Dlaczego efektywne zarządzanie projektami jest tak ważne?
Odpowiednie zarządzanie projektami zwiększa wydajność i zaangażowanie pracowników, porządkuje proces pracy i oszczędza czas i pieniądze. Bez tego trudno byłoby zweryfikować zasadność biznesową projektu na początku, jak i w trakcie procesu, oszacować i ocenić postępy, a niekiedy też osiągnąć cel zgodnie z założeniami.
Skutkiem efektywnego zarządzania projektami może być wzrost liczby zakończonych zadań w budżecie, terminowo i zgodnie z wymaganiami i ustalonym zakresem.
Tradycyjne metodyki zarządzania projektami
Tradycyjne zarządzanie projektami, nazywane kaskadowym, bazuje na sekwencyjnym lub fazowym podejściu do kierowania projektami. Kolejne etapy są z góry zaplanowane i wdrażane, dopiero kiedy poprzednia faza zostanie zakończona. Klasyczne metody zarządzania wymagają jasno sprecyzowanego celu i wymagań już na początku projektu. Ewentualne zmiany albo modyfikacje w zadaniu są dopuszczalne w stopniu minimalnym, albo wcale nieoczekiwane.
Metodyka Waterfall
Metodyka Waterfall, nazywana kaskadową jest jedną z najstarszych i głównych metod zarządzania projektami. Wyróżnia się liniową i sekwencyjną strukturą. Projekt jest podzielony na niezależne etapy: koncepcję, rozpoczęcie prac, analizę, projektowanie, budowę, testowanie, wdrażanie i utrzymanie (konserwacja). Metoda Waterfall ma prowadzić prosto do realizacji projektu, zgodnie z harmonogramem i bez odstępstw.
Prince2
Prince2 to kolejna popularna tradycyjna metoda zarządzania projektami. Została ona opracowana przez rząd brytyjski. Cały proces koncentruje się na tworzonym produkcie. Główne zasady to:
- zapewnienie ciągłej zasadności biznesowej;
- korzystanie z doświadczeń specjalistów;
- definiowanie ról, odpowiedzialności i relacji;
- zarządzanie etapowe;
- wykorzystanie tolerancji w zarządzaniu;
- koncentracja na produktach;
- dostosowanie do warunków projektu.
PMLC
Istnieją dwa podejścia tradycyjnego zarządzania projektem: liniowy model PMLC i stopniowy model PMLC. Liniowy model zakłada, że na początku znane są wszystkie informacje i wymagania. Wyróżnia się w tym modelu pięć procesów: zakres, plan, rozpoczęcie, monitorowanie i kontrola oraz zamknięcie projektu. Każdy pojawia się tylko raz – nie ma opcji powtórzenia ani powrotu.
Stopniowy model różni się tym, że pozwala na ujawnienia częściowych rozwiązań i wyników oraz daje możliwość wprowadzania zmian i doskonalenie produktu w trakcie realizacji projektu.
PMBOK
Strukturę metodyki PMBOK (PMBOK (ang. Project Management Body of Knowledge) tworzą grupy procesów: inicjowanie (zdefiniowanie projektu), planowanie (określanie celów), wykonanie, zamykanie oraz kontrola wykonania prac. Co istotne, wymienione procesy nie są tożsame z następującymi po sobie etapami. Większość z nich wykonywana jest równolegle przez cały okres trwania projektu, a część z nich może się powtarzać kilkukrotnie.
PMBOK wymaga obecności menadżera projektu, który odpowiada za poprawne zorganizowanie prac w taki sposób, aby efektywnie osiągnąć zamierzone cele.
Zwinne metodyki zarządzania projektami
Zwinne metodyki i standardy zarządzania projektami są przeciwieństwem klasycznych. Zakładają, że harmonogram i plan projektu powinien być elastyczny i gotowy do reagowania na bieżące zmiany. Co więcej, zespoły pracują w krótkich etapach, gdzie skupiają się na dostarczaniu produktu w małych iteracjach. Każda faza jest podsumowywana, konsultowana z klientem i testowana. Potem określa się założenia kolejnego etapu.
Metodyka Agile
Agile Project Management to zarządzanie projektami skupiające się na szybkim dostarczaniu produktu dla klienta poprzez krótkie powtarzalne etapy pracy nazywane iteracjami. Agile cechuje elastyczność, promowanie współpracy zespołowej i szybka adaptacja do zmian. W tej technice ważny jest ludzki aspekt pracy – komunikacja z klientem, zespół i jego gotowość do zmian. Podejście Agile zwinne w zarządzaniu projektami sprawdza się przy zleceniach, gdzie trudno jest przewidzieć końcowy wynik, a wymagania klienta mogą ewoluować wraz z postępem prac.
Kanban
Kanban to opracowana w latach 40. XX w. w Japonii metoda sterowania procesami produkcyjnymi. Została stworzona na potrzeby firmy Toyota. Słowo kanban w wolnym tłumaczeniu oznacza „spis widoczny”. Jednym z kluczowych elementów metody Kanban jest tablica podzielona na co najmniej 3 kolumny: do zrobienia, w toku, wykonane. Poszczególne zadania organizowane są w formie karteczek, a na każdej jest informacja dotycząca wykonawcy, wymagań i terminu wykonania. Kiedy zespół rozpoczyna pracę nad zadaniem, przenosi karteczkę z kolumny „do zrobienia” do „w toku”. Po ukończeniu zadania wędruje ono do rubryki „Wykonane”. W ten sposób można łatwo śledzić postępy i wykrywać tzw. wąskie gardła.
