Co należy wiedzieć przed rozpoczęciem nowej pracy?
Onboarding pracownika to złożony proces, który rozpoczyna się w pierwszym dniu pracy i w zależności od zajmowanego stanowiska oraz praktyki działania konkretnego przedsiębiorstwa trwa od kilku dni do kilku tygodni. Jego celem jest wprowadzenie nowej osoby do zespołu, wdrożenie w obowiązki oraz dopełnienie formalności związanych z zatrudnieniem.
Przed rozpoczęciem pracy warto wiedzieć, jakie są warunki zatrudnienia, zakres obowiązków oraz oczekiwania w stosunku do pracownika. Większość informacji znajdzie się w umowie o pracę. Pamiętaj, że pracodawca w każdym wypadku jest zobowiązany do pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia przed podjęciem pracy.
Zgodnie z art. 29 § 3 kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej albo elektronicznej – nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy m.in. o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
- przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
- zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
- innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
- wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu,
- obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy,
- prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy.
Zaraz przed dniem rozpoczęcia pracy przygotuj niezbędne dokumenty i ustal, jak będzie wyglądać Twój pierwszy dzień.
Pierwszy dzień pracy nowego pracownika
Przed pierwszym dniem upewnij się, jakie dokumenty do nowej pracy musisz dostarczyć i zbierz je w jednym miejscu. Zapoznaj się ze wszystkimi przekazanymi przez zakład materiałami i przeczytaj najważniejsze informacje o firmie, w tym w zakresie promowanych wartości, kultury organizacyjnej czy misji.
Nie zapomnij ustalić praktycznych aspektów pierwszego dnia w pracy. Dopytaj o adres, godzinę, o której masz się stawić w biurze oraz plan dnia. Dowiedz się, co masz zabrać ze sobą i jak będzie przebiegać proces onboardingu. Wieczorem zadbaj o relaks i upewnij się, że będziesz wypoczęty.
Pierwszego dnia w nowej pracy postaraj się opanować nerwy i zachowywać naturalnie. Bądź otwarty i pogodnie nastawiony. Nie bój się zadawać pytań. W ten sposób ograniczysz stres i upewnisz się, że wszystko dobrze rozumiesz. Buduj relacje z osobami z zespołu i wykazuj się proaktywną postawą. Dobre pierwsze wrażenie przyczyni się do usprawnienia wdrożenia do firmy.
Zdecydowanie więcej formalności w związku z rozpoczęciem zatrudnienia spoczywa po stronie pracodawcy. Oprócz przedstawienia nowego pracownika, zakład musi m.in. zapewnić niezbędne szkolenia, zadbać o dokumentację i obowiązkowe zgłoszenia, w tym do ZUS.
Nowy pracownik - wstępne badania lekarskie
Zatrudnienie nowej osoby wiąże się z koniecznością skierowania jej na wstępne badania lekarskie. Te muszą być wykonane przed rozpoczęciem świadczenia pracy, czyli najpóźniej w pierwszym dniu obowiązywania umowy. Jeśli pracownik nie dysponuje aktualnym orzeczeniem lekarskim stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy, pracodawca nie może dopuścić go do obowiązków służbowych.
Wstępne badania lekarskie są opłacane przez pracodawcę. Ich zakres jest uzależniony przede wszystkim od stanowiska, które ma zajmować nowozatrudniony i panujących na nim warunków. Czasami badania ograniczą się do wywiadu lekarskiego czy prostego badania wzroku, jednak konieczne może być wykonanie również np. badań krwi czy RTG. Bardziej zaawansowane badania wstępne muszą wykonać m.in. kierowcy.
Szkolenie BHP dla nowego pracownika
Przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien przejść szkolenie BHP, czyli szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Kodeks pracy rozstrzyga, że nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów BHP. Wypełnienie obowiązku zatrudniony potwierdza pisemnie w karcie szkolenia wstępnego.
Szkolenie wstępne w zakresie BHP obejmuje instruktaż ogólny lub stanowiskowy. Pierwszy dotyczy ogólnych zasad z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym tych zawartych w kodeksie pracy. Instruktaż stanowiskowy skupia się z kolei na konkretnych zagrożeniach wynikających ze świadczenia pracy w danym zakładzie, w tym na czynnikach środowiska pracy, ryzyku zawodowym, sposobach ochrony czy metodach zapewnienia bezpieczeństwa w pracy.
Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Jeśli zakład nie wypełnia obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy nałożonych przez przepisy, naraża się na grzywnę od 1000 do 30 000 złotych.
Nowy pracownik - wynagrodzenie
Wynagrodzenie pracownika musi być wypłacone w terminie i wysokości określonej w umowie. W przypadku umowy o pracę pensja nie może być niższa niż wynagrodzenie minimalne określone w przepisach. Obecnie to 4666 złotych brutto.
Warto też pamiętać, że żaden z zatrudnionych w zakładzie pracy nie może być dyskryminowany w kwestiach wynagrodzenia. Nowy pracownik, który ma takie same kwalifikacje i doświadczenie, powinien zarabiać mniej więcej tyle, co pozostali pracownicy. Ustalanie pensji nie może opierać się na indywidualnych cechach pracownika, na które nie ma wpływu, takich jak np. płeć.
Wynagrodzenie nowego pracownika jest co do zasady wypłacane jednorazowo. Zatrudniony ma jednak prawo wnosić w formie pisemnej o zaliczkę na poczet pensji. Jeśli nowy podwładny rozpoczął zatrudnienie w trakcie miesiąca, należy mu się za ten okres pensja w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu.
Urlop wypoczynkowy w nowej pracy
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od stażu pracy.
Dostępna długość urlopu wynosi:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okresy nauki. Dla przykładu z tytułu ukończenia szkoły wyższej pracownikowi dolicza się 8 lat stażu.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy, uzyskuje w pierwszym roku kalendarzowym prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów zatrudniony nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.
Nowy pracownik - wymiar czasu pracy
Wymiar czasu pracy nowego pracownika jest ustalany indywidualnie w zależności od potrzeb zakładu i dostępności zatrudnionego. Wynika z umowy o pracę. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.
Warto pamiętać, że praca wykonywana ponad obowiązujące normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy stanowi pracę w godzinach nadliczbowych, za którą każdemu zatrudnionemu – również nowemu pracownikowi – należy się rekompensata. Trzeba również pamiętać, że praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna tylko w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
- szczególnych potrzeb pracodawcy.
Tym samym, jeśli nie zajdą przesłanki do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, pracodawca nie może wymagać od nowego pracownika świadczenia pracy ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy.
Nowy pracownik - PPK
Pracodawca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych, o ile zatrudniony jest objęty obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym oraz spełnia kryterium wieku – od 18 do 55 lat. Pracownicy od 55 do 70 roku życia mogą przystąpić do PPK na wniosek.
Pracodawca w ustawowo zakreślonych ramach sam decyduje, w którym momencie dokona zgłoszenia. Obecnie ma taką możliwość już po 14 dniach zatrudnienia, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia.
Zgłoszenie do ZUS nowego pracownika
Zdecydowanie krótszy termin obowiązuje pracodawcę w zakresie zgłoszenia pracownika do ZUS. To 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia. Zakłady pracy, które nie dopełniają swoich obowiązków w tym zakresie, narażają się na kontrole PIP, ZUS i US.
Do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych trzeba zgłosić każdego nowego pracownika od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę są objęte obowiązkowo ubezpieczeniem społecznym (emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym) i ubezpieczeniem zdrowotnym. W trakcie trwania zatrudnienia pracodawca musi regularnie naliczać i odprowadzać składki ubezpieczeniowe. Po zakończeniu współpracy – gdy odpadnie podstawa ubezpieczenia – należy dokonać wyrejestrowania z ZUS.
Okres wypowiedzenia nowego pracownika
Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zależy od jej rodzaju oraz okresu zatrudnienia.
Jeśli z nowym pracownikiem zawarto umowę na okres próbny, okres wypowiedzenia wynosi:
- 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
- 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
- 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.
Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i określony jest odpowiednio dłuższy i wynosi:
- 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
- 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
- 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Obok zachowania odpowiedniego okresu pracodawca musi pamiętać o tym, aby zostały spełnione przesłanki wypowiedzenia umowy o pracę.
