Kontrola pracownika – ograniczenia ustawowe
Rodzaj kontroli w firmie musi być dostosowany nie tylko do potrzeb pracodawcy uwzględniających specyfikę funkcjonowania zakładu pracy, ale przede wszystkim do obowiązujących przepisów. Oprócz kodeksu pracy wiążące są też m.in. uregulowania zawarte w kodeksie cywilnym. Kontrola w firmie musi uwzględniać w szczególności dobra osobiste, prawo do prywatności i tajemnicę korespondencji pracownika.
Ochrona dóbr osobistych
Zgodnie z art. 23 kodeksu cywilnego dobra osobiste człowieka, czyli w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Ich ochrona dotyczy również działań podejmowanych przez pracodawcę. Jeśli dojdzie do naruszeń, pracownik może żądać usunięcia skutków naruszenia, w tym nawet dochodzić zadośćuczynienia pieniężnego.
Z drugiej strony warto wiedzieć, że istnieją orzeczenia Sądu Najwyższego, w których wskazywano, że okolicznościami wyłączającymi bezprawność działania osoby naruszającej czyjeś dobra osobiste jest działanie podjęte w obronie interesu społecznego lub prywatnego, którym może być interes prywatny pracodawcy.
Prawo do prywatności
Każdy pracownik ma prawo do prywatności. Jego znaczenie zwiększa się w obliczu rozwoju nowych technologii. Z ich wykorzystaniem pracodawca może próbować prowadzić tajną inwigilację. Warto pamiętać, że wszystkie działania podejmowanie w celu kontroli pracowników muszą być zgodne z prawem. Naruszenie prawa do prywatności może stanowić w szczególności monitoring wprowadzony bez przestrzegania zasad w zakresie poinformowania o nim pracowników. Wdrożone rozwiązania muszą być też uzasadnione, biorąc pod uwagę cel, który ma być osiągnięty.
Tajemnica korespondencji
Pracodawca dokonujący kontroli pracownika musi uwzględniać również tajemnicę korespondencji. Warto wiedzieć, że ochronie nie podlega każda wymiana wiadomości, ale tylko taka, która ma pozostać tajna poza gronem jej adresatów. O poufności korespondencji świadczą wszelkie jej oznaki zewnętrzne. Zatrudniający powinien przewidywać, że przeglądając skrzynkę służbową, może trafić na wiadomość, która ma charakter komunikacji prywatnej. Jeśli zauważy korespondencję oznaczoną jako poufną, musi bezwzględnie odstąpić od jej kontrolowania.
Kiedy kontrola pracowników jest legalna?
Kontrola pracowników jest dopuszczalna, jeśli uzasadnia ją rzeczywisty powód. Pracodawca, który decyduje się na wdrożenie monitorowania podwładnych, musi ich o tym poinformować. Zgoda pracownika na monitoring nie jest potrzebna. Pracodawca musi jednak zamieścić informacje o niej w dedykowanym regulaminie.
Metody kontroli pracowników
Metody kontroli pracowników są różne. Wybór konkretnej zależy od potrzeb danego zakładu. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze formy kontroli pracy.
Monitoring w pracy
Pracodawca może wprowadzić monitoring w zakładzie pracy, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Przez monitoring kodeks pracy rozumie nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.
Warto wiedzieć, że monitoring w pracy doznaje szeregu ograniczeń. W szczególności nie może obejmować:
- pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
- pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.
W tym drugim przypadku kontrolowanie za pomocą kamer jest dopuszczalne, jeśli jest niezbędne do realizacji kodeksowego celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. W takiej sytuacji stosuje się w szczególności techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Monitoring sprzętu służbowego
Kontrola pracownika przez pracodawcę może polegać na monitoringu sprzętu służbowego. W ten sposób pracodawca ma szansę zweryfikować zarówno wywiązywanie się przez podwładnego z realizacji obowiązków zawodowych, jak i sprawdzać bezpieczeństwo przepływu danych.
Kontrola korespondencji
Pracodawca może kontrolować korespondencję zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ale tylko jeśli nie stanowi to naruszenia opisanej już wyżej tajemnicy korespondencji. W szczególności szef nie może czytać wiadomości, które są oznaczone jako prywatne.
Kontrola osobista
Kontrola osobista pracownika to ostateczność, która może być przeprowadzona, jeśli doszło do naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, a nie można ich wykazać w inny sposób. Również w tym przypadku pracownik musi być uprzedzony o możliwości przeprowadzenia kontroli.
Czy ochrona może przeszukać pracownika przy wyjściu z pracy? Tego typu kontrola musi zostać przeprowadzona w zamkniętym pomieszczeniu, aby nie naruszać godności przeszukiwanego. Dodatkowo powinna ją przeprowadzać osoba tej samej płci.
