Co to jest obiegówka?
Karta obiegowa jest wewnętrznym dokumentem ewidencyjnym, stworzonym przez przedsiębiorstwa oraz inne instytucje, które udostępniają swoje mienie pracownikom albo innym osobom związanym z daną firmą.
Karta ma zwykle formę formularza, gdzie są wyszczególnione poszczególne działy istniejące w danym przedsiębiorstwie, obok nich powinien znaleźć się podpis kierownika, który poświadcza, że dana osoba nie ma żadnych zobowiązań wobec jego jednostki. Stąd też nazwa dokumentu: obiegówka, ponieważ trzeba z nim obejść całą firmę, aby zebrać wymagane podpisy.
Obiegówka w pracy
Obiegówka dla pracownika ma na celu rozliczenie się z ruchomości. Na karcie pracownik może potwierdzić zwrot m.in.:
- sprzętu służbowego, np. laptopa, telefonu wraz z niezbędnymi akcesoriami;
- kluczy do pomieszczeń firmowych;
- narzędzi firmowych;
- samochodu firmowego;
- środków pieniężnych, np. zaliczek, pożyczek.
Standardowa karta obiegowa w pracy ma formę tabeli, w której są rubryki zawierające np.
- imię i nazwisko pracownika;
- datę zatrudnienia;
- datę rozwiązania umowy o pracę;
- stanowisko i dział;
- listę powierzonych pracownikowi rzeczy podlegających zwrotowi;
- podpis osoby odpowiedzialnej za przyjęcie zwrotu;
- podpis pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu, która przyjmuje wypełnioną kartę obiegową.
Obiegówka w pracy – czy jest obowiązkowa?
Karta obiegowa pracownika w dużych przedsiębiorstwach pozwala na ewidencję sprzętu i ograniczenie strat. Nie jest ona obowiązkowa, aczkolwiek większość firm zobowiązuje pracownika do rozliczenia się z powierzonego mienia w formie obiegówki.
Obiegówkę najczęściej stosuje się w przypadku zakończenie umowy z pracownikiem, jego odejścia z pracy lub zmiany stanowiska albo oddziału. Niekiedy też forma obiegówki jest wykorzystywane przy zatrudnianiu. Wtedy na takiej karcie są podpisy potwierdzające np.
- odebranie odzieży służbowej;
- zapoznanie się z zasadami bezpieczeństwa panującymi w pracy;
- odebranie sprzętu służbowego i haseł dostępu;
- odbyciu szkoleniu BHP i innych szkoleniach przewidzianych na danym stanowisku.
Co grozi za nie oddanie obiegówki?
Ogólnie rzecz ujmując, kodeks pracy nic nie mówi o obiegówkach, zatem za jej nieoddanie nie grożą pracownikowi ustawowe konsekwencje. Mimo tego każdy pracownik powinien zdać sprzęt, bez względu czy obiegówka przy zwolnieniu jest wymagana, czy nie. W innym razie może to zostać uznane za przywłaszczenie cudzego mienia,
Zgodnie z art. 124 kodeksu pracy zatrudniony, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
- pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności;
- narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,
odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Oznacza to, że firma ma prawo obciążyć pracownika określonymi konsekwencjami materialnymi.
Warto wiedzieć, że niepodpisana obiegówka w pracy nie wpływa na wydanie świadectwa pracy. Art. 97 kodeksu pracy mówi, że pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy, najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
Zatem niewydanie dokumentu jest uznawane za naruszenie praw pracowniczych, za co grozi kara grzywny albo wypłata odszkodowania.
Oczywiście zawsze warto uczciwie rozliczyć się z pracodawcą. Wypełniona i oddana karta obiegowa stanowi dowód, że wszystko zostało zwrócone. Poza tym pracodawca musi ją przechowywać w aktach pracowniczych. Zatem, jeśli będą jakkolwiek wątpliwości i potrzeba weryfikacji, można wrócić do dokumentu. Niemniej zawsze należy zrobić kserokopie obiegówki na własny użytek i dla własnego bezpieczeństwa, szczególnie jeśli rozstajemy się z firmą w nieprzyjaznych okolicznościach.
