Przykładowa sytuacja: pani Ewa jest zatrudniona u pracodawcy, który dbając o najwyższe standardy obsługi klienta, zainstalował monitoring w miejscu jej pracy (widerejestratory), które nagrywały także obszar palarni przeznaczonej dla pracowników. Komunikacja Pani Ewy z klientami spółki odbywała się także za pośrednictwem poczty e-mail. Klienci często przesyłali skargi i zażalenia, dlatego pracodawca chcąc być na bieżąco, postanowił systematycznie sprawdzać korespondencje e-mail prowadzoną przez swoich pracowników z klientami spółki.
Po okresie 4 miesięcy przychód spółki diametralnie obniżył się, w wyniku czego należało zredukować część etatów. Pracodawca stwierdził, że proces redukcji zostanie oparty na kryterium efektywniej pracy, w wyniku czego skrupulatnie sprawdził nagrania z monitoringu palarni, tak by rzetelnie wyliczyć czas spędzony na przysłowiowym dymku m.in. pani Ewy. Kobieta otrzymała wypowiedzenie, ponieważ średnio w tygodniu na papierosie spędzała godzinę i 17 minut. Pracodawca miał również kilka zastrzeżeń wobec jakości komunikacji prowadzonej przez panią Ewę z klientami. Pani Ewa otrzymała wypowiedzenie, pracodawca zaś solidną karę nałożoną przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Dlaczego? Przecież pracodawca miał prawo zwolnić nieefektywnego pracownika
Ta hipotetyczna sytuacja może mieć miejsca u każdego pracodawcy, który nie dopełnił obowiązków wynikających z kodeksu pracy oraz RODO.
Zgodnie z art. art. 222 kp §1 jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
Jednakże monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w art. 222 kp §1. I nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Okres ten może zostać przedłużony, o ile nagrania te stanowią dowód w toczącym się postępowaniu na podstawie przepisów prawa. Jakie popełniono błędy? Pracodawca zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia pracowników o zamiarze wprowadzenia monitoringu (np. w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu) nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Dodatkowo zobowiązany jest do oznaczenia terenu i pomieszczeń monitorowanych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed rozpoczęciem monitorowania.
Pracodawca na gruncie RODO powinien także określić m.in.: cel i podstawę prawną takiego przetwarzania, wskazać możliwych odbiorców danych osobowych (wizerunek pochodzący z nagrania), okres, przez który nagrania będą archiwizowane (w tym zakresie Urząd Ochrony Danych Osobowych jasno nam wskazuje im krótszy, tym lepszy), prawa osób fizycznych, informację o prawienie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i inne, określone w art. 13 RODO.
Dodatkowo powinien wprowadzić odpowiednie zapisy do prowadzonego rejestru czynności przetwarzania. W praktyce będzie to oznaczać, że należy opisać każdy rejestrator (ze względu na cel nagrania, np. kontrola mienia, kontrola produkcji itp.). Czas przetwarzania zapisów może się różnić w zależności od celu.
Pani Ewa otrzymawszy wypowiedzenie z uzasadnieniem, że od 4 miesięcy nieefektywnie pracowała (ze wskazaniem dowodów z nagrań), wystąpiła z żądaniem realizacji należnego jej prawa dostępu do danych określonego w art. 15 RODO. Były pracodawca po kilku tygodniach przesłał jej zapisy z kamer sprzed 5 miesięcy, ta zaś wystąpiła z żądaniem usunięcia tych nagrań, które nie zostało zrealizowane. Mając materiał dowodowy, postanowiła na mocy art. 77 RODO wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Monitoring to nie tylko obraz z kamer
Monitorowanie poczty pracownika czy sprawdzanie pracowników w formie tzw. tajemniczego klienta, sprawdzanie lokalizacji pracownika poprzez GPS w samochodzie służbowym to także formy monitorowania, które podlegają przepisom RODO. Szczególnie w kwestii wywiązania się z obowiązków informacyjnych, polityki i procedur postępowania, analizy konieczności przeprowadzenia oceny skutków przetwarzania danych osobowych i innych. Proces takiego przetwarzania danych osobowych musi być rozliczalny, na podstawie zasad określonych w art. 5 RODO.
