Czym jest preboarding?
Proces zatrudniania pracownika rozpoczyna się w chwili zaakceptowania przez niego warunków, a kończy w pierwszym dniu pracy. Może on trwać dzień, kilka dni albo nawet kilka miesięcy. Wiele zależy od ustaleń między stronami oraz od okresu wypowiedzenia, jaki obowiązuje pracownika z poprzednim pracodawcą. W przypadku osób zatrudnionych minimum 3 lata wynosi on 3 miesiące. W tym czasie pracownik może wykorzystywać urlop wypoczynkowy, zostać zwolnionym ze świadczenia pracy na rzecz firmy albo dalej wykonywać swoje obowiązku aż do chwili zakończenia umowy.
Preboardingiem określa się szereg działań ze strony przyszłego pracodawcy mający na celu adaptację pracownika oraz przygotowanie stanowiska pracy. Można go podzielić na część formalną i nieformalną.
Kwestie formalne to działania zmierzające do podpisania umowy o pracę, czyli np.:
- skierowanie nowego pracownika na badania wstępne do lekarza medycyny pracy;
- przygotowanie dla niego kwestionariusza osobowego;
- podpisanie listu intencyjnego z potwierdzeniem woli zawarcia ostatecznej umowy, tak aby przyszły pracownik miał pewność, że po złożeniu wypowiedzenia w dotychczasowym miejscu pracy, zostanie zatrudniony w nowym;
- zamówienie narzędzi niezbędnych do wyposażenia stanowiska pracy, np. laptopa, telefonu, biurka oraz krzesła;
- przygotowanie dostępów i haseł m.in. do wejścia do firmy, konta email oraz chmur i innych programów i narzędzi;
- zaplanowanie z działem HR pierwszego dnia albo tygodnia w firmie;
- zgromadzenie niezbędnych dokumentów informacyjnych o zasadach panujących w firmie oraz regulaminów, z którymi musi zapoznać się nowy pracownik.
Działania nieformalne, czyli niedotyczące aspektów prawnych dotyczących nawiązania stosunku pracy to np. kontakt telefoniczny i e-mailowy z przyszłym pracownikiem przez dział kadr, jak i bezpośredniego przełożonego, rozwianie jego wątpliwości dotyczących warunków zatrudnienia oraz zakresu obowiązków, oraz przybliżenie mu kultury organizacyjnej.
Preboarding a onboarding – czym się różnią?
Pre- i onboarding ma za zadanie pokazać, że pracodawca spełnia obietnice złożone podczas procesu rekrutacji. Sam przedrostek „pre” oznacza, że są to działania przed czymś, w tym wypadku przed podpisaniem umowy. Natomiast onboarding to proces wdrażania pracownika w obowiązki służbowe, już po podpisaniu umowy i zaczynają się w pierwszym dniu pracy.
Onboarding zwykle rozpoczyna się od powitania nowego pracownika w zespole przez kadry i członków zespołu, zwiedzania biura, szkolenia BHP, szczegółowe zapoznanie go z obowiązkami i przysługującymi mu przywilejami. Celem tego procesu jest integracja nowego członka kadry z resztą zespołu oraz jak najlepsze przygotowanie go do pełnienia powierzonych mu obowiązków. Stąd w pierwszych dniach zazwyczaj towarzyszy mu inny pracownik z dłuższym stażem, który ma za zadanie odpowiedzieć na wszystkie pytania oraz przekazać mu wiedzę nt. funkcjonowania firmy i poszczególnych działów.
Ile trwa wdrożenie nowego pracownika? To już zależy od wielkości i struktury danej firmy oraz jej kultury organizacyjnej. Niekiedy proces pre- i onboardingu trwa nawet od 6 do 12 miesięcy. Taki długi okres wdrażania, często jest związanym z tym, że pracownikom są udostępniane informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa, zatem wpierw muszą oni pozytywnie przejść trzymiesięczny okres próbny.
Jak przygotować efektywny preboarding? Pomysły
W preboardingu ważne jest utrzymywanie kontaktu z kandydatem, które ma podkreślić, że firma czeka na niego i tym samym zniwelować stres przed pierwszym dniem w pracy. Można to zrobić na wiele sposobów.