Sześć najważniejszych zasad Kanban to:
- wizualizacja procesu pracy (na tablicy);
- ograniczanie prac w toku;
- zarządzanie pracą;
- sprecyzowanie transparentnych i jasnych zasad procesu i celu;
- stworzenie mechanizmów informacji zwrotnych, np. codzienne spotkania zespołów;
- doskonalenie we współpracy z wykorzystaniem sprawdzonych naukowo technik.
Lean
Koncepcja zarządzania Lean także powstała w Japonii i rozwinęła się na bazie zasad i narzędzi Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS). Zakłada ona dostarczanie produktów w jak najszybszy i najprostszy sposób, skupiając się na działaniach dających wartość i jednocześnie eliminując marnotrawstwo.
Metodyka Lean opiera się na dwóch filarach:
- ciągłego doskonalenia poprawiającego wydajność poprzez rozpoznanie, ocenę i modyfikację istniejących procesów pracy;
- szacunku: menedżer projektu rozumie wartość wkładu zespołu i opinii klientów, rozdziela pracę w całym procesie, tak aby zachęcić zespół do współpracy i zapewnić klientowi najwyższa jakość produktu.
Do śledzenia postępów wykorzystuje się tablice metodyki zarządzania projektami Kanban.
Scrum
Scrum jest jedną z najpopularniejszych nowoczesnych metod zarządzania projektami w nurcie koncepcji zwinnych. Koncentruje się na pracy zespołowej, odpowiedzialności i regularnym dostarczaniu części bądź funkcjonalności produktu. Ta metoda dzieli projekt na krótkie etapy zwane sprintami, które trwają do czterech tygodni. W każdym sprincie zespół pracuje nad wybranymi funkcjonalnościami, a na jego zakończenie odbywa się przegląd i ocena osiągnięć oraz postępów. Kolejne zadania są określane na podstawie informacji zwrotnej po zakończonym sprincie z uwzględnieniem ewentualnych modyfikacji i ulepszeń.
Scrumban
Scrumban jest hybrydą dwóch metodyk zarządzania projektami: Scruma i Kanbanu. Wykorzystuje ona stabilną i cykliczną strukturę sprintów, spotkań codziennych i podsumowujących z Scrum. Natomiast z Kanbanu bierze tablice i karteczki obrazujące przepływ pracy oraz limity zadań w toku. Do tego każde zadanie ma ustalony priorytet i swoją kolejność.
Zalety i wady stosowania poszczególnych metod zarządzania projektami
Plusem stosowania metodyk klasycznych jest jasno określony już na samym początku projektu cel, stały harmonogram prac i wymagania dotyczące realizacji zadania. Dzięki temu wydaje się bezpiecznym rozwiązaniem, ponieważ po pierwsze lepiej można oszacować koszty, po drugie klient od początku jest świadomy kolejnych etapów, po trzecie szczegółowa dokumentacja umożliwia kontrolę przebiegu projektu.
W wielu przypadkach plusy mogą być jednocześnie wadami. Mała elastyczność i niewielka odporność na zmiany wymaga sprawnego zarządzania zmianą i dobrego planowania. Te metodyki sprawdzą się w środowiskach, w których zmiany zachodzą wolno i ograniczone są regulacjami albo procedurami, np. w bankowości.
Zaletami zwinnych metodyk zarządzania projektami jest ich elastyczność co do kolejnych etapów oraz wprowadzania zmian. Dzięki temu zespołu mogą natychmiast reagować na problemy oraz szybko wprowadzać modyfikacje czy to zgodnie z życzeniem klienta, czy aby ulepszyć produkt końcowy. Wadami tej metodologii jest zagrożenie przekroczeniem terminu realizacji poprzez wprowadzanie ciągłych ulepszeń na poszczególnych etapach realizacji projektu.
Jak wybrać odpowiednią metodykę?
Zastanawiając się nad wyborem odpowiedniej metody zarządzania projektami, należy wziąć pod uwagę: wielkość projektu, poziom znajomości celu, potrzebę stabilności, stopień kontaktu z klientem oraz termin realizacji zadania. Istotne jest też doświadczenie i umiejętności zespołu projektowego.
Przeważnie klasyczne techniki zarządzania projektami sprawdzają się przy bardzo dużych zadaniach, ponieważ ich wielowymiarowość wymaga wprowadzenia ograniczeń i nakierowania na realizację założonego celu. Z kolei zwinne metodyki projektowe polecane są do zarządzania niewielkimi zespołami, w których znacznie łatwiej jest dokonywać zmian.
Jeśli cel jest dobrze określony, niezmienny i znany na początku to dobrym wyborem będzie jedna z klasycznych metod prowadzenia projektów. Z kolei, kiedy nie jest on do końca zdefiniowany, a kolejne etapy są wybierane dopiero na końcu poprzednich – lepszym rozwiązaniem będą zwinne metodyki.
Klasyczne metodyki zarządzania projektami opierają się na sztywności i stabilności ustalonego harmonogramu. Zmiany są niedopuszczalne. Dlatego, jeśli przykładowo klient zakłada modyfikacje planu i zależy mu na stałym kontakcie oraz feedbacku, a do tego wymagania nie są ściśle określone, warto zdecydować się metodyki zwinne.
Metodyka klasyczna zakłada dostarczenie finalnego produktu najczęściej pod koniec projektu z niewielkim zapasem czasu na modyfikacje. Natomiast przy zwinnych metodologiach zarządzania projektami wyniki są dostarczane etapami i co daje możliwość wprowadzenia modyfikacji i usprawnień przy każdym kolejnym etapie. Dzięki temu projekt można skończyć znacznie szybciej.
