Co to jest polecenie służbowe? Definicja
Polecenie służbowe to formalne zlecenie wykonania zadania przekazane do realizacji przez pracodawcę. Zobowiązuje ono pracownika do wykonania określonych czynności w ramach jego obowiązków zawodowych. Polecenie służbowe może dotyczyć zachowania podwładnego wobec innych osób, np. współpracowników lub klientów, odpowiedniego ubioru, przygotowania dodatkowej dokumentacji. Co do zasady nie powinno ono stanowić dodatkowych obowiązków.
Polecenie służbowe a kodeks pracy
Art. 100 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, a w szczególności:
- przestrzegać ustalonego czasu pracy;
- przestrzegać regulaminu pracy i porządku;
- przestrzegać przepisów oraz zasad BHP i przeciwpożarowych;
- dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
- dotrzymywać tajemnicy firmowej;
- trzymać się zasad współżycia społecznego.
Z kolei obowiązkiem pracodawcy jest m.in.:
- zapoznać pracowników z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
- informowanie o warunkach ich zatrudnienia;
- organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu oraz uzdolnień i kwalifikacji pracowników;
- przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu;
- zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy;
- stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny.
Oznacza to, że polecenie służbowe nie powinno naruszać godności pracownika i zasad współżycia społecznego oraz prawa. Za odmowę wykonywanie poleceń służbowych zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może na pracownika nałożyć kary, a nawet go zwolnić.
Kto może wydać polecenie służbowe?
Polecenie służbowe może wydać praktycznie każda osoba pełniąca funkcję przełożonego wobec danego pracownika. Zazwyczaj jest to bezpośredni przełożony np. brygadzista albo kierownik działu, choć zdania wyznaczają też menedżerowie, dyrektorzy albo inne osoby uprawnione do zarządzania zespołem, np. wyznaczony zastępca szefa, albo pracownik pełniący tymczasowo obowiązki np. dyrektora.
Bez względu na stanowisko ważna jest hierarchia panująca w zakładzie pracy. Polecenia służbowe wydaje przełożony w imieniu pracodawcy, nie kolega zatrudniony na równorzędnym albo niższym stanowisku.
Jak pracodawca może weryfikować wykonanie polecenia?
Forma sprawdzenia wykonania polecenia zależy od rodzaju pracy. W przypadku pracy biurowej zwykle podwładny pisze raport z wykonanych zadań albo wysyła przełożonemu przygotowane zestawienia, prezentacje albo dołącza do korespondencji z klientami.
Wykonanie zadania fizycznego można ocenić wzrokowo.
W jakiej formie może być wydane polecenie służbowe?
Przepisy nie określają formy polecenia służbowego. Zatem mogą one być wydawane ustnie, pisemnie za pośrednictwem emaila albo oficjalnego dokumentu przygotowanego na papierze firmowym. Co do zasady polecenie służbowe na piśmie albo wypowiedziane są tak samo ważne i powinny być wykonane.
W niektórych przedsiębiorstwach kultura organizacyjna zakłada, że polecenia służbowe wydaje przełożony ustnie, po czym ustalenia przesyła drogą elektroniczną poprzez email albo komunikator, a pracownik potwierdza ich przyjęcie. Wtedy ma też możliwość wyjaśniania wątpliwości dotyczących zadania np. terminu jego wykonania.
Bez względu na formę każde polecenie powinno być wydawane w sposób jasny i precyzyjny, tak aby podwładny wiedział, jakie są wobec niego oczekiwania.
Konsekwencje odmowy wykonania polecenia
Bezpodstawne odmówienie wykonania polecenia służbowego może być uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo podjąć odpowiednie kroki dyscyplinarne wobec pracownika. Może on zostać ukarany karą porządkową: upomnieniem albo naganą lub też karą pieniężną.
Karę wymierza się adekwatnie do przewinienia, po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Pracodawca na jej wymierzenie ma 2 tygodnie, liczone od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i 3 miesiące od dopuszczenia się tego naruszenia.
W skrajnych przypadkach pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika, czyli zwolnić go dyscyplinarnie.
Odmowa wykonania polecenia służbowego – kiedy jest uprawniona?
Jest kilka sytuacji, kiedy pracownik ma prawo odmówić wykonania zdania.
Polecenie służbowe niezgodne z prawem
Pierwszą okolicznością umożliwiającą odmowę wykonania polecenia jest jego sprzeczność z prawem. Zdarza się, że jego realizacja spowoduje popełnienie przestępstwa, za które może ponieść odpowiedzialność nie tylko pracodawca, ale też wykonujący takie zadanie podwładny. Przykładowo zlecenie kadrowej przygotowania brakujących dokumentów i ich antydatowania grozi kara za fałszowanie dokumentów.
Polecenie sprzeczne z umową
Polecenie służbowe nie może łamać zawartych w umowie o pracę ustaleń. Często zdarza się, że kandydat do pracy podejmuje dane stanowisko pod warunkiem spełnienia określonych warunków, które stanowią załącznik do umowy.
Polecenie służbowe wykraczające poza zakres obowiązków
Polecenie służbowe a zakres obowiązków to temat dość newralgiczny. Zasadniczo obie strony obowiązuje zakres obowiązków ustalony przy zawieraniu umowy. Jednocześnie art. 42 k.p. pozwala na powierzenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie w sytuacji kiedy:
- zmiana jest uzasadniona potrzebami firmy;
- czas wykonywania powierzonego zadania nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym;
- zmiana nie powoduje obniżenia wynagrodzenia, a zadanie odpowiada kwalifikacjom pracownika.
Jeżeli powyższe przesłanki zostaną spełnione, pracownik nie może odmówić wykonania polecenia służbowego.
Polecenie bez związku z pracą
Polecenie musi być związane z wykonywana pracą, dlatego, jeśli przełożony zażąda odebrania jego dziecka z przedszkola, zrobienia mu zakupów albo przygotowanie prezentacji na zebranie w szkole – można odmówić wykonania zadania.
Polecenie zagrażające zdrowiu albo życiu
Zgodnie z art. 210 k.p. pracownika ma prawo odmówić wykonania zadania, jeśli warunki pracy nie odpowiadają przepisom BHP i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla jego zdrowia lub życia, albo gdy wykonanie polecenia grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom. Przy czym pracownik musi o tym fakcie poinformować przełożonego.
Dobrym przykładem będzie polecenie wykonania pracy na wysokości bez odpowiedniego zabezpieczenia.
Co więcej, przepisy stanowią, że zatrudniony ma prawo, po uprzednim zawiadomieniu przełożonego, odmówić wykonywania pracy wymagającej szczególnej sprawności psychofizycznej, jeśli jego stan zdrowia nie zapewnia bezpieczeństwa jemu i innym. Taka sytuacja dotyczy np. kierowców autobusów oraz kontrolerów ruchu lotniczego.
Podsumowanie
Istnieje kilka przesłanek, które sprawiają, że pracownik może odmówić wykonania polecenia służbowego. Najważniejsze z nich to: brak związku zadania z pracą, niezgodność z obowiązującym prawem, łamanie przepisów BHP oraz zawartej przez strony umowy o pracę.
Warto pamiętać, że przepisy dopuszczają zlecenie pracownikowi wykonania zadania poza jego zakresem obowiązków, jednak pod warunkami, że jest to uzasadnione potrzebą firmy, łącznie nie trwa to dłużej niż 3 miesiące w roku, a zmiana nie obniża pensji i odpowiada kwalifikacjom. W takiej sytuacji podwładny nie może odmówić pracy. Jeśli to zrobi, czekają na niego kary porządkowe, a nawet zwolnienie dyscyplinarne.
