Czym jest i w jakich sytuacjach potrzebne jest zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to dokument, w którym pracodawca potwierdza, że dana osoba jest u niego w firmie zatrudniona na opisanych warunkach oraz pobiera za swoją pracę wynagrodzenie we wskazanej kwocie.
Dokument jest wymagany przez różne instytucje, np.:
- żłobek, przedszkole lub świetlicę szkolną – w celu sprawdzenia, czy rodzic faktycznie nie może sprawować opieki nad dzieckiem;
- banki – zaświadczenia są niezbędne do oszacowania zdolności kredytowej;
- ZUS – w celu wyliczenia świadczeń, np. renty albo świadczenia rehabilitacyjnego;
- firmy telekomunikacyjne przy zawieraniu umowy abonamentowej – zaświadczenia o zatrudnieniu zwiększa wiarygodność wypłacalności klienta;
- sądy – żeby określić wysokość alimentów, opłat sądowych lub grzywny;
- Ośrodki Pomocy Społecznej – celem udokumentowania niskich zarobków przy staraniu się o dopłaty;
- organizacje udzielające stypendiów – by zweryfikować zatrudnienie i wysokość dochodów.
Zaświadczenie o zarobkach niezbędne jest też przy wszelkich zakupach na raty.
Jakie informacje powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach musi zawierać informacje wymagane przez instytucje żądające takiego dokumentu. Podstawowe niezbędne dane to:
- data i miejsce wystawienia dokumentu;
- nazwa, adres i dane identyfikacyjne pracodawcy (NIP, REGON, KRS);
- imię i nazwisko pracownika, jego PESEL lub numer i serię dowodu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu).
Sekcja informująca o zatrudnieniu powinna być jasno sformułowana, tak aby bez wątpliwości wynikała z niej forma zatrudnienia. Zatem należy w niej zawrzeć następujące dane:
- rodzaj umowy i wymiar etatu, np. umowa o pracę na czas nieokreślony, na pełen etat;
- data rozpoczęcia stosunku pracy;
- stanowisko, na jakim jest zatrudniony pracownik.
W przypadku, kiedy firma, w której pracuje wnioskodawca, jest w stanie upadłości albo likwidacji, taka informacja również powinna być umieszczona w zaświadczeniu.
W zaświadczeniu o zarobkach pracodawca może podać wysokość wynagrodzenia zasadniczego brutto tzw. podstawę lub też uwzględnić w tej kwocie wszelkie przysługujące dodatki, np. premie, prowizje, dodatki za staż pracy albo ciężkie warunki. Najczęściej na dokumencie pojawia się średnia zarobków z ostatnich trzech miesięcy (łącznie z dodatkami, jakie zostały wypłacone w tym czasie), w wersji brutto i netto.
Należy pamiętać, że w sytuacji, kiedy część pensji jest zajęta np. przez komornika, taka informacja zostanie także umieszczona na zaświadczeniu o zarobkach.
Oczywiście na dokumencie musi być czytelny podpis wystawiającego dokument wraz z imienną pieczątką firmową. Bez tego będzie on nieważny.
Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
W dużych firmach zaświadczenie o zatrudnieniu wydają uprawnieni do tego pracownicy działu kadr. W mniejszych przedsiębiorstwach albo w oddziałach mogą to być osoby reprezentujące pracodawcę, np. dyrektorzy albo księgowe. Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby sam właściciel firmy sporządził taki dokument osobiście.
Niemniej jednak zawsze należy sprawdzić, czy instytucja żądająca zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu nie wymaga na dokumencie podpisu konkretnej osoby, np. prezesa spółki albo księgowej.
Czy pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu?
Kodeks pracy nie wspomina nic o obowiązku wydawania zaświadczeń o zarobkach albo zatrudnieniu przez pracodawcę. Zatem można uznać, że jest to jego dobra wola. Jedynie Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w art. 125 zawiera informację, że pracodawca jest zobligowany do wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Jednak wspomniane przepisy odnoszą się jedynie do ZUS-u.
W tej sprawie wydawania zaświadczeń, w sytuacjach innych niż te, o których wspomina ww. ustawa, wypowiedział się Sąd Najwyższy. Uzasadnienie orzeczenia z dnia 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99) stanowi, że pracodawca ma obowiązek dostosować się do reguł współżycia społecznego, co obejmuje również wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach na wniosek pracownika.
Jak otrzymać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Tryb wydawania określonych dokumentów powinien być opisany w regulaminie wewnątrzzakładowym. Zwykle, aby zdobyć zaświadczenie o zarobkach lub zatrudnieniu wystarczy zgłosić się do działu kadr i ustnie poprosić o przygotowanie danego dokumentu. Niekiedy od pracownika wymaga się wniosku z podaniem informacji, komu będzie on przedłożonych i w jakim celu. Wtedy też taka wzmianka znajdzie się na dokumencie.
Jak długo ważne jest zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach?
Żadne przepisy nie określają terminu ważności zaświadczenia o zatrudnieniu albo dochodach. Jednak ograniczenia czasowe mogą mieć instytucje wymagające przedłożenia tego typu dokumentu. Przyjęło się, że oświadczenie o zarobkach lub zatrudnieniu ważne jest 30 dni od daty wystawienia.
Źle wydane zaświadczenie przez pracodawcę – jak można dochodzić swoich praw?
Najprostszym sposobem jest prośba do pracodawcy o wyjaśnienie, dlaczego zaświadczenie zostało niepoprawnie wystawione i żądanie jego korekty.
Trzeba pamiętać, że pracodawca, wydając błędne zaświadczenie, ryzykuje zarzutem o poświadczenie nieprawdy. Zgodnie z art. 271. Kodeksu karnego funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Taki argument powinien skłonić pracodawcę do wystawienia prawidłowego dokumentu.
Podsumowanie
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to jeden z najpopularniejszych dokumentów wydawanych przez pracodawcę. Choć nie jest regulowany prawem, to rzadko się zdarza, aby firma uchylała się od jego wystawienia. Pracodawca po prostu musi dostosować się do zasad współżycia społecznego i dbać o dobro pracownika. Zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu umożliwia zaciągnięcie kredytu, zakupy na raty oraz uzyskanie świadczeń socjalnych. Aby otrzymać dokument, należy zgłosić się do działu kadr albo swojego przełożonego. Przy czym, należy sprawdzić, czy wszystkie dane są prawidłowe, a zaświadczenie ma podpis i pieczęć pracodawcy. Inaczej będzie nieważny.
