Na fali rozmów o tych zmianach dość niespodziewanie na znaczeniu zyskał wątek związany z oczekiwaniem pracodawców, że pracownicy będą wracali do wykonywania pracy w biurze. Tematem dzisiejszego odcinka „Środy z prawem pracy” będzie zatem kwestia, którą w ostatnich tygodniach bardzo często w konsultacjach z nami poruszają pracodawcy, czyli dlaczego i jak możemy zachęcać pracowników do powrotu do biur.
Co może zrobić pracodawca, by pracownicy wrócili z home office?
Po czasie najostrzejszych obostrzeń wielu pracodawców prowadziło działania, mające na celu zachęcenie pracowników do powrotu do biur. W tym zakresie, w zależności od charakteru organizacji, korzystano z różnych rozwiązań.
Możliwe jest zastosowanie polecenia służbowego. Zobowiązujemy zatem pracownika do powrotu do miejsca pracy sprzed pandemii, na stałe lub w określonym zakresie (np. dwa dni w tygodniu). Ten tryb jest jak najbardziej zgodny z przepisami, jeśli wykonywanie pracy zdalnej także miało miejsce na podstawie polecenia pracodawcy. Polecenie powrotu do biura, jak każde polecenie służbowe, jest dla pracownika wiążące, jeśli jest zgodne z przepisami, mieści się w rodzaju pracy pracownika oraz nie narusza zasad współżycia społecznego.
W wachlarzu możliwości mamy także rozwiązania „miękkie”, czyli wszelkiego rodzaju zachęty, których celem jest uatrakcyjnienie pracy w biurze. Tu, do wyboru do koloru: od poniedziałkowych wizyt masażysty w biurze, przez sławetne już owocowe środy, aż po piątki z pizzą. Pojawiły się także bardziej nietypowe propozycje, jak warsztaty z well-being, wspólne medytacje czy pokoje do drzemek.
Dlaczego nowe przepisy podgrzewają dyskusje o powrocie do biura?
Przyczyn może być wiele. Pracodawcy w Polsce dostrzegają coraz więcej zalet pracy w biurze, idąc w tym zakresie ramię w ramię ze światowymi gigantami.
Powodem może być jednak również kształt nowych przepisów o pracy zdalnej. Otóż regulacje te wprowadzają dwa rodzaje takiej pracy – stałą i okazjonalną. Praca zdalna w wersji stałej to taka, gdzie z pracownikiem umawiamy się na konkretny wymiar pracy zdalnej, przy czym nie musi to być 100% pracy spoza biura. Praca zdalna okazjonalna ograniczona jest zaś do 24 dni w roku. Home office w większym wymiarze nie będzie zatem objęty pojęciem okazjonalnej pracy zdalnej.
Dlaczego to rozróżnienie jest istotne? Mówiąc wprost, opcja okazjonalna jest łatwiejsza. Wiąże się z mniejszym zakresem wymogów formalnych, do których spełnienia zobowiązany jest pracodawca. Różnica dotyczy także sfery kosztowej. Stała praca zdalna wymaga wprowadzenia w organizacji jednego z rozwiązań rekompensujących pracownikowi koszty związane z pracą z domu (w zależności od sytuacji możemy mieć do czynienia ze zwrotem kosztów, wypłatą ekwiwalentu lub ryczałtu). Przy pracy zdalnej okazjonalnej takich dodatkowych wydatków po stronie pracodawcy nie ma.
Wielu pracodawców, jeszcze w czasach przed pandemią, stosowało możliwość pracy z domu jako formę benefitu, ograniczając ją np. do 1 dnia w tygodniu lub 3 dni w miesiącu. Taki home office cenili sobie także pracownicy, którzy mogli w razie potrzeby zawnioskować o home office, w ramach obowiązującego u pracodawcy limitu i na przyjętych zasadach. Po wejściu w życie nowych przepisów takie sytuacje, jeśli nie wprowadzimy ograniczenia do 24 dni w roku, będą oznaczały stosowanie „normalnej” pracy zdalnej, ze wszystkimi tego konsekwencjami. Wobec tego wielu pracodawców wolałoby widzieć pracowników częściej w biurze.
Czy możemy płacić dodatkowo za to, że pracownik pracuje z biura?
Byłabym ostrożna z takimi pomysłami. Choć może wydawać się to nieżyciowe, to nie każdy przypadek dodatkowego świadczenia na rzecz pracowników będzie dopuszczalny i zgodny z przepisami. Diabeł bowiem jak zawsze tkwi w szczegółach.
Dodatki do wynagrodzenia czy innego rodzaju korzyści podlegają ogólnym regułom z kodeksu pracy. Pamiętać zatem musimy o zasadzie równego traktowania, a w zakresie wynagrodzenia dodatkowo o tym, że wynagrodzenie (w tym i wszystkie dodatkowe składniki) powinno odpowiadać rodzajowi, jakości i ilości pracy. Nie zawsze uda nam się „wybronić” wyższą płacę dla pracowników pracujących w biurze, jeśli ich koledzy pracujący zdalnie wykonują tę samą pracę w taki sam sposób (czasami zabraknie nam bowiem obiektywnej przesłanki pozwalającej zróżnicować wynagrodzenie).
Za ryzykowne uznałabym zatem np. wprowadzenie „dodatku biurowego” czy (tym bardziej!) podwyższenie wynagrodzenia zasadniczego z uwagi na to, że pracownik nie będzie pracował zdalnie. Jednak już inaczej byśmy ocenili stosowanie np. dodatków za dojazd czy dofinansowania obiadów. Zdecydowanie warto przemyśleć planowane rozwiązanie nie tylko pod kątem atrakcyjności dla pracowników, ale i zgodności z przepisami. Najistotniejsze w tym zakresie jest zapewnienie spójności między celem i charakterem danego świadczenia a przesłanką, na podstawie której różnicujemy sytuację pracowników.
