Dla firm, które praca zdalna stawia wiele wyzwań. Jednym z nich jest praca w zespole rozproszonym. Istnieją obszary, które mogą przyczyniać się do powstawania nieporozumień, a co za tym idzie konfliktów w zespole lub na linii pracownik – przełożony. Warto więc zwrócić uwagę na trudności, jakie możemy napotkać w pracy zdalnej i spróbować im przeciwdziałać.
Co zamiast porannej kawy?
Zacznijmy od zdefiniowania, czego brakuje w pracy zdalnej, a co przyczynia się bardzo do budowania relacji w zespole i prawidłowej komunikacji. Na pierwszy plan wysuwa się aspekt socjalizacji. W większości firm poranna kawa w kuchni jest tradycją. Jest to moment, gdzie wymieniamy się informacjami, poznajemy siebie nie tylko jako kolegów z pracy, ale po prostu jako ludzi. Dochodzi więc do socjalizacji i budowania unikatowej, nieformalnej kultury organizacyjnej. Nie da się w pełni odzwierciedlić tego procesu na łamach łącza internetowego. Co możemy zrobić? Możemy jako pracownicy organizować oddolne inicjatywy jak np. poranny briefing. To może być krótkie spotkanie online, na którym omawiamy tematy wspólne dla naszego zespołu, dajemy update kolegom i koleżankom i przy okazji rozmawiamy na tematy niezwiązane z pracą.
Możemy też do tematu podejść w nieco żartobliwy sposób i zorganizować różnego typu akcje, jak np. My morning coffe routine, w ramach której na wewnętrznym forum czy firmowym Facebooku dzielimy się zdjęciami lub krótkimi filmikami, jak pijemy poranną kawę, mówimy kilka słów o tym, jak rozpoczynamy swój dzień pracy. Tego typu działania pomagają w integracji, ułatwiają nam komunikację w zespole i pokazują, że mimo odległości mamy nadal wspólną przestrzeń i zwyczaje.
Drugim aspektem, który utrudnia pracę zdalną jest brak możliwości obserwowania naturalnych reakcji rozmówcy. Na co dzień, kiedy rozmawiamy z innymi ludźmi oprócz wypowiadanych słów nasz umysł odbiera wiele innych, niewerbalnych bodźców. Nawet 65% informacji, które przekazujemy może pochodzić z mowy naszego ciała. Niestety nawet, jeśli używamy komunikatorów typu Skype, Zoom czy innych, nie jesteśmy w stanie do końca wyłapać tych komunikatów. Często w połączeniu pojawiają się opóźnienia, zakłócenia w jakości dźwięku lub problemy z internetem. To wszystko powoduje, że nie jesteśmy w stanie w 100% odczytać mikroekspresji u osoby, z którą rozmawiamy, i tym samym jesteśmy narażeni na nieporozumienia.
Elementy utrudniające prace zdalną: brak bezpośredniej komunikacji, a także brak obserwowania naturalnych reakcji rozmówcy.
Jak wspierać dobrą komunikację?
Jeśli nasz kierownik nie zaproponuje cyklicznych spotkań online, to sami wyjdźmy z inicjatywą. Zanim zaczniemy je organizować, zaproponujmy wprowadzenie kilku prostych zasad dotyczących sposobu komunikacji, takich jak:
• nie przerywamy, kiedy mówi druga osoba,
• rozmawiamy z włączoną kamerą,
• wyciszamy mikrofon, kiedy nie zabieramy głosu, aby nie powodować zakłóceń w połączeniu.
Wprowadźmy też zasady dotyczące naszej dostępności, jak np. informujemy siebie nawzajem, kiedy odchodzimy od komputera. Te drobne rzeczy, kiedy nie są ustalone, potrafią wprowadzać niepotrzebną irytację. Nie widzimy siebie nawzajem, więc denerwuje nas to, że ktoś nie odbiera, że nie odpisuje od razu na nasze wiadomości, a od takich drobnostek do konfliktów już niedaleko.
Jak rozwiązać konflikt z przełożonym?
Jak możemy je rozwiązywać, kiedy działamy w rozproszeniu? Robimy to podobnie, jak w biurowych warunkach pracy. Przede wszystkim na początek spróbujmy zrozumieć stanowisko drugiej strony i nie wyciągajmy przedwcześnie wniosków. Kiedy emocje opadną, zaproponujmy videospotkanie i spróbujmy przeanalizować, co było przyczyną sporu. Jeśli przydarzył nam się konflikt z kierownikiem, nie bójmy się wyjść z taką inicjatywą. To tylko świadczy o naszej dojrzałości i profesjonalizmie. W trakcie rozmowy przeprośmy za swoje zachowanie, ale też koniecznie podzielmy się informacją, z czego ono wynikało, jak się wtedy czuliśmy i dlaczego tak zareagowaliśmy. Kierownik może nie zdawać sobie z tego sprawy. Dzięki tej wiedzy będzie mógł lepiej zrozumieć sytuację.
