- Twórz system zarządzania zadaniami: Według Allena kluczem do efektywnego działania jest posiadanie sprawdzonego systemu zarządzania zadaniami. Twórz listy zadań, używaj kalendarza, notatnika czy aplikacji do organizacji, abyś mógł świadomie kontrolować swoje obowiązki i terminy. Ważne jest, aby regularnie przeglądać te listy, aktualizować priorytety i konsekwentnie działać według ustalonego planu.
- Zastosuj zasadę „złap to i zapisz”: Często zapominamy o ważnych rzeczach, gdy nie zapiszemy ich w odpowiednim miejscu. Zasada „złap to i zapisz” zachęca nas do natychmiastowego zapisywania pomysłów, zadań czy ważnych informacji. Dzięki temu nic nie umknie naszej uwadze, a my unikniemy stresu związanego z zapominaniem czy utratą ważnych danych.
- Określ konkretne akcje dla każdego zadania: Allen zaleca, aby każde zadanie w naszej liście było jasno sformułowane i miało przypisaną konkretną akcję. Nie wystarczy tylko wpisać „napisać raport”. Lepiej jest określić, jakie kroki są potrzebne, na przykład „zgromadzić niezbędne informacje”, „spisać wstępne wersje” i „poprawić formatowanie”. To pomaga nam wiedzieć, od czego zacząć i jak przejść do kolejnych etapów.
- Przeglądaj regularnie swoje zobowiązania: Regularne przeglądanie naszych zobowiązań jest kluczowe dla skutecznego zarządzania czasem. Allen proponuje regularne przeglądy tygodniowe i miesięczne, podczas których oceniamy postępy, aktualizujemy priorytety i ustalamy nowe cele. To umożliwia nam lepszą kontrolę nad naszymi zadaniami i zapobiega gromadzeniu się zaległości.
- Skup się na kontekstach: Allen podkreśla, że ważne jest, aby zadania były pogrupowane w kontekstach, czyli miejscach, w których możemy je zrealizować. Na przykład zadania, które możemy wykonać tylko w biurze, są grupowane w kontekście „biuro”. To pomaga nam skupić się na zadaniach dostępnych w danym miejscu i czasie, zwiększając naszą produktywność.
Podsumowując, książka „Getting Things Done” oferuje wiele cennych lekcji dotyczących zarządzania czasem i efektywności. Dzięki zastosowaniu systemu zarządzania zadaniami, zasad „złap to i zapisz”, precyzowaniu akcji dla każdego zadania, regularnym przeglądom i skupieniu się na kontekstach, możemy poprawić naszą organizację pracy i osiągnąć większą produktywność.
