decydują się na mądre szukanie oszczędności, podnosząc wydajność pracy i szukając rozwiązań, które pozwolą na przetrwanie trudnego czasu bez konieczności zamykania działalności lub redukcji zatrudnienia.
Obawy pracowników
Strach i opór pracowników przed audytem może wynikać z nieodpowiedniej komunikacji. Zamiast oznajmić „w przyszłym tygodniu zaczniemy audyt, sprawdzimy, jak pracujecie i czy da się coś zaoszczędzić”, pracodawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby sens, cel i ewentualne korzyści z przeprowadzonego audytu poznała cała załoga.
Wszyscy pracownicy powinni znać przebieg całego procesu, oczekiwany poziom zaangażowania, oczekiwane efekty (które koniecznie należy zakomunikować załodze) oraz mieć możliwość otrzymania odpowiedzi na nurtujące ich pytania, a także przestrzeni na ich zadanie.
Audyt wewnętrzny i zewnętrzny
W zależności od możliwości i potrzeb, firma może zdecydować o zatrudnieniu profesjonalnych audytorów lub zlecić to zadanie wewnętrznemu działowi HR, o ile pracownicy posiadają odpowiednie kompetencje. Które rozwiązanie jest lepsze? Cóż, każde ma swoje plusy…
Audyt zewnętrzny zdejmuje z nas większość wyzwań organizacyjnych, możemy być pewni, że powierzamy zadanie profesjonalistom, którzy pomogą zaplanować wszystkie działania, odpowiednio dobiorą próbę i narzędzia do przeprowadzenia audytu i obiektywnie go przeprowadzą.
Ponieważ nie są w żaden sposób emocjonalnie związani z organizacją, łatwiej będzie im podejść do zadań z dystansem i z tej perspektywy dostrzec aspekty, które umykają osobom zanurzonym w codziennym życiu firmy. Zewnętrzni audytorzy skupiają się na osiągnięciu założonych w harmonogramie celów i terminów i poświęcają temu cały swój czas.
Niekiedy obiektywizm może być jednak uznany za słabą stronę tej formy współpracy. Audytor siłą rzeczy nie dysponuje pełną wiedzą na temat pracownika i nie ma z nim styczności na co dzień. Tutaj jednak z pomocą na drodze do uzyskania maksymalnej ilości wiarygodnych informacji przychodzą narzędzia wykorzystywane przy audycie.
Audyty – kompetencyjny i wydajności
Podczas audytu pracowniczego możemy poddawać analizie różne aspekty funkcjonowania organizacji, w tym badanie kompetencji pracowników czy wydajności ich pracy. Audyt kompetencyjny rozpoczyna się od sformułowania wymagań i oczekiwanych kompetencji na poszczególnych stanowiskach w połączeniu z analizą sytuacji firmy w sprzężeniu np. z jej planami biznesowymi. Następnie audytorzy spotykają się z pracownikami i za pomocą odpowiednio dobranych narzędzi pozyskują potrzebne informacje. Mogą do tego wykorzystać:
- wywiad z pracownikiem,
- ocenę 360 stopni, czyli ocenę pracownika pochodzącą z wielu źródeł, w tym samooceny,
- testy kompetencyjne sprawdzające poziom wiedzy,
- testy psychometryczne pozwalające na analizę zachowań w danej sytuacji,
- development center – obserwację grup pracowników lub pojedynczych osób podczas wykonywania zadań służbowych.
Audyt wydajności to nic innego jak dokładna analiza czynności, czasu ich trwania i wpływu na produktywność w wybranym czasie.
Można do tego wykorzystać np. gromadzone podczas pracy dane: raporty sprzedaży, wykonanych połączeń, zakończonych konsultacji i projektów.
W przypadku gdy mamy do czynienia z koniecznością zbadania wydajności pracy podlegającej regulacji cyklicznej (czyli np. z pracą projektową, usługową), można zastosować jedną z dwóch metod obserwacji działań pracownika przez audytora:
- Shadowing (fotografia dnia pracy) – audytor przez wybrany czas obserwuje każdą wykonaną przez pracownika czynność i odnotowuje czas jej trwania oraz ocenia, czy podnosi ona produktywność pracy.
- Metoda migawkowa – wyrywkowa analiza krótkich odcinków dnia pracy. Obarczona większym ryzykiem błędu statystycznego, ale łatwiejsza do przeprowadzenia [1].
Korzyści dla pracownika i pracodawcy
Choć proces przeprowadzania audytu może być dla pracownika stresujący, warto spojrzeć na niego jak na okazję do samodoskonalenia się oraz do sprawdzenia stanu swojej wiedzy i kompetencji. W swych założeniach efekty audytu, przedstawione w klarowny sposób pracownikowi, mają być przyczynkiem do przedstawienia mocnych stron i obszarów wartych podniesienia kompetencji, do czego drogą mogą być kursy, szkolenia lub wewnętrzny transfer wiedzy.
Pracodawca otrzymuje zaś pełny obraz wydajności i oceny swoich pracowników. Wie, jak zaplanować rozwój ścieżek kariery, w jakie kompetencji warto zainwestować oraz na ile obłożenie pracą poszczególnych zespołów jest miarodajne. Audyt to naturalny etap wiwisekcji kondycji kadrowej firmy, a jego wykonywanie świadczy o dojrzałości pracodawcy i chęci odpowiedzialnego zarządzania przedsiębiorstwem.
Przypisy:
Przeczytaj również:
Ewidencja czasu pracy – czy jest konieczna i jak ją skutecznie prowadzić?