Nie bój się też proponować rozwiązań np. jeśli Twój kierownik przesadnie Ciebie kontroluje i to powoduje u Ciebie frustrację, to zaproponuj mu, że na końcu tygodnia zdasz mu raport z tego, co zostało zrobione. Możesz też zaoferować mu, że przygotujesz dokument dzielony, w którym wypiszesz zadania na dany tydzień i będziesz na bieżąco odznaczać w nim status, czy jest ono w realizacji czy też zostało już wykonane. Wyjdź naprzeciw jego potrzebie, spróbuj zrozumieć jego położenie i podpowiedz rozwiązanie, które będzie dobre dla obu stron. Oczywiście może się tak zdarzyć, że Twoja propozycja nie zostanie przyjęta, ale dzięki Twojej postawie pokażesz swoje zaangażowanie i że zależy Tobie na dobrej relacji.
Jak rozmawiać o problemach w zespole?
Jeśli do nieporozumienia doszło z kimś z zespołu, to również możesz zastosować podobną technikę. Zaproponuj rozmowę i staraj się w jej trakcie zadawać pytania, które nie tylko pomogą dowiedzieć się, jak wygląda stanowisko drugiej strony, ale również ułatwią znalezienie rozwiązania. Możemy najpierw poprosić kolegę czy koleżankę o zdefiniowanie podłoża konfliktu i zapytać, dlaczego druga strona zareagowała negatywnie na to, co powiedzieliśmy lub na nasz sposób zachowania.
Spróbujmy też okazać zrozumienie i przedstawmy, jak my się czuliśmy w tej sytuacji i co spowodowało naszą reakcję. Następnie porozmawiajmy o tym, co możemy zrobić, aby taka sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości.
Przykładowo – Twój kolega ma do Ciebie pretensje, ponieważ zignorowałeś jego wiadomość na komunikatorze. Potrzebował Twojej decyzji, ale się jej nie doczekał, co nie omieszkał Tobie wytknąć podczas spotkania zespołu z kierownikiem. W takiej sytuacji możemy przeprosić kolegę za to nieporozumienie, ale jednocześnie zaznaczyć, że mógł najpierw porozmawiać o swoim problemie, zamiast od razu przedstawiać sytuację na forum. Następnie możesz zaproponować swoje rozwiązanie i zapytać, co o nim myśli np. „Jeśli będziesz potrzebować ode mnie ważnej informacji, to zamiast na komunikatorze, proszę napisz do mnie maila”.
Niezależnie od tego, z kim wejdziemy w konflikt, nie ignorujmy go, tylko rozwiązujmy spory. W sytuacji, w której nie widzimy się na co dzień, pracujemy w odosobnieniu, jest duża szansa, że bez rozmowy ten problem urośnie do niebotycznych rozmiarów.
Gdy konflikt się pogarsza…
W takich okolicznościach pomoc trzeciej strony może okazać się najlepszym rozwiązaniem. Jeśli jesteśmy w bardzo dużych emocjach i nie potrafimy znaleźć wspólnego języka z drugą stroną, to możemy poprosić o mediację np. osobę z działu HR. Udział trzeciej strony, niezaangażowanej w spór, pomoże nam znaleźć balans i porozumienie. Taka osoba porozmawia osobno z każdą ze stron, by lepiej zrozumieć sytuację. Później zorganizuje videospotkanie, na którym pomoże członkom konfliktu znaleźć porozumienie. Aby takie rozwiązanie miało sens, musimy pozostać otwarci i nie traktować tego spotkania jako sądu, na którym będziemy udowadniać, kto ma więcej racji. Nie taki jest cel. Mediacja ma wypracować drogę do osiągnięcia zgody, pomóc obu stronom spojrzeć na problem z różnych stron i znaleźć rozwiązanie.
Może się zdarzyć tak, że druga strona będzie nieugięta i nie będzie chciała wypracowywać kompromisu. W takiej sytuacji nie pozostaje nam nic innego, jak zaakceptować ten fakt i starać się utrzymywać poprawne kontakty, nie wchodząc w zbędną polemikę. Musimy pamiętać, że nasze zdrowie psychiczne jest najważniejsze, a jak wiemy, stres potrafi bardzo negatywnie na nie wpływać. Zdystansujmy się wówczas do pracy, którą wykonujemy, i spójrzmy na te problemy z dalszej perspektywy. Nie oznacza to zaniedbywania obowiązków, a raczej zmniejszenie naszego emocjonalnego zaangażowania. To pozwoli zachować większą równowagę i obiektywizm sytuacji.
Źródła:
