Opinia o pracowniku – czym jest i dlaczego się ją pisze?
Opinia o pracowniku jest to formalny dokument, który potwierdza kompetencje pracownika. Zwykle wystawiany jest na jego prośbę, po zakończeniu współpracy. Opinia o pracowniku nie jest uregulowana w przepisach, stąd pracodawca nie ma obowiązku jej wystawienia.
O napisanie opinii zwykle wnioskują stażyści, praktykanci oraz osoby zaczynające życie zawodowe. Potwierdzenie zdobytych umiejętności oraz pozytywna ocena takiej osoby, jako obiecującego pracownika znacznie zwiększają jego szanse na rynku pracy.
Opinia na temat pracownika – czy może być negatywna?
Co do zasady pracodawca nie powinien wystawić negatywnej opinii o pracowniku. Przeważnie jest ona pozytywna lub neutralna. Jednak pamiętaj, że ma on prawo do wyrażenia swojego zdania, które nie zawsze będzie dla Ciebie korzystne. Dlatego, jeśli masz jakikolwiek wątpliwości, że były pracodawca opisze Cię w samych superlatywach, lepiej zrezygnuj z prośby o opinię.
Cechy dobrej opinii o pracowniku
Opinia o pracowniku to dokument formalny, zatem powinien być rzetelnie napisany, bez błędów językowych, a także w danych pracownika. Trzeba pamiętać, że pismo nie tylko potwierdza kompetencje pracownika, ale i świadczy o firmie wystawiającej. Z tego powodu musi mieć profesjonalny charakter.
Opinia o pracowniku powinna mieścić się na jednej stronie formatu A4 na papierze firmowy. Warto postawić na prostą i estetyczną formę dokumentu – bez ozdobnych czcionek, kolorów oraz innych wyróżników. Ważne informacje można pogrubić lub podkreślić.
Treść, jak i sam dokument należy spersonalizować. Im bardziej szczera i osobista ocena, tym wartościowszy dokument dla przyszłego pracodawcy. Należy też wystrzegać się uogólnień, a postawić na opis konkretnych umiejętności i zalet. Nie wolne też przesadzać z pochwałami. Opinia o pracowniku powinna być obiektywna i wyważona, ponieważ w inny razie może zostać uznana za mało wiarygodna.
Jakie elementy powinna zawierać opinia o pracowniku?
Opinię o pracowniku można podzielić na kilka sekcji: formalną, opisową oraz zakończenie.
Część formalna dokumentu musi zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia;
- dane firmy oraz osoby wystawiającej opinię wraz ze stanowiskiem;
- dane pracownika;
- nagłówek: Opinia;
- ew. powód wystawienia, np. na żądanie sądu, na prośbę byłego pracownika.
Sekcja opisowa może być podzielona na akapity i zawierać następujące elementy:
- Akapit pierwszy to przedstawienie pracownika (stanowisko, okres zatrudnienia i rodzaj umowy).
- Akapit drugi opisuje przebieg współpracy, czyli zakres obowiązków, główne zadania i cele. W tej części warto wspomnieć, z jakimi umiejętnościami pracownik rozpoczął pracę, a jakie zdobył w jej trakcie. Należy też podkreślić sukcesy i najważniejsze osiągnięcia.
- Następna, trzecia część powinna skupiać się na konkretnej opinii. W ocenie należy uwzględnić kompetencje miękkie oraz umiejętności pożądane w pracy. Są to m.in. odporność na stres, zarządzanie czasem i ustawianie priorytetów; umiejętność pracy w grupie oraz komunikatywność. W tym akapicie powinny zawrzeć się też informacje, jak pracownik radził sobie z powierzonymi zadaniami, czy był terminowy, dokładny i co wniósł do firmy.
- Akapit czwarty to podsumowanie opinii o pracowniku i ew. jego rekomendacja potencjalnym pracodawcom.
Niektórzy pracodawcy umieszczają w opinii powód zakończenia współpracy, np. likwidacja stanowiska.
Zakończenie zwykle zawiera:
- zwrot grzecznościowy;
- pieczątkę firmową i podpis osoby wystawiającej opinie o pracowniku;
- dane kontaktowe (telefon i email), pod którymi rekruter będzie mógł się skontaktować i zweryfikować zawarte w dokumencie informacje.
Przykładowa opinia o pracowniku
Opinia o pracowniku może wyglądać następująco.
miejscowość i data
imię i nazwisko osoby wydającej opinię
stanowisko
nazwa i adres firmy
OPINIA O PRACOWNIKU
Pan/i …… był/a zatrudniony/a w firmie … od … do … na stanowisku …… na podstawie umowy …..
Do głównych obowiązków Pana/i należało…………………………………………………………………….
