Macierz Eisenhowera – co to jest?
Macierz Eisenhowera nazywana też matrycą zarządzania czasem, tablicą albo kwadratem Eisenhowera, to metoda świadomego zarządzania sobą i swoimi zadaniami w czasie. Jej nazwa wzięła się od D.D. Eisenhowera. Był on nie tylko 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych, ale też oficerem wojskowym i naczelnym dowódcą alianckich sił ekspedycyjnych w Europie podczas II wojny św. Za jego kadencji zrodziły się m.in. programy związane z powstaniem Internetu, lotami kosmicznymi (NASA), pokojowym wykorzystaniem energii atomowej oraz systemem kontroli lotów.
Wysoka produktywność i rozwinięta umiejętność zarządzania zadaniami, jaką dysponował Eisenhower, wzbudzała zainteresowanie badaczy. Okazuje się, że sekretem było umiejętne rozróżnienia spraw ważnych od pilnych. Jedno z jego sławnych stwierdzeń brzmi: „To, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne rzadko bywa ważne”.
Istotą metody Eisenhowera jest przypisanie do zadań odpowiedniej ważności i pilności, a następnie podzielenie ich na cztery grupy:
- pilne i ważne – do wykonania natychmiast;
- zadania mało pilne, ale ważne, czyli można je odłożyć w czasie;
- rzeczy pilne, ale mało ważne, te można delegować innym;
- zadania niepilne i nieważne, które trzeba usunąć.
Jak działa matryca Eisenhowera?
Jak już wspomnieliśmy, budowa macierzy Eisenhowera składa się z czterech kategorii, jednak wpierw trzeba rozróżnić sprawy pilne i ważne.
Sprawy pilne zazwyczaj wymagają natychmiastowego działania. Często są to zadania, które pojawiają się nagle, a my musimy zareagować na nie od razu, ponieważ w innym wypadku grożą konkretne konsekwencje. Na przykład są to telefony do klienta albo ukończenie zaległej prezentacji.
Sprawy ważne z kolei to zadania długoterminowe, których efekty będą widoczne za jakiś czas. Może to być opracowanie strategii, analiza finansowa, albo inne działania zmierzające do poprawy jakości życia, albo funkcjonowania firmy.
Pierwszym krokiem jest stworzenie listy zadań. Drugim przypisanie ich do jednej z czterech grup macierzy Eisenhowera.
I ćwiartka – Zadania ważne i pilne
W pierwszej sekcji znajdują się ważne zadania i jednocześnie pilne, które trzeba wykonać w pierwszej kolejności. Są to wszelkie zaległe sprawy związane z terminami, sytuacje kryzysowe i nagłe zdarzenia, których odłożenie w czasie zwiąże się z negatywnymi konsekwencjami. Mogą to być np.:
- awarie sprzętu zatrzymujące produkcję;
- skarga klienta wymagająca wyjaśnienia;
- nauka do zbliżającego się egzaminu;
- naprawa samochodu;
- wizyta u lekarza;
- nagła choroba bliskich;
- zbliżający się termin opłacenia rachunków;
- przygotowanie raportu na zamknięcie miesiąca, którego deadline upływa jutro;
- dokończenie spraw z klientem;
- pilne zatrudnienie nowego pracownika, gdy brakuje rąk do pracy.
Często zadania w tej grupie wynikają z zaniedbań i zbytniego odkładania spraw ważnych do ostatniej chwili. Pilne rzeczy zwykle też generują stres i nerwowość, a ich zakończenie daje psychiczną ulgę. Dlatego tak ważne jest dobre rozplanowanie czasu i zadań.
II ćwiartka – Zadania ważne, ale niepilne
Sprawy z tej grupy są ważne z racji swoich długoterminowych celów, ale z reguły nie mają wyznaczonego terminu, bądź też jest on rozciągnięty w czasie. Zadania mogą dotyczyć życia zawodowego np. rozwoju kariery, wdrażania nowych pomysłów albo rozwoju własnej firmy, a także prywatnego np. spełniania marzeń.
Oto przykładowe sprawy z tej grypy:
- wyznaczanie długoterminowych celów i planowanie strategii;
- planowanie kolejnego tygodnia;
- stworzenie nowego raportu pokazującego realizację założeń;
- nawiązanie relacji z nowym klientem;
- czytanie książek i słuchanie inspirujących podkastów;
- czas poświęcony na hobby;
- zdobywanie nowych umiejętności, np. szkolenia zawodowe;
- przegląd samochodu albo okresowe badania techniczne;
- planowanie budżetu domowego;
- zrzucenie kilku kilogramów.
Choć zadania z II ćwiartki matrycy Eisenhowera, nie są pilne, to jednak wspierają samorozwój i dają wiele satysfakcji. Dlatego warto się nimi zająć tuż po wykonaniu obowiązków z grupy I.
III ćwiartka – Zadania nieważne, ale pilne
III ćwiartka macierzy Eisenhowera zawiera sprawy, które najczęściej pojawiają się nagle i nic nie wnoszą do osiągnięcia zaplanowanych przez nas celów, jednocześnie wymagają natychmiastowej uwagi. Dlatego, jeśli mamy taką możliwość, trzeba delegować zadania tego typu innym współpracownikom albo podwładnym.
