Czym jest mikrozarządzanie?
Mikrozarządzanie w pracy to styl zarządzania, który zakłada sprawowanie nadzoru nad wszystkimi obszarami pracy osób zatrudnionych w firmie. Każde działanie w ramach wykonywania obowiązków służbowych jest śledzone, a pracownicy nie są rozliczani z rzeczywistych efektów swoich działań.
Poprawnie prowadzony micromanagement może mieć pewne zalety. Niestety, najczęściej generuje problemy. Negatywne następstwa mikrozarządzania widać w szczególności w realiach wzrostu przedsiębiorstwa. Im większa staje się organizacja, tym trudniej zapanować nad kontrolowaniem każdego jej obszaru. Z tego powodu podejście do zarządzania zespołem powinno być na bieżąco weryfikowane przez kierownictwo.
Przykłady mikrozarządzania w pracy
Mikrozarządzanie w pracy może się sprawdzić w niektórych przypadkach. Dla przykładu, gdy do zespołu dołącza nowy pracownik, potrzebuje wdrożenia stanowiskowego i zwiększonego nadzoru nad swoją pracą, tak aby na bieżąco identyfikować niedoskonałości i je eliminować. Również w takiej sytuacji warto udzielać rad, ale pozostawić mu jednak określony poziom swobody, tak aby nie czuł się kontrolowany, co mogłoby ograniczyć jego kreatywność.
Micromanagement w pracy może przejawiać się poprzez nadmierną kontrolę, nieustanny nadzór, czytanie korespondencji czy ignorowanie opinii pracowników. W takim stylu zarządzania micromanager ogranicza swobodę działania, zamiast po prostu zlecić zadania do wykonania.
Mikrozarządzanie - wady i zalety
Mikrozarządzanie może sprawdzić się w niektórych małych firmach, zwłaszcza w przypadku osób dopiero rozpoczynających swoją karierę. Szczegółowe instrukcje umożliwiają szybsze wdrożenie, co może się przyczynić do zwiększenia efektywności.
Zalety mikrozarządzania to z pewnością możliwość ustandaryzowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i ustalenie, które elementy działania organizacji wymagają poprawy. Dzięki wcześniejszej identyfikacji problemów da się ograniczyć ich niebezpieczne skutki dla firmy. Takie zarządzanie zespołem pozwala zapewnić wszechstronną kontrolę nad jakością produktów lub usług. Micromanagement może być szczególnie istotny w przypadku skomplikowanych projektów.
Z drugiej strony istnieje ryzyko, że pozytywne efekty mikrozarządzania będą widoczne tylko przez krótki okres. Na dłuższą metę nadmierny nadzór może wywołać u podwładnych brak zaufania, wywierać presję, a co za tym idzie doprowadzić do demotywacji i zniechęcić do podejmowania inicjatywy. Samo mikrozarządzanie zabiera też dużo czasu szefowi, który mógłby być wykorzystany bardziej efektywnie – np. na rozwój organizacji.
Jakie są skutki mikrozarządzania?
Członkowie zespołu w mikrozarządzaniu czują, że pracodawca nie ma do nich zaufania. Ciągła presja może generować konflikty w zespole, prowadzić do stresu i zniechęcenia. To prosta droga do szybkiej rotacji pracowników i wypalenia zawodowego, co utrudnia stworzenie wartościowego zespołu. Dodatkowo im większa grupa, tym trudniej wszechstronnie kontrolować pracowników, zwiększa się ryzyko niedopatrzeń i mikrozarządzanie traci rację bytu.
Przez mikrozarządzanie u pracowników jest tworzone przeświadczenie, że cała presja związana z realizowanymi przez firmę zadaniami spoczywa bezpośrednio na nich. Z punktu widzenia szefa wydaje się z kolei, że gdy będzie niedostępny, przedsiębiorstwo będzie stało w miejscu.
Jak uniknąć mikrozarządzania?