Podczas pracy Pan/i …… zdobył/a praktyczne umiejętności m.in. w zakresie ………………….
Pan/i …… wyróżniał/a się przede wszystkim ………………………………………………………………….
Jednym z największych jej/jego sukcesów było ………………………………………………………………
Pan/i …… jest bardzo wartościowym pracownikiem i jestem przekonany, że doskonale sprawdzi się na stanowisku związanym z ……
Z poważaniem
imię i nazwisko wystawiającego, podpis i pieczątka
dane kontaktowe:
telefon oraz e-mail wystawiającego
Opinia o pracowniku do sądu
Opinia o pracowniku w wielu sytuacjach może stanowić dowód. Ma to miejsce najczęściej przy rozstrzyganiu sporów np. rodzinnych i sąsiedzkich, kiedy to sąd potrzebuje uzyskać dodatkowe informacje na temat jednej ze stron od organizacji niezaangażowanej w konflikt. Z podobnym żądaniem często występuje też sąd rodzinny przy ustalaniu opieki nad dzieckiem.
Warto wiedzieć, że pozytywna opinia od byłego pracodawcy może być dowodem w sądzie pracy. W sytuacji, kiedy zostałeś zwolniony dyscyplinarnie i chcesz się odwołać od tej decyzji, dokument może przedstawić Cię w innym świetle i podważyć argumenty pracodawcy.
Referencje a opinia o pracowniku – czym się różnią?
Choć potocznie używa się wymienne słów referencje i opinia, to oba pojęcia się różnią od siebie. Referencje czy inaczej rekomendacje są co do zasady pozytywne. Wystawiane są na prośbę pracownika po zakończonej współpracy. Zdarza się też, że sam pracodawca wychodzi z inicjatywą napisania referencji, aby ułatwić pracownikowi znalezienie nowej pracy. Rekomendacja skupia się na zaletach danej osoby, jako wartościowego członka zespołu, w ten sposób poleca go innym.
Opinia w odróżnieniu od referencji może być poufna. Taka sytuacja ma miejsce, kiedy potencjalny pracodawca prosi o nią byłego. Wtedy pracownik może nie dowiedzieć się nie tylko o treści takiego dokumentu, ale i o samym fakcie wystawienia opinii.
Opinia o praktykancie – jak ją napisać?
Praktykanci i stażyści to ludzie dopiero rozpoczynający swoją karierkę zawodową, z tego powodu opinia jest dla nich bardzo ważna. Pracodawca powinien też nieco inaczej podejść do jej napisanie. Opinia o praktykancie powinna uwzględniać przede wszystkim:
- Nabyte kompetencje – warto dobrze opisać, czego nauczył się praktykant i jakie umiejętności nabył w trakcie pracy. Tutaj w zależności od stanowiska pracy, można wymienić programy albo maszyny, jakie obsługiwał oraz jakie zadania zostały mu powierzone.
- Komunikatywność i umiejętność pracy w grupie. Otwartość na opinie innych, przyjmowanie konstruktywnej krytyki oraz niekonfliktowość to ważne cechy, wpływające na działanie całego zespołu.
- Chęć nauki. Jeśli praktykant szybko przyswaja wiedzę i potrafi ją praktycznie wykorzystać, należy w opinii to podkreślić. Będzie to sygnał dla przyszłego pracodawcy, że jest to osoba z potencjałem, w którą warto zainwestować.
- Podejście do pracy. W dokumencie można opisać stosunek praktykanta do powierzonych mu zadań oraz jego zaangażowanie. Warto zaznaczyć jego osiągnięcia oraz wymienić obowiązki, w wykonywaniu których się wyróżnił lub które podął poza zakresem obowiązków.
Na koniec należy podsumować atuty praktykanta, wyrazić swoją opinię na temat jego pracy i ewentualnie zarekomendować go jako dobrego pracownika.
Podsumowanie
Napisanie opinii o pracowniku tak naprawdę zależy od dobrej woli pracodawcy. Dokument nie jest opisany w przepisach, zatem nie ma obowiązku jego sporządzenia. Opinia zwykle wystawiona jest na papierze firmowym i zawiera oprócz danych firmy i pracownika, dokładny zakres jego obowiązków oraz opis kompetencji i ocenę jego jako pracownika. Co istotne dokument może mieć charakter poufny. Wtedy wystawiany jest na prośbę innego pracodawcy albo szefa oddziału firmy, gdzie się chce przenieść pracownik. Co więcej, nie musi on być pozytywny. Choć powszechnie panuje zasada, że nie wystawia się negatywnych opinii o pracowniku. W takiej sytuacji po prostu pracodawca odmawia jej napisania.
Dokument najczęściej służy w celach rekrutacyjnych, dla uwiarygodnienia umiejętności pracownika. Może też stanowić dowód w sądzie.