W sytuacji, kiedy są to nagłe polecenia przełożonego, trudno jest odmówić. Natomiast kiedy są to prośby innych, warto wykazać się asertywnością – o ile jest to możliwe.
Wśród zadań tego typu mogą być przykładowo:
- wiadomość od znajomego z prośbą o przysługę;
- pilne spotkanie, na którym zastępujemy współpracownika, a które nie dotyczy bezpośrednio naszej pracy;
- dodatkowe zadanie zlecone przez przełożonego, z którego nie będziemy rozliczani;
- zrobienie prezentacji, której nikt nie analizuje ani nie czyta;
- nagła wizyta znajomych, która niszczy plany;
- wyręczanie innych w ich pracy.
Zbyt dużo zajęć z tej ćwiartki powoduje frustrację i poczucie zajmowania się sprawami błahymi bez znaczenia oraz odczucie przeciekania czasu bez sensu.
IV ćwiartka – Zadania nieważne i niepilne
Ostatnia ćwiartka w matrycy Eisenhowera to sprawy nieistotne i niepilne. Nie pomagają one osiągnąć zaplanowanych celów, a tylko rozpraszają uwagę i prokrastynują wykonanie ważnych zadań. Dlatego trzeba je wyeliminować z listy. Do tej grupy można zaliczyć:
- bezcelowe przeglądanie portali społecznościowych;
- rozmowy w pracy dotyczące życia prywatnego;
- angażowanie się w nieważne dla nas sprawy innych osób;
- uczestniczenie w zbędnym spotkaniu;
- oglądanie memów, granie w gry itp.
Oczywiście niektóre z powyższych kwestii jak np. granie w gry pozwala niektórym osobom się zrelaksować, dlatego do zadań z tej grupy macierzy Eisenhowera trzeba podejść indywidualnie i nie usuwać wszystkiego.
Macierz Eisenhowera – przykłady zastosowania. Jak ją wykorzystać do zarządzania zadaniami?
Matryca Eisenhowera to idealne narzędzie dla zapracowanych rodziców. Pozwala zaplanować nie tylko cały tydzień, ale i miesiąc. Rozpisanie zadań i rozdzielenie ich na poszczególnych członków, da możliwość wykazania się i zaangażowania w życie rodzinne każdego z nich oraz sprawi, że łatwiej będzie znaleźć czas tylko dla siebie.
Zasada Eisenhowera sprawdzi się również w pracy managera. Priorytetyzacja zadań pozwala skupić się na najważniejszych sprawach oraz uczy delegowania nieważnych obowiązków na innych członków zespołu.
Szablon można też wykorzystać do weryfikacji swojej produktywności. Przeglądając poprzednie tygodnie, dowiemy się, w której ćwiartce spędzamy najwięcej czasu, i na jakim etapie jest realizacja naszych celów.
Matryca zarządzania czasem – jakie są korzyści jej używania?
Uporządkowanie zadań zgodnie z matrycą Eisenhowera przede wszystkim pomaga uniknąć tzw. pożarów, wynikających z niewykonania zadań długoterminowych. Skupienie się na sprawach ważnych z II ćwiartki daje poczucie celowości, produktywności i wizję przyszłości.
Poza tym macierz uczy odróżniania zadań pilnych od ważnych, co zwiększa wydajność i oszczędza czas.
Jak ustalać priorytety zadań? Wskazówki
Oto kilka sugestii, jak ustalić priorytety:
- osobne listy zadań do wykonania w pracy i w czasie prywatnym, dzięki temu unikniemy chaosu i łatwej będzie się skupić, oddzielając obie sfery życia od siebie;
- różne kolory dla poszczególnych ćwiartek, co sprawi, że jedno spojrzenie na kartkę i będzie wiadomo, co jest jeszcze do zrobienia;
- lista zadań w każdej ćwiartce nie powinna być zbyt długa, w innym wypadku będzie nas przytłaczać ilością spraw do załatwienia;
- delegacja zadań nieważnych i niepilnych – nie wszystkie sprawy wymagają samodzielnej pracy, niektóre z nich można przekazać innym np. stażystom albo asystentom;
- zadania w ćwiartce pierwszej matrycy Eisenhowera warto zacząć od najtrudniejszej sprawy, jej zakończenie da nam satysfakcję i zmotywuje do dalszych działań.
Podsumowanie
Macierz Eisenhowera jest prosta do zastosowania, o ile potrafimy przyporządkować zadania do poszczególnych grup. Wtedy, mając przed oczami cztery kategorie, szybciej określimy priorytety oraz sprawy nieważne, które można przełożyć albo całkowicie wyeliminować. Ogromną zaletą tej metody jest możliwość skupienia się na rzeczach istotnych dla naszej przyszłości z punktu widzenia zawodowego, jak i prywatnego. Jednak planowanie każdego dnia w ten sposób jest mało realny – choć by z tego względu, że w pracy pojawia się zwykle zbyt wiele niespodziewanych zdarzeń, które wymagają natychmiastowej reakcji. Zatem ich zapisywanie byłoby poniekąd stratą czasu.
