Rozporządzenie w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy
Zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy zostały ustanowione w przepisach, w tym przede wszystkim w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Zgodnie z jego treścią przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:
- zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie;
- inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Termin usprawiedliwienia nieobecności w pracy
Co do zasady pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W praktyce wiadomo jednak, że nie zawsze da się z góry przewidzieć, że stawiennictwo w pracy w danym dniu będzie niemożliwe.
Tym samym przepisy rozstrzygają, że w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik musi niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Słowo „niezwłocznie” w tym przypadku jest co do zasady rozumiane jako „tak szybko, jak to możliwe”, „bez zbędnej zwłoki”. Co do zasady jednak zgłoszenie musi być dokonane nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.
Późniejsze zgłoszenie może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, które uniemożliwiły zmieszczenie się w terminie. Co do zasady to przede wszystkim takie sytuacje, jak np. obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.
Zgłoszenie nieobecności w pracy – jak to zrobić?
Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, pracownik dokonuje takiego zawiadomienia osobiście albo przez inną osobę, telefonicznie, za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W tym ostatnim przypadku za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
W praktyce w zakładach pracy najczęściej obowiązują z góry ustalone zasady zgłaszania nieobecności w pracy. W takiej sytuacji pracownik nie musi się zastanawiać, w jaki sposób poinformować pracodawcę o tym, że nie będzie mógł pojawić się w pracy. Najczęściej to telefon albo wiadomość do pracodawcy oraz zaznaczenie nieobecności w dedykowanym systemie komputerowym, tak aby o nieobecności wiedzieli również inni pracownicy.
Jakie dokumenty mogą posłużyć za usprawiedliwienie nieobecności w pracy?
Powody nieobecności w pracy muszą być odpowiednio wykazane. Pracodawca musi mieć bowiem możliwość zweryfikowania, czy zatrudniony rzeczywiście nie mógł stawić się w pracy. Co ciekawe powodem nieobecności w pracy może być nie tylko choroba, a dokumentem stanowiącym usprawiedliwienie nieobecności – również inne dokumenty niż zaświadczenie lekarskie.
Zgodnie z § 3 wspomnianego rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy powodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:
- zaświadczenie lekarskie;
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika;
- oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
- oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego;
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Zwolnienie od pracy przysługuje również w innych przypadkach określonych w przepisach. Jako przykład można podać np. dwudniowy urlop w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka lub dziecka, ojca, matki, ojczyma bądź macochy oraz jednodniowe wolne w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. W takiej sytuacji odpowiednim dokumentem potwierdzającym przyczynę nieobecności może być np. akt stanu cywilnego.
Usprawiedliwienie nieobecności a wynagrodzenie
Nieobecność w pracy nie oznacza, że pracownik utraci za jej okres prawo do wynagrodzenia. Wiele nieobecności usprawiedliwionych wiąże się z zachowaniem całości albo części pensji. Takie sytuacje są wskazane w przepisach. Jako przykład można wskazać np. chorobę.
Jeśli w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, to jest ono naliczane na takich zasadach, jak w przypadku urlopu. Jedyną różnicę stanowi zasada, że zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się z miesiąca, w którym wystąpiła nieobecność.
W przypadku, gdy nieobecność wiąże się z utratą prawa do wynagrodzenia, pracownik powinien otrzymać zaświadczenie o utraconych zarobkach wraz ze wskazaniem wysokości szkody. Zatrudniony może dzięki temu zgłosić się do organu, który go wezwał, o zwrot utraconych zarobków.
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – konsekwencje
Nieobecność nieusprawiedliwiona może mieć poważne konsekwencje dla pracownika. Oprócz utraty wynagrodzenia, na zatrudnionego może być nałożona kara pieniężna.
W praktyce nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może prowadzić nawet do zwolnienia dyscyplinarnego. Takie konsekwencje będą miały miejsce w sytuacji, gdy nieobecność doprowadziła do poważnego zdezorganizowania działania zakładu pracy i naraziła pracodawcę na straty finansowe.
Usprawiedliwienie nieobecności w pracy – najważniejsze informacje
Nieobecności w pracy się zdarzają. Jeśli wiesz, że nie będziesz w stanie stawić się danego dnia do wykonywania zadań służbowych, poinformuj o tym niezwłocznie pracodawcę. Przepisy rozstrzygają, jakie dokumenty są niezbędne do poprawnego usprawiedliwienia nieobecności. Konkretny zakład pracy może wprowadzić dodatkowo wewnętrzną procedurę informowania o nieobecności. Warto trzymać się obowiązujących zasad, tak aby nie narazić się na przykre konsekwencje.