Obiegówka w szkole
Obiegówka dla ucznia albo studenta jest podobnym dokumentem jak obiegówka dla pracownika. Tyle że dotyczy innych spraw. W zależności od instytucji może mieć ona formę elektroniczną albo klasyczną papierową.
Obiegówkę na studiach albo w szkole wydaje pracownik administracji szkolnej, albo dziekanatu. Niekiedy też można ją wydrukować samodzielnie z systemu szkolnego. Z kolei e-karta obiegowa jest dostępna zwykle po zalogowaniu się do właściwego systemu.
Obiegówka w szkole – do czego służy?
Obiegówka dla ucznia albo studenta służy do rozliczenia się z placówką. Na karcie są informacje czy dana osoba np.:
- oddała wszystkie wypożyczone z biblioteki szkolnej książki i podręczniki;
- oddała klucze do szafki szkolnej lub szatni;
- uzupełniła braki w dokumentacji medycznej u pielęgniarki, np. oddala bilans.
Czy obiegówka w szkole jest obowiązkowa? Wszystko zależy od regulaminu szkolnego albo uczelnianego. W wielu miejscach powyższe kwestie załatwia się bez formalnej obiegówki. Jednak zazwyczaj dokument jest wymagany w sytuacjach, kiedy uczeń albo student kończy naukę w danej placówce czy to z powodu skreślenia z listy, przejścia do innej szkoły albo uczelni, czy też zakończenia etapu edukacji. Dzięki niej student może rozliczyć się z uczelnią i tym samym ukończyć studia i uzyskać dyplom.
Obowiązki związane z obiegówką w szkole
W ramach obiegówki na studiach albo w szkole trzeba zdobyć szereg podpisów, które będą poświadczały, że dana osoba nie ma już żadnych zobowiązań fizycznych, jak i finansowych, względem:
- biblioteki;
- praktyk studenckich albo szkolnych;
- akademika lub bursy szkolnej;
- pracowni związanych z placówką;
- oraz samej uczelni np. nie zalega z należnymi opłatami, a wypożyczony sprzęt został zwrócony.
Karta obiegowa powinna zawierać:
- dane osobowe:
- imię i nazwisko;
- adres;
- numer telefon;
- adres e-mail studenta;
- dane dotyczące uczelni:
- nazwę wydziału i kierunku;
- rok studiów;
- numer indeksu;
- numer grupy;
- datę egzaminu dyplomowego;
- listę zawierającą nazwy jednostek, od których należy zabrać potwierdzenia uregulowania wszelkich zobowiązań.
W przypadku elektronicznej obiegówki system powiadamia zainteresowanego o wystawieniu dokumentu i jego statusu. Natomiast gdy obowiązuje forma papierowa, to niestety należy osobiście udać się do wszystkich wskazanych w dokumencie instytucji i zebrać stosowne podpisy.
Po zebraniu wszystkich podpisów kartę obiegową trzeba oddać w dziekanacie albo sekretariacie szkoły.
Czy można dostać świadectwo bez obiegówki?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków świadectwo wydaje szkoła na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania. Oznacza to, że uczeń dostanie je bez względu na to, czy oddał obiegówkę, czy też nie.
Ministerstwo Edukacji Narodowej na swojej stronie informuje, że wstrzymywanie wydawania uczniom i absolwentom świadectw szkolnych promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły z powodu m.in.: brak opłat, składek na radę rodziców albo nieoddanie obiegówki są niezgodne z prawem.
W przypadku studentów kończących studia, nieoddanie obiegówki może skutkować niewyznaczeniem terminu obrony pracy dyplomowej. Dlatego na ten cel warto przeznaczyć co najmniej kilka dni, ponieważ nie każda instytucja będzie gotowa od ręki podpisać kartę obiegową.
