Czym jest notatka służbowa?
Notatka służbowa to dokument sporządzany przez pracownika w celu potwierdzenia określonych zdarzeń. Może być wykorzystywana zarówno w prywatnych przedsiębiorstwach, jak i organach administracji publicznej.
Zastanawiasz się, po co sporządza się notatki służbowe? Główny cel to potwierdzenie wystąpienia określonych zdarzeń, które wystąpiły w pracy. Notatka służbowa może stanowić zapis rozmowy, sprawozdanie ze spotkania czy utrwalenie podjętych decyzji. Jej forma jest dowolna. Obok tradycyjnych notatek służbowych w formie papierowej, dopuszczalne jest również np. stworzenie takiego dokumentu w formie elektronicznej i zewidencjonowanie z wykorzystaniem zapisu cyfrowego.
Rodzaje notatek służbowych
Notatka służbowa może być sporządzona zawsze, gdy w toku funkcjonowania zakładu pracy warto utrwalić określone zdarzenia. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze przykłady takich dokumentów.
Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej
Sytuacją, w której warto niezwłocznie sporządzić notatkę służbową, jest ważna rozmowa telefoniczna. Aby mieć pewność, że nie zapomnisz przebiegu konwersacji, spisz najważniejsze punkty, które zostały poruszone. Dzięki temu w przyszłości wrócisz do nich zawsze, kiedy okaże się to potrzebne.
Notatka służbowa ze spotkania
W codziennej pracy notatka służbowa może się również okazać przydatna, aby utrwalić spotkanie, które się odbyło. Warto zawrzeć w niej nie tylko kwestie, które zostały poruszone, ale również spisać wnioski oraz sprecyzować czas, miejsce i uczestników, którzy wzięli udział w zebraniu.
Notatka służbowa ze zdarzenia
W notatce służbowej można utrwalić każde zdarzenie, które miało miejsce i jest istotne dla zakładu pracy. Jako przykład takiej sytuacji można wskazać chociażby wizytę klienta, która wymaga podjęcia określonych działań.
Notatka służbowa z kontroli
Jeśli w Twoim zakładzie pracy doszło do kontroli, w której brałeś udział, pomyśl o spisaniu notatki służbowej z jej przebiegu. Dzięki temu dostęp do sprawozdania z wizytacji uzyska kierownictwo, a Ty będziesz mieć dowód, że dobrze wywiązałeś się ze swoich obowiązków.
Notatka służbowa z korespondencji
Notatkę służbową czasami warto też sporządzić z korespondencji. W natłoku wiadomości trudno odnaleźć konkretne rozmowy. Dzięki ich spisaniu utrwalisz przebieg ważnej wymiany informacji i będziesz mógł do niej wrócić w każdej chwili.
Notatka służbowa dyscyplinująca
W notatce służbowej można też utrwalić informację o niesubordynacji pracownika, czyli niewypełnieniu przez niego swoich obowiązków. Powodem jej sporządzenia najczęściej są częste spóźnienia, niedokładność czy nieprzestrzeganie przepisów BHP. W tej sytuacji dokument będzie pełnił funkcję dyscyplinującą.
Kto może sporządzić notatkę służbową?
Notatka służbowa jest dokumentem objętym sporą dowolnością. Dzięki temu może sporządzić ją w zasadzie każdy pracownik zatrudniony w danym zakładzie pracy, niezależnie od stanowiska. W praktyce – aby uniknąć nieprawidłowości – spisywaniem ważniejszych ustaleń w niektórych przedsiębiorstwach zajmują się pracownicy sekretariatu czy działu kadr.
Czy notatka służbowa musi być podpisana przez pracownika? Co do zasady nie ma takiego obowiązku, jednak podpis sprawi, że będzie bardziej wiarygodna. Należy jednak zadbać o to, aby dokument nie dostał się w niepowołane ręce, ponieważ może to stanowić naruszenie przepisów RODO oraz zasad wewnętrznych obowiązujących w przedsiębiorstwie.
Jak napisać notatkę służbową?
Nie wiesz, jak sporządzić notatkę służbową? Co do zasady nie istnieją wymagania, które powinien spełniać taki dokument. Warto jednak, aby notatka służbowa zawierała co najmniej poniższe elementy:
- datę i miejsce sporządzenia,
- imię i nazwisko autora,
- określenie tematu,
- opis zdarzenia,
- ewentualne dane odbiorcy.
Podczas sporządzania notatki służbowej warto zwrócić uwagę, aby jej treść była obiektywna. Dokument powinien być zwięzły i czytelny.
W jakich przypadkach notatka może znaleźć się w aktach pracownika?
Notatka służbowa co do zasady nie powinna być umieszczana w aktach osobowych pracownika. Wszystko dlatego, że takie dokumenty dotyczą najczęściej zdarzeń zachodzących w zakładzie pracy, mają obiektywną treść i nie zawierają oceny poszczególnych pracowników.
Wyjątek od tej zasady stanowi sytuacja, w której pracownikowi wymierzono karę porządkową. Rozstrzyga to orzecznictwo sądów. Jako przykład sytuacji, w której istnieją podstawy do umieszczenia notatki w aktach pracowniczych, można wskazać odmowę przyjęcia wypowiedzenia.
Jak powinno się przechowywać notatki służbowe?
Notatki służbowe to dokumenty, które nie zostały sformalizowane. Z tego powodu nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, gdzie powinno się je przechowywać. Warto jednak wskazać, że zasady archiwizowania takich dokumentów w zakładzie pracy muszą zapewniać ochronę danych w nich zawartych.
Notatka służbowa – wzór
Wzór notatki służbowej może być stworzony wewnątrz konkretnego zakładu pracy, ponieważ w przepisach nie określono szczegółowych zasad w zakresie tego, jak wygląda notatka. Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór takiego dokumentu.
Warszawa, 15 października 2023 roku
Zakład pracy:
ROHO sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie
Notatka służbowa ze spotkania
W dniu 15 października 2023 roku o godzinie 10.00 odbyło się spotkanie kadry zarządzającej, w którym udział wzięli Anna Kowalska, Jan Nowak, Ksawery Polak i Jan Kępczyński. Celem spotkania było ustalenie planu realizacji projektów na najbliższy miesiąc. Przyjęto następujący terminarz: […].
Notatkę sporządził: Jan Nowak
Notatka służbowa - podsumowanie
Jak widać, notatka służbowa to przydatny w praktyce funkcjonowania zakładu pracy dokument, z którego wykorzystaniem można utrwalić ważne dla przedsiębiorstwa zdarzenia. Jeśli w pracy doszło do sytuacji wymagającej zapisania, sporządź notatkę służbową na obowiązującym w danym podmiocie wzorze albo według swojego uznania.