Jeśli chcesz uniknąć negatywnych skutków mikromanagementu, zrób wszystko, aby umiejętnie zarządzać zespołem. Istnieje wiele alternatyw dla mikrozarządzania. Warto otwarcie i z zaufaniem podchodzić do pracowników, zapewniając im możliwość podejmowania samodzielnych decyzji i realizowania zadań na własną rękę.
Wbrew pozorom takie pozostawienie wolnej ręki może przynieść więcej korzyści niż negatywnych następstw. Kluczowe, aby szef najpierw jasno sprecyzował swoje oczekiwania w stosunku do pracowników, wskazał wiążące terminy i zapewnił im niezbędne narzędzia oraz możliwość pozyskania potrzebnej wiedzy. Po tym etapie dobrze sprawdza się polityka otwartych drzwi, w której szef nie ingeruje bezpośrednio w pracę zespołu, ale jest zawsze dostępny, tak aby pracownicy mogli się do niego zwrócić ze swoimi wątpliwościami czy pytaniami.
Jeśli chcesz pobudzić kreatywność zespołu i zmotywować go do działania, zorganizuj burzę mózgów. Dzięki temu dasz członkom zespołu do zrozumienia, że są ważnymi elementami w firmie, ufasz im i cenisz ich pomysły. Możesz też pomyśleć o zatrudnieniu konsultanta. W ten sposób zadania są delegowane, a pracownicy szybciej zdobywają doświadczenie, budują poczucie odpowiedzialności i zawiązują bliższe relacje między sobą.
Ciekawe alternatywy dla mikrozarządzania to także dokumentacja i OKR.
Dokumentacja jako alternatywa dla mikrozarządzania
Aby wyeliminować wady mikrozarządzania z Twojej firmy, możesz wdrożyć do jej działalności dokumentowanie cykli pracy. Jasne wskazówki na papierze stanowią instrukcję, do której dostęp ma każdy. Są też rzetelną podstawą do oceny wyników – zarówno dla kierownictwa, jak i samego pracownika.
Bieżące dokumentowanie swojej pracy pozwala zachować stałą kontrolę nad efektywnością, unikając negatywnych następstw micromanagementu. To dobre narzędzie do planowania usprawnień, które sprawdzi się zarówno w małych firmach, jak i dużych organizacjach.
OKR jako alternatywa dla mikrozarządzania
OKR to styl zarządzania, którego podstawą są cele i kluczowe wyniki. Metoda pozwala zorganizować pracę, pozostawiając więcej swobody. Polega na regularnym określaniu celów na dany przedział czasowy (np. pół roku) i precyzowaniu, jak mają być osiągnięte. Jak wdrożyć OKR w swojej firmie?
Zacznij od rozmowy z pracownikiem. Wytłumacz mu, czego od niego oczekujesz w najbliższym okresie i wspólnie ustalcie kilka kluczowych celów na ten czas. Nie przesadzaj z ich liczbą – wystarczy 3-5 punktów. Zdecydowanie lepiej skupić się na kilku aspektach i zachować motywację niż nie być w stanie zrealizować większości z długiej listy i szybko się zniechęcić.
Cele muszą być wyzwaniem, ale zadbaj o to, aby dało się je zrealizować. W szczególności ich zakres musi być zgodny z zajmowanym stanowiskiem i poziomem doświadczenia.
Do każdego celu ustalcie sposób jego realizacji i mierzalne wyznaczniki jego realizacji. W przypadku wyzwania w postaci zwiększenia przychodów z projektu mierzalnym wynikiem może być np. ich podwyższenie o 100 tysięcy złotych.
Podsumowanie
Zarządzanie zespołem to ogromne wyzwanie dla managerów. Zwłaszcza początkującym kierownikom wydaje się, że jedyną drogą do realizacji wyznaczonych celów jest mikrozarządzanie, które przejawia się w kontrolowaniu praktycznie każdego aspektu działania zespołu. To prosta droga do wypalenia zawodowego i obniżenia efektywności.
Zdecydowanie lepiej stworzyć wśród podwładnych poczucie zaufania do ich pracy, jednocześnie będąc stale do dyspozycji na wypadek pytań czy problemów. Warto wdrażać