Kontrola trzeźwości
Zastanawiasz się, czy rutynowa kontrola trzeźwości jest legalna w pracy? Kodeks pracy rozstrzyga, że pracodawca może ją wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników bądź innych osób lub ochrony mienia.
Kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jest przeprowadzana przy użyciu metod, które nie wymagają badania laboratoryjnego za pomocą alkomatu, który ma ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.
Pozytywny dla pracownika wynik badania zachodzi, gdy w jego organizmie nie ujawniono obecności alkoholu oraz w przypadku, w którym zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.
GPS w samochodzie służbowym i przeszukanie szafek – czy są dozwolone?
Umieszczenie GPS w samochodzie służbowym jest dopuszczalne. W tym przypadku pracodawca musi jednak przestrzegać zasad RODO. Jednym z obowiązków jest poinformowanie pracownika o wprowadzeniu takiej kontroli minimum na dwa tygodnie przed jej wdrożeniem. Każdy pojazd, który jest monitorowany, musi być odpowiednio oznaczony.
Pracodawca może też kontrolować szafki pracownicze. Rozstrzyga o tym orzecznictwo Sądu Najwyższego. Warto jednak podkreślić, że tego typu kontrola jest zgodna z prawem, o ile ma zapobiegać wynoszeniu mienia stanowiącego własność zakładu pracy.
Czy pracodawca może tym samym przeprowadzić przeszukanie biurka pracownika pod jego nieobecność? Co do zasady pracownik powinien być obecny przy przeszukaniu. Dzięki temu będzie miał możliwość weryfikacji poprawności procesu.
Kontrola pracy zdalnej
Pandemia COVID-19 sprawiła, że spora część zakładów pracy zdecydowała się przejść na model pracy zdalnej albo hybrydowej. Mimo że niektórzy pracownicy wykonują zadania służbowe w zaciszu własnego domu, to nie można zapominać, że są w pracy i muszą przestrzegać ustalonych zasad.
Kontrola pracy zdalnej jest dopuszczalna, o ile:
- pracownik jest poinformowany o możliwości jej przeprowadzenia,
- czynności kontrolne są związane ze stosunkiem pracy,
- podejmowane działania są jak najmniej uciążliwe dla pracownika i proporcjonalne do celu kontroli.
Czynności kontrolne w zakresie pracy zdalnej mogą dotyczyć zarówno bieżącego wykonywania zadań, jak i m.in. przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy czy ochrony informacji.
Wpływ monitorowania pracy na motywację i efektywność pracownika
Kontrola w firmie jest dopuszczalna przy spełnieniu ustawowych wymogów. Warto jednak pamiętać, że monitoring wywiera określony wpływ na motywację i efektywność pracownika.
Jeśli pracodawca kontroluje efektywność pracy, zatrudniony może być bardziej zaangażowany w realizację swoich zadań. Z drugiej strony zbyt daleko idący nadzór – w tym np. kontrola czasu pracy pracowników co do minuty – mogą powodować frustrację i zniechęcać zatrudnionych do zaangażowania. Każdy pracownik jest inny, dlatego kontrola może różnie działać na poszczególnych podwładnych.
Nadmierna kontrola w pracy – jak sobie z nią radzić?
Nadmierna kontrola w pracy wpływa jednak zazwyczaj negatywnie na motywację pracowników. To ona odpowiada często za spadek efektywności i pogorszenie atmosfery w zakładzie pracy. Jeśli nadmierna kontrola ma miejsce, warto podejmować rozmowy na temat jej zasadności. Jeśli to nie przyniesie skutków, pracownicy powinni zastanowić się, czy są w stanie zdystansować się do działań pracodawcy. Gdy nadmierna kontrola obniża satysfakcję z pracy, a szefostwo nie jest skore do zmian, można pomyśleć o zmianie pracy.
Co zrobić w sytuacji, gdy pracodawca przekroczy swoje prawo do kontroli?
Kontrola pracowników musi mieścić się w określonych przez prawo granicach. Jeśli uważasz, że pracodawca łamie zasady monitorowania podwładnych, możesz złożyć w związku z tym skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Masz prawo zrobić to osobiście, pocztą tradycyjną oraz przez internet.
Kontrola pracownika przez pracodawcę jest dopuszczalna przy spełnieniu określonych przez prawo warunków. Warto pamiętać, że monitoring podwładnych nie może naruszać ich dóbr osobistych. Nadmierna kontrola rodzi ryzyko obniżenia motywacji zespołu, dlatego trzeba dobrze przemyśleć zakres i rodzaj podejmowanych środków.
