Celem wielu nowych technologii było ułatwienie nam funkcjonowania i kontaktu ze światem zewnętrznym w czasach epidemii. Zdalne rozmowy z rodziną dzięki różnego rodzaju komunikatorom, zakupy online, bezobsługowe kasy czy nawet sklepy stały się naszą nową codziennością. Z jednej strony te ułatwienia budzą w nas ekscytację, a z drugiej obawy. Dlaczego nowe rozwiązania powodują w nas lęk?
Boimy się automatyzacji
Pomimo wielu dostrzegalnych dla nas korzyści płynących z technologii, Polacy dostrzegają też jej niebezpieczeństwo. Przede wszystkim strach budzi widmo automatyzacji stanowisk pracy i zastąpienia ludzi nowymi narzędziami technologicznymi.
Jak wynika z raportu przygotowanego przez Procontent Communication „Pandemia automatyzuje Polskę?” prawie co piąty badany (18,7%) obawia się zautomatyzowania swojego stanowiska, co w konsekwencji może doprowadzić do utraty pracy. Epidemia koronawirusa i wciąż niepewna sytuacja gospodarcza znajdują odzwierciedlenie w nastrojach Polaków. Na pytanie „Czy boi się Pan/Pani utraty pracy” aż 53% respondentów odpowiedziało twierdząco. Z kolei na pytanie „Czy pandemia wprowadziła do Pana/Pani pracy nowe technologie” 39% ankietowanych odpowiedziało, że tak.
Prawie co piąty badany (18,7%) obawia się zautomatyzowania swojego stanowiska, co w konsekwencji może doprowadzić do utraty pracy.
Wdrożenie nowych rozwiązań, automatyzacja procesów z pewnością mogą rodzić w pracownikach pytania, takie jak:
- Jak długo będę jeszcze potrzebny?
- Czy moje kwalifikacje będą wystarczające?
- Czy nowe technologie nie staną się moją największą konkurencją?
Tego typu lęki mogą przyczyniać się do powstawania oporu u pracowników przed wdrażaniem nowych systemów i jednocześnie budzić w nich ogromny stres. Co można zrobić, aby zminimalizować obawy i jednocześnie wesprzeć pracowników w procesie adaptacji nowych rozwiązań?
Identyfikacja wspólnych potrzeb
Zacznijmy od tego, że potrzeby organizacji niekoniecznie muszą być tożsame z potrzebami pracownika. Można wręcz pokusić się o stwierdzenie, że często są rozbieżne. Dla firmy wdrożenie nowego rozwiązania to zazwyczaj konieczność uzyskania lepszego wyniku finansowego.
Z jednej strony możemy uznać, że pracownik powinien z łatwością móc zidentyfikować się z tą potrzebą, bo przecież od wyniku firmy zależy czy firma będzie prosperować na rynku. I tym samym, czy pracownik będzie mieć zatrudnienie. W rzeczywistości jednak szeregowy pracownik rzadko ma dostęp do danych o aktualnej sytuacji finansowej firmy i jej wynik jest dla niego raczej odległą i nienamacalną potrzebą. Dla pracownika ważne jest to, że ma pracę, że wynagrodzenie jest wypłacane w terminie, a nie to, czy firma osiągnęła lepszy wynik niż w roku ubiegłym.
Innym czynnikiem, który może być ważny z perspektywy organizacji, a niekoniecznie z perspektywy pracownika, jest konieczność obniżenia kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa. Tu również pracownikowi może być ciężko identyfikować się z celem przyświecającym firmie. Już samo słowo optymalizacja bądź obniżenie kosztów budzi w pracownikach stres i obawę o swoje zatrudnienie. A firma może mieć nałożony obowiązek dostosowania się do obowiązujących przepisów i norm zewnętrznych lub może chcieć się rozwijać i podjąć działania ekspansyjne.
Jednak sama konieczność dostosowania się do przepisów nie pozwoli pracownikowi utożsamić się z potrzebą wdrożenia nowego rozwiązania. Większość z nas nie lubi, kiedy jest nam coś narzucane, a zatem spotkamy się raczej z oporem zespołu przed zmianą niż entuzjazmem.
Czynnikiem niezmiernie ważnym przy wdrażaniu nowych rozwiązań technologicznych w firmie jest przede wszystkim przedstawienie zespołowi motywacji jej wdrożenia. Najlepiej, aby motywacja połączyła potrzeby organizacji i pracowników, a także pozwoliła zespołowi znaleźć elementy, dzięki którym będą mogli zidentyfikować się z nowym rozwiązaniem. Jak w takim razie powinien przebiegać proces adaptacji?
Proces adaptacji
Zacznijmy od wspomnianej już motywacji wdrożenia. Zanim przystąpimy do wprowadzania rozwiązania zidentyfikujmy problemy, z jakimi nasi pracownicy się borykają. Najlepiej zaangażujmy wybrane osoby do zespołu projektowego, pracującego nad nowym rozwiązaniem. Taki zabieg pozwoli pracownikom lepiej zidentyfikować się z celem, ale również otrzymamy bezpośredni feedback od osób, które będą później użytkownikami systemu. Kiedy już zdecydujemy się na konkretne rozwiązanie, pokażmy zespołowi korzyści płynące z używania nowego narzędzia. Pomoże to zmienić nastawienie pracowników i zachęci do przetestowania nowego rozwiązania.
Następnie przygotujmy kompleksowe szkolenie, w którym zaprezentujemy, jak używać nowej technologii. Pozwoli to oswoić się z nowym narzędziem. Warto, aby oprócz szkolenia, przygotować tutoriale chociażby w formie PDF lub krótkich filmów instruktażowych, w których będą prezentowane wskazówki, jak używać poszczególnych funkcjonalności systemu. Materiały pomocnicze powinny być umieszczone w takim miejscu, które będzie zawsze dostępne dla pracowników, na przykład na intranecie.
Możemy również przygotować plik FAQ, w którym użytkownicy znajdą odpowiedzi dotyczące najczęstszych wątpliwości. Plik możemy na bieżąco aktualizować – z pewnością pytań będzie przybywać. Koniecznie pamiętajmy, aby zapewnić wsparcie w korzystaniu z systemu.
Warto wyznaczyć jedną osobę z działu lub po prostu wybrać osobę w firmie, która będzie świetnie przeszkolona i stanie się ambasadorem nowego rozwiązania. Taki pracownik powinien zawsze służyć wsparciem i wiedzą. Świadomość, że jest ktoś, do kogo można się zwrócić z zapytaniem, zminimalizuje w zespole lęk przed nowym narzędziem i pomoże przetrwać okres przejściowy ze starego do nowego systemu. Przed wdrożeniem narzędzia możemy też zorganizować kampanię informacyjną, w której stopniowo będziemy przygotowywać zespół na zmianę.
Niezależnie od tego, w jakim celu przedsiębiorstwo będzie chciało wdrożyć nowe technologie, warto pamiętać o dobrej komunikacji z pracownikami i przygotowaniu planu adaptacji nowego systemu.
Źródło:
O nowych technologiach – na przykładzie pracy w branży logistycznej – możecie przeczytać w artykule: Logistyka, customer experience i nowe technologie.