Zwykle ostateczna rozmowa odbywa się przez telefon. Rekruter informuje, że kandydat został wybrany, a ten potwierdza przyjęcie złożonej oferty. Potem następuje oczekiwanie na pierwszy dzień w pracy. Zamiast tego można zaprosić przyszłego pracownika do złożenia wizyty w biurze w ustalonym terminie – dogodnym dla wszystkich. Będzie on miał okazję zobaczyć, jak wygada całe biuro i gdzie będzie siedział, przywitać się z kolegami z działu i zapoznać z przełożonym. Jest to też okazja, aby pracownik wypełnił dokumenty niezbędne do podpisania umowy albo podpisał list intencyjny.
Innym pomysłem na preboarding jest wysłanie maila powitalnego. W nim, oprócz informacji o dacie i godzinach pracy, warto umieścić np. zdjęcia stanowiska pracy, kolegów oraz najważniejszych informacji tj. jakie jest wyposażenie kuchni, gdzie są najbliższe sklepy i bary z daniami lunchowymi, jaki obowiązuje dress code oraz gdzie są miejsca parkingowe. W mailu warto też krótko opisać, jak będzie wyglądał pierwszy dzień pracy, jakie spotkania i z kim czekają nowego pracownika.
Zamiast listu dobrym pomysłem jest nagranie krótkiego wideo z biura. W nim przyszły szef może przedstawić współpracowników, pokazać stanowisko pracy i wyrazić radość z zatrudnienia danej osoby.
Aby zmotywować nowego pracownika, można wysłać mu do domu kilka drobnych firmowych upominków. Mogą to być np. kubek termiczny na kawę, odręcznie narysowana mapka z drogą do pracy już od przystanku komunikacji miejskiej albo parkingu z zaznaczonymi ważnymi punktami. Ciekawym upominkiem będzie welcome book, czyli powitalna księga odpowiadająca na najważniejsze pytania nowego członka zespołu.
Korzyści, jakie daje preboarding. Dlaczego warto się w niego angażować?
Ustne potwierdzenie przyjęcia oferty pracy jeszcze nie gwarantuje, że kandydat stawi się pierwszego dnia w firmie. Przecież zawsze może dostać inną, atrakcyjniejszą propozycję i tę właśnie zaakceptuje finalnie. To jest pierwszy powód, dla którego warto zadbać o preboarding. Kandydat powinien czuć się oczekiwany i chciany w firmie. Jeśli od początku poczuje się komfortowo, a pracodawca udowodni, że nie czeka na rozpoczęcie pracy, tylko od razu stara się pokazać, że jego obietnice są prawdziwe, to jest duża szansa, że taka osoba zostanie w firmie na dłużej, niż trzymiesięczny okres próbny.
Dobrze przygotowany preboarding wpływa na candidate experience, czyli doświadczenia kandydata. Osoba zadowolona chętnie będzie dzieliła się swoimi odczuciami wobec pracodawcy z innymi, co pozytywnie wpłynie na wizerunek firmy jako atrakcyjnego pracodawcy.
Preboarding jest też korzystny z punktu widzenia dotychczasowych pracowników. Każdy jest ciekawy, z kim będzie pracował i co to za sobą. Dzięki wcześniejszemu poznaniu się zespół szybciej się zintegruje i będzie odczuwał mniejszy stres w pierwszym dniu pracy.
Podsumowanie
Pracodawcy od dawna narzekają, że ciężko jest pozyskać i utrzymać dobrego pracownika. Jednak jeśli sami nie będą kandydatom okazywać zainteresowania, to i oni nie będą wystarczająco zmotywowani do podpisania umowy o pracę. Jednym ze sposobów na budowanie wizerunku przyjaznej firmy jest preboarding. Zaczyna się on po deklaracji stron o chęci współpracy do momentu podpisania umowy. W tym czasie firma przygotowuje formalne dokumenty konieczne do podpisania umowy oraz utrzymuje stały kontakt z przyszłym pracownikiem. Daje mu wskazówki co do nowego stanowiska i objaśnia zasady i kulturę organizacyjną. Dzięki temu obie strony upewniają się, że finalnie dojdzie do podpisania umowy.
