Narzędzia usprawniające pracę zdalną

23.04.20
clock 5 min.
Marlena Charlińska
Wraz z nastaniem epidemii koronawirusa wielu z nas musiało przejść na formę pracy zdalnej. Taki sposób pracy z pewnością ma dużo zalet. Nie musimy dojeżdżać do pracy, korzystać z komunikacji miejskiej. Popularny home office wymaga jednak samodyscypliny, umiejętności zarządzania czasem i swoimi obowiązkami. Wszystkie te elementy możemy usprawnić za sprawą korzystania z dostępnych na rynku rozwiązań technologicznych.

Dobre planowanie pracy to podstawa. Możemy tradycyjnie użyć do tego celu kalendarza w formie papierowej lub przyzwyczaić się i zacząć korzystać z jego elektronicznej wersji, która dostępna jest zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych.

Za przykład takiego rozwiązania niech posłuży kalendarz Google’a, który jest dostępny w pakiecie GSuite. Dzięki wysokiej liczbie funkcji jest on bardzo kompleksowy. Możemy udostępniać go innym użytkownikom oraz współdzielić go ze współpracownikami. Tworząc wydarzenie w kalendarzu, mamy możliwość dodania lokalizacji, linku do strony, notatki, załącznika, listy zadań oraz ustawienia przypomnienia. Jeśli pracujemy w firmie międzynarodowej i mamy do czynienia z osobami wykonującymi pracę z innych krajów, to możemy skorzystać z opcji np.: uwzględniania stref czasowych, które wyświetlają się jako podpowiedzi w podglądzie dziennym. To znacznie ułatwi nam planowanie spotkań i zarządzanie naszym czasem.

Niektórzy nie mają w zwyczaju korzystania z kalendarza w żadnej formie, za to maniakalnie oklejają swoje komputery i biurka żółtymi karteczkami. Zapisują na nich nowe zadania do wykonania lub swoje pomysły. Trudno przenieść ten zwyczaj do domu. Z pomocą przychodzi aplikacja Evernote. Jest to swego rodzaju cyfrowy notes, w którym możemy gromadzić pomysły, dodawać notatki głosowe, obrazy, wycinać treści stron internetowych i przenosić je do naszego notatnika. Dzięki temu rozwiązaniu nie musimy gromadzić masy papierów, a wszystko będziemy mieć uporządkowane i zapisane w chmurze. Narzędzi tego typu na rynku jest oczywiście znacznie więcej. Oprócz Evernote mogę wymienić także: Notatki Apple, Google Keep, iA Writer, OneNote. Wybór zależy od indywidualnych preferencji.

Uporządkujmy zadania

Skoro mamy już przestrzeń, w której możemy odnotowywać swoje pomysły i zadania, to warto zastanowić się nad tym, jak to wszystko uporządkować i monitorować.

Narzędzie daje możliwość dołączania informacji, kto jest właścicielem danego tematu, oraz przypisywania i monitorowania terminu wykonania zadań.

Zbliżonym rozwiązaniem do Trello jest aplikacja Bitrix, która jest platformą do pracy grupowej. Oprócz funkcji dodawania listy zadań, monitorowania stopnia ich realizacji, Bitrix ma zakładkę CRM, która umożliwia optymalizację procesu sprzedaży i relacji z klientem. Z poziomu CRM można m.in. zarządzać kontaktami, dodawać nowe firmy do katalogu kontrahentów, tworzyć listy produktów, faktury, przygotowywać oferty itd. Jest to więc narzędzie, które z pewnością może wesprzeć działy sprzedażowe, jak również usprawnić i uporządkować naszą pracę.

Pracujmy na wspólnych plikach

W pracy zdalnej może się z pozoru wydawać, że trudniej jest wymieniać się nowymi pomysłami lub organizować sesje brainstormingowe. W warunkach biurowych możemy przecież spotkać się w jednej sali i razem pracować nad prezentacją dla klienta. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przenieść ten proces na warunki zdalne. Istnieją narzędzia, które dają możliwość pracy wielu użytkownikom na jednym pliku w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie znajdziemy chociażby w Dokumentach Google’a lub Microsoft Office Online.

W przypadku pierwszego rozwiązania musimy mieć jednak na względzie, że pakiet Google’a, w którym znajdziemy zarówno arkusze kalkulacyjne, edytor tekstu jak i program do tworzenia prezentacji, to funkcje i ich narzędzia różnią się nieco od tych, które znamy z pakietu MS Office.

Komunikujmy się

Pracę na wspólnych plikach możemy połączyć z żywą dyskusją. Nic tak nie pomaga w budowaniu nowych koncepcji, jak dialog. Możemy w tym celu korzystać z dobrze znanego nam Skype’a, który umożliwia prowadzenie videorozmów, czatu, przesyłania plików i dzielenia ekranu z rozmówcą w celu np. pokazania prezentacji.

Innym równie dobrym rozwiązaniem jest Google Hangouts. Jeśli w firmie używamy aplikacji GSuite, to w zasadzie ta opcja powinna pojawić się jako pierwszy wybór. Z kolei jeśli korzystamy z opcji Office365, to może warto rozważyć narzędzie Microsoft Teams. Ta propozycja, podobnie jak wyżej wymienione rozwiązania, pozwoli nam przeprowadzać rozmowy w formie czatu lub videokonferencji, umożliwi przesyłanie plików, obrazów oraz skonfigurowanie spotkania w kalendarzu i zaproszenie innych użytkowników.

Jeśli żadna z tych propozycji nie przypada nam do gustu, to możemy rozważyć zastosowanie coraz bardziej popularnego komunikatora jakim jest Zoom, dostępnego w kilku wersjach, takich jak: Meetings, Video Webinar, Zoom Rooms, Developer Platform. W zależności więc od potrzeb możemy zdecydować się na wybór jednej z nich. Do spotkań online posłuży nam wersja Meetings.

Mamy do dyspozycji niezwykle szeroki wachlarz narzędzi, które wpierają pracę zdalną i pomagają przekroczyć różnego rodzaju bariery. Dodatkowo większość z powyższych propozycji może być stosowana nie tylko w czasie pracy zdalnej. Narzędzia pozwalają usprawnić zarządzanie projektami, pracę nad wspólnymi zadaniami i komunikację w zespole. Technologia jest dzisiaj naszym sprzymierzeńcem, korzystajmy więc w pełni z jej możliwości.

Źródła: